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<div class="chapter" num="3">
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<!-- 单元封面 -->
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<div class="fl fd-r">
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<p class="unit-p-w">第二篇 流程篇</p>
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<p class="mb-30"><br></p>
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<p class="unit-p">第四章 会前策划阶段</p>
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<p class="unit-p">第五章 会议前期筹备阶段</p>
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<p class="unit-p">第六章 会议中期筹备阶段</p>
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<p class="unit-p">第七章 会议倒计时阶段</p>
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<p class="unit-p">第八章 会议执行阶段</p>
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<p class="unit-p">第九章 收尾阶段</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第72页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">72</span>
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</li>
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</ul>
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<h2 id="b004"><span class="h2-zt1"></span>第四章 会前策划阶段</h2>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应熟悉会前策划阶段的主要工作，能撰写出符合要求的会议策划方案，掌握确定会议主题的途径，熟悉不同的会议形式，理解如何选择合作单位，掌握会议选时与选址的方法；理解媒介推广计划的主要内容；了解资金来源及预算计划，掌握会前策划工作。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告提出：“必须坚持系统观念。万事万物是相互联系、相互依存的。只有用普遍联系的、全面系统的、发展变化的观点观察事物，才能把握事物发展规律。”会前策划阶段最重要的成果是撰写出具有可行性的会议策划方案，需要树立全局意识、辩证思维、新发展理念，统筹考虑会前策划阶段的主要工作。
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</p>
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<p>确保会议的主题和目标与国家的发展战略和社会主义核心价值观相一致，培养学生的专业使命感和社会责任感，引导学生认识到会议主题设置不得超出主办方职责范围，设立分论坛、子论坛、平行论坛应紧紧围绕主论坛活动主题。加强学生对各类会议举办主体的认识，举办论坛活动的各类社会主体，应经依法登记、具有合法身份。未经合法登记的企业及社会组织或无实际承办主体不得面向社会公开举办论坛活动。论坛活动名称应准确、规范、名实相符，不得随意冠以“中国”“中华”“全国”“国际”“世界”“峰会”“高端”“高峰”“巅峰”等字样。
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</p>
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<p>本章可以培养学生全面思考，坚持目标导向和问题导向相结合的理念，树立创新思维；以会议项目为抓手，发挥会议业产业链接的优势，努力打造符合我国市场发展规律的会议品牌项目，把会议业的发展与满足人民美好生活需求相结合，引导学生在会前策划阶段彰显会议从业者和研究者的社会责任感和担当意识。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·会议策划方案的主要框架</p>
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<p>·会议主题和议题的区别</p>
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<p>·会议合作单位</p>
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<p>·会议选时与选址</p>
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<p>·制订媒介推广计划</p>
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<p>·制订预算计划</p>
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</div>
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayed = !imgDisplayed">第四章 会前策划阶段</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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<div class="page-box" page="87">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">73</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>大型国际会议的筹备至少需要6个月时间，以会议召开当日为标准，往前倒推5～6个月即为策划阶段。一般商务会议的筹备需要2～3个月时间，以会议召开当日为标准，往前倒推2～3个月即为策划阶段。</p>
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<h3 id="c013"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">拟写会议策划方案</span></h3>
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<p>一个成功、高效的会议的举办，离不开周密完善的策划。“有备无患，未雨绸缪”，只有做好充分完善的策划准备，并彻底、灵活地实施执行，才能打造一流的会议。</p>
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<h4 id="d043"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">成立策划小组</span></h4>
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<p>会议策划的首要工作就是成立策划小组，由策划小组拟定具体的策划方案。</p>
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<h5 id="e117">（一）策划小组的工作内容</h5>
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<p class="zt-h6">1.制定目标</p>
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<p>策划小组要有具体的工作目标，并且这一目标要以文字形式落实在书面文件上。要明确策划小组与承办单位之间的关系，明确策划小组的具体职责以及结束任务的时间。</p>
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<p class="zt-h6">2.确定人选</p>
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<p>策划小组要确定小组成员的来源，是内部选取还是外部指派。</p>
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<p class="zt-h6">3.具体运作</p>
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<p>策划小组要有预算，要对会场进行实地考察，定期聚会讨论。</p>
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<h5 id="e118">（二）策划小组的人员构成</h5>
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<p>会议策划小组的人数以3～5人为宜。除了核心的策划小组，最好还有一个外围的支持小组，可以为策划小组提供咨询与资料收集等支持。会议策划小组需要集聚多方面的人才，一般包括以下人员。</p>
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<p class="zt-h6">1.业务主管</p>
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<p>业务主管具有特殊的地位，一般由业务部门经理、会议总监或副总经理甚至总经理担任，负责整个会议策划项目的管理和协调工作。业务主管需要具备丰富的会议策划经验，能够完成整个项目的规划、预算控制以及资源分配等管理任务。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.文案策划人员</p>
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<p>文案策划人员负责完成与会议的文字内容和传达方式相关的工作，包括拟定会议主题和议题、撰写演讲稿、收集宣传资料、编写会议手册等。他们需要具备良好的文字表达能力和创意思维，能够将客户需求转化为有吸引力的文案内容，以便准确地传达会议的目标和信息。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.设计人员</p>
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<p>设计人员负责会议策划方案中的视觉呈现和形象设计，包括会标、会议主视觉、宣传海报、PPT的设计等。他们需要具备出色的设计能力和专业的设计软件应用技巧，能
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</p>
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</div>
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</div>
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<div class="page-box" page="88">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">74</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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够通过设计元素提升会议的视觉效果。设计人员需要与文案策划人员紧密合作，确保所有的视觉元素都能够支持会议的主题和目标。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.市场调研人员</p>
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<p>市场调研人员负责对会议目标受众和会议市场进行综合调研和分析，包括分析目标受众群体、参会需求、竞争对手、行业趋势等。他们需要收集和整理相关数据，需要掌握市场调研方法，具备调研工具的运用能力，为会议策划提供准确的建议。
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</p>
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<p class="zt-h6">5.媒体联络人员</p>
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<p>媒体联络人员负责与媒体进行接触和沟通，完成会议的宣传和媒体报道工作，包括新闻发布、邀请记者参与报道等。他们需要具备良好的沟通和协调能力，与媒体建立良好的合作关系，能够将会议信息传达给目标受众并吸引媒体关注，提高会议的宣传效果和媒体曝光度。
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</p>
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<p>除了上述人员，根据具体的会议策划项目的需求，还可以补充其他专业人员，如会务执行人员、舞台搭建人员、音响灯光技术人员等。这些人员的职责是保证会议的顺利进行，为会议提供全方位的支持和服务。</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料4-1】2008年奥运组委会成立，奥运准备工作启动</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>第29届奥运会组委会于2001年12月13日在北京成立，2008年北京奥运会筹办工作由此正式启动。</p>
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<p>北京奥运会组委会主席由时任北京市市长的刘淇担任，原国家体育总局局长、中国奥委会主席袁伟民任执行主席，原北京市副市长刘敬民为常务副主席，原国家体育总局党组书记、副局长李志坚，原国家体育总局副局长于再清，原北京市委常委、宣传部部长蒋效愚和原北京市副市长张茅等为副主席。
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</p>
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<p>刘淇在成立仪式上表示，北京奥运会组委会是组织、管理、实施第29届奥运会筹备工作的专门机构，其成员包括北京市政府、国家体育总局、中国奥委会的官员，中国的国际奥委会委员和优秀运动员代表。
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</p>
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</div>
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<h4 id="d044"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议策划方案的内涵</span></h4>
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<h5 id="e119">（一）会议策划方案的含义</h5>
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<p>习惯上，人们也将策划书称为“预案”或“筹备方案”。其实，这几个概念是有差别的：有法定程序的会议、研究探讨的工作性会议策划书一般称“预案”或“筹备方案”。需要在某些方面有所创新的会议策划书则直接称“策划书”。而比较重要的会议一般需要有会议策划方案。
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</p>
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<p>会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态，是会务工作机构根据上级的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据，经上级审核批准后由会务工作机构具体实施。</p>
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<h5 id="e120">（二）会议策划方案的特点</h5>
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<p class="zt-h6">1.可行性</p>
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<p>会议策划方案应在会前制定，对此次会议举办的原因、组织方式、效果评估，都应该根据实际情况和以往的经验进行周密、细致的设想和安排，形成系统的、具体的可行性方案。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第75页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">75</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.程序性</p>
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<p>会议策划方案应根据会议固定、半固定或不固定的程序，结合其特点要求，进行妥善的部署。</p>
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<p class="zt-h6">3.请示性</p>
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<p>会议策划方案应就会议规模、程序、经费使用、可行性等请示上级主管部门或相关领导审查批准。</p>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(1)">什么是可行的会议策划方案</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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<h4 id="d045"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议策划方案的框架</span></h4>
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<h5 id="e121">（一）会议策划方案的一般框架</h5>
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<p class="zt-h6">1.会议简介</p>
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<p>会议简介包括会议主题、会议时间、地点、组织机构、参会人员等的介绍。</p>
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<p>在此部分，一定要明确会议主题。会议主题应与会议目标一致且具有号召力，能引起人们的注意和共鸣，如“区域合作：展望未来”“公司年会：营销整合，提升绩效”。</p>
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<p class="zt-h6">2.会议日程及相关安排</p>
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<p>这是会议方案的主体部分，常由时间和事件组成的表格来体现。</p>
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<p>会议日程中，需要考虑参会者到达和离开的时间，每一时段的活动安排，会议主题内容，活动地点，参会者用餐、参观、娱乐和中间休息等会外内容。</p>
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<p class="zt-h6">3.会议预算</p>
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<p>会议预算要从实际出发，预估会议所需要的交通费用、餐宿费、场地租用费、会议资料费等一些固定支出。</p>
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<p class="zt-h6">4.其他需要说明的事项</p>
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<p>对于需要特殊说明的事项，在会议策划方案中可单独列出。</p>
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<h5 id="e122">（二）政府会议策划方案</h5>
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<p class="zt-h6">1.分类</p>
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<p>政府会议的策划方案可以分为三类：会议竞标方案、会议执行方案和会议汇报方案。与企业会议不同的是，政府会议方案通常需要以书面文字形式呈现，尤其是以Word版本为主要形式。政府的属性决定了政府方案必须规范、正式、程序化、合规和安全。虽然政府会议策划方案也需要创意和亮点，但不应喧宾夺主。
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</p>
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<!-- <p>（1）会议竞标方案。这类方案主要面向业务人员，其主要目的是吸引业务人员。在这类方案中，重点是向潜在客户展示企业的能力和优势，以争取获得政府会议的承办权。此类方案的关键是强调企业的专业知识、经验和成功案例，并提供有创意的解决方案和有竞争力的报价。
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</p>
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<p>（2）会议执行方案。这类方案主要面向工作人员，其主要目的是规划会议的具体执行方案，确保会议顺利进行和高效执行。此类方案的关键是会议议程安排、场地布置、设备准备、演讲者安排、参会者注册、现场接待与服务等细节。
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</p>
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<p>（3）会议汇报方案。这类方案主要面向领导，其主要目的是向领导汇报会议的情况和成果。此类方案的关键是对会议的背景、目的、议题以及参会人员进行详细的说明。此外，还需提供相关数据、图表和分析，为领导的决策提供支持。
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</p> -->
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0089-01.jpg" alt="">
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</div>
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<p class="zt-h6">2.主要框架</p>
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<p>（1）会议竞标方案框架。此类方案必须要严格按照招标文件的格式来写。如果招标文件没有说清具体格式，则需要按照会议的服务内容和板块来写。具体而言，分为以下几个部分。</p>
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</div>
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<!-- 第76页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">76</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>第一部分，会议的基本情况。这部分内容主要包括总体会议情况简介或描述，对会议目标的理解，对服务理念、服务内容、服务标准的定义等。</p>
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<p>第二部分，会议实施方案。这部分主要包括以下内容。</p>
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<p>①主题演绎、口号策划方案；</p>
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<p>②主形象、排位图及衍生物方案；</p>
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<p>③议题、演讲人、日程方案；</p>
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<p>④参会代表招募、宣传推广及现场注册方案；</p>
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<p>⑤会议场地使用方案（含设施设备、会场布置）；</p>
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<p>⑥开、闭幕式暨全体会议方案（含座次、合影、展位等）；</p>
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<p>⑦全体大会与分会场方案；</p>
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<p>⑧展示空间布置与管理方案；</p>
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<p>⑨餐饮方案（酒会、午餐、茶歇等）；</p>
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<p>⑩嘉宾接待方案（吃住行以及行程和接见、会见方案）；</p>
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<p>⑪参会代表接待方案（或交通、住宿单独的方案）；</p>
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<p>⑫现场管理方案（现场注册、签到、门禁、证件管理）；</p>
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<p>⑬志愿者管理方案；</p>
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<p>⑭媒体宣传与接待方案；</p>
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<p>⑮风险预案和应急管理方案；</p>
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<p>⑯后勤保障方案（通信、医疗等）。</p>
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<p>第三部分，项目报价。这部分应以规范的财务表格形式呈现，切忌用文字列出各项内容。</p>
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<p>第四部分，项目管理计划。这部分内容主要包括项目组成员及分工、时间进程表、里程碑计划、项目风险管理流程等。</p>
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<p>第五部分，服务保障。这部分主要包括服务实施质量保证措施说明，售后服务内容及措施说明，技术配备和资质说明等内容。</p>
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<p>第六部分，总结和建议。</p>
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<p>有参与过政府会议方案竞标的行业人士曾指出，政府会议的竞标方案如果按照上述框架组织内容，篇幅通常超过100页（100页并非很多，因政府文件要求字号是仿宋三号）。</p>
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<p>（2）会议执行方案框架。执行方案就是比竞标方案更具体的、可照单干活的执行脚本。</p>
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<p>（3）会议汇报方案框架。一般而言，每个层级领导关心的事务不一样，不同领导希望了解的侧重点不一样，故汇报方案应契合每个层级领导的关注重点。因此，应先问清楚主要听取汇报的领导是谁，问清领导关心何种事务，再开始构思和组织汇报方案框架。
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</p>
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<p>汇报方案框架应包含如下主要内容。</p>
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<p>①会议的总体进展汇报（用1页纸的篇幅概括）；</p>
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<p>②主要议程和会场安排；</p>
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<p>③重要嘉宾、开闭幕式嘉宾和演讲人落实情况（或名单）；</p>
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<p>④参会人员情况（或名单）；</p>
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<p>⑤预算执行情况；</p>
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<p>⑥希望领导出席的活动清单和活动要求；</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第77页 -->
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<div class="page-box" page="91">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">77</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>⑦工作组的组建和筹备情况；</p>
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<p>⑧希望领导协调的事务和重要决策。</p>
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<p>政府会议汇报材料的字体字号参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）。汇报材料的篇幅一般为A4纸张2～3页比较合适，着重点明上述要点即可。</p>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-2】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(2)">政府会议方案提案汇报的注意事项</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e123">（三）商务会议策划方案的主要框架</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-a" src="../../assets/images/0091-01.jpg" alt="">
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</div>
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<p>从我国目前会议市场上的会议类型占比来看，商务会议占比最高。政府会议、事业单位会议多为内部办公性质的会议，会议策划方案较为简单。因此，本教材将重点放在面向市场、吸引参会者的商务会议上。以下是商务会议策划方案的主要框架内容。
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</p>
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<p class="zt-h6">1.会议背景</p>
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<p>在正式拟写会议策划方案之前，应该先明确本次会议的背景是什么，希望达成的目的是什么，会议将分成哪几个环节，每个环节大致有哪些内容等，让策划人员对即将要策划的会议有一定的心理预期。</p>
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<p>（1）明确会议背景。会议背景主要包括召开会议的缘由、目的、宗旨与意义等，需要综合考虑多方面因素来确定，其中涉及政策环境、社会文化环境、经济环境、市场环境、竞品情况以及内部资源等重要因素。这些因素对于确定会议的背景和目标具有重要影响，明确会议背景的目的是确保会议的有效性和成功举办。
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</p>
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<p>会议背景资料一般是概括性的，文字应简明扼要。如果资料篇幅长、内容详尽，可以作为策划方案的附件，而在正文中只体现会议背景的核心要点。</p>
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<p>（2）确定会议目的。会议的常见目的有促进业务推广与扩大品牌影响、促进教育培训和激励士气、促进信息共享和交流沟通、促进问题解决和决策制定。企业会议是当前中国会议市场的主流，“促进业务推广与扩大品牌影响”这一目的可以细分为拓展客户、品牌曝光、销售转化和促活留存四个方面。明确的会议目的可以帮助策划者确定会议的核心议题和关键要素，确保在会议筹备和执行过程中紧密围绕这些目标展开。
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</p>
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<span class="fl">【拓展阅读4-3】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(3)">会议背景的类型</span><span
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</svg>【小资料4-2】企业会议的常见目的</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>1.拓展客户</p>
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<p>会议可以帮助扩大公司的市场占有率，并开拓更多元化的市场渠道。通过与参会者直接互动，会议能够满足他们的需求，进而吸引更多潜在客户的注意。例如，企业可以通过召开客户见面会、招商会等活动来吸引潜在客户，拓展业务范围，提高销售额。在召开客户见面会时，企业可以通过邀请潜在客户、合作伙伴等人士参加，让他们更好地了解企业的产品和服务，并与企业代表进行面对面的交流和沟通。此外，企业还可以通过赠送礼品、举办抽奖等方式，提高参会者的参与度和会议的互动性，提升活动的效果和影响力。通过这些活动，企业可以吸引更多的潜在客户，并促进与客户之间的合作和交流。
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</p>
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<p>2.品牌曝光</p>
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<p>通过会议，企业可以表达品牌诉求，展示企业的影响力和号召力。此外，企业
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第78页 -->
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<div class="page-box" page="92">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">78</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-2">
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<p class="td-0">
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还可以借此机会发布战略宣传信息以及展示最新的产品。这些举措可以为企业树立积极、专业的形象，并进一步巩固品牌在市场中的地位。例如，企业可以召开新品发布会、品牌推广会等活动，通过媒体宣传和参会者的口碑传播，提高品牌知名度和美誉度。在召开新品发布会时，企业可以邀请媒体、行业专家等人士参加，并向他们介绍企业的新产品和技术优势。此外，企业还可以通过展示产品、演示技术等方式，让参会者更好地了解产品的特点和优势。通过这些活动，企业可以提高新产品的知名度和美誉度，并促进与媒体、行业专家之间的合作和交流。
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</p>
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<p>3.销售转化</p>
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<p>企业可以通过会议的安排和具体措施来促进产品销售额的增长，完成产品的月度、季度、年度销售额指标，处理库存等转化目标。例如，在会议期间推出各类特别优惠活动，激励参会者购买产品，从而实现销售目标。在召开促销会时，企业可以通过制定优惠政策、推出新品等方式吸引消费者购买。此外，企业还可以通过举办抽奖、赠送礼品等方式，提高参会者的参与度和活动的互动性，从而拓展市场，促进销售转化。
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</p>
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<p>4.促活留存</p>
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<p>促活是指在一定因素的干预下，使得某个平台或产品在某个时间段内访问量明显提高，即用各种手段让用户活跃起来。留存，即提高用户留存率，让更多用户留下来。</p>
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<p>要使促活留存率高，可以在会前设计吸引人的会议主题，提高参会者的参与度和活动的互动性。企业可以通过设计吸引人的活动主题，确保会议内容有足够的吸引力和实用性，能够满足参会者的需求。可以考虑邀请知名讲师、行业专家或公司内部的核心领导者到场进行演讲或分享经验，进而吸引更多的参会者。
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</p>
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<p>会中，可以开展丰富多彩的活动内容，精心设计会议服务，提供美味的餐食和自由交流的茶歇时间等，为参会者创造愉悦体验，提高参会者的满意度和留存意愿。</p>
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<p>会后，可以通过活动后续跟进来提高参会者的留存率，例如通过问卷调查、在线评价或重点关注社交媒体上的参会者评论，了解参会者对会议的评价和建议，并积极回应和改进，提高参会者对企业的关注度和忠诚度。
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</p>
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</div>
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<p class="zt-h6">2.会议市场信息分析</p>
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<p>会议市场信息分析主要包括会议主题所在行业、产业发展状况，行业供求关系分析，目标参会者信息分析，与同类会议相比所具备的竞争力分析等。一般可以从宏观环境、微观环境入手分析，也可以从政治、经济、社会、科技（PEST）等角度入手进行分析。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.会议基本框架</p>
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<p>会议基本框架主要包括会议名称、会议时间、会议地点、会议主办方、会议合作单位、会议规模、会议定位、会议形式等。</p>
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<p>其中，会议定位应考虑预设会议的规模目标、参会者的行业类别、重点行业类别、预计或设定参会者的层次定位等。会议形式应考虑研究同类会议或总结历史会议的规律；会议的讨论形式及数量（主旨演讲、主题演讲、对话、圆桌讨论、专业培训、小组讨论）；演讲嘉宾的招募形式、数量，境内外嘉宾的初步人选和比例；是否有展示、附设展览以及文化体验活动、颁奖晚宴活动以及特殊活动安排等。
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第79页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">79</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">4.会议日程及子活动安排</p>
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<p>这是会议策划方案的重点和难点，也是吸引参会者付费参加会议的最重要的内容之一。日程安排是否合理，议题选择是否恰当，能否引起参会者的兴趣，将在很大程度上影响参会者到会的可能性。</p>
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<p>会议日程及子活动安排主要考虑以下三个方面。</p>
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<p>（1）编排会议日程要充分考虑会期、会议议程以及拟采取的选举方式等内容，一般可根据会议日程将会议划分为几个阶段，对每个阶段的议程及主要活动制定初步规划，然后设立具体的日期安排。</p>
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<p>（2）根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。程序性较强的应安排得紧凑些，使其有条不紊，环环相扣；反之，则应尽可能把时间安排得充裕一些。</p>
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<p>（3）会议日程的编排要明确具体，一目了然。其内容一般应包括时间、会议内容、地点、主持人等。</p>
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<p class="zt-h6">5.会议宣传推广</p>
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<p>会议宣传推广主要考虑以下五个方面。</p>
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<p>（1）媒体合作：确定媒体合作方案；联系媒体，签订合约；软文投放及新闻发布等。</p>
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<p>（2）媒体邀请：确定媒体邀请名单；发送媒体邀请函；新增媒体人更新并入库。</p>
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<p>（3）媒体接待：确定媒体接待人员及相关事宜；新闻稿撰写、细化及修改、翻译；新闻预热及发布；新闻稿发布、报送及打印；现场媒体室、摄影区配置。</p>
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<p>（4）媒体监测及报告：收集媒体发布的新闻集锦；存档并总结。</p>
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<p>（5）宣传分期：会议宣传推广应大致细分为几个宣传阶段，每个阶段应考虑宣传的重点，主要使用何种媒体推广，推广会议的哪些内容，以及每个阶段的推广预算等。</p>
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<p class="zt-h6">6.演讲嘉宾及贵宾管理</p>
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<p>演讲嘉宾及贵宾管理主要考虑以下四个方面。</p>
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<p>（1）会议前期演讲嘉宾及贵宾的接待安排。主要包括演讲嘉宾、贵宾行程的确定，机票预订（自行预订或委托旅行社预订），与演讲嘉宾、贵宾沟通住宿要求，预订酒店住宿，接送机安排（委托旅行社、请示中心领导安排接待），告知演讲嘉宾PPT收集时间，演讲人PPT模板，演讲嘉宾音频与视频接口（AV）需求确认，告知演讲嘉宾参会具体着装要求、旅行安全等注意事项。
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</p>
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<p>（2）会议前期准备。主要包括讲课费预支及签收表制作，礼品的确认、购买，礼品发放名单的确认及签收表制作。</p>
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<p>（3）会议现场演讲嘉宾及贵宾的协调管理。主要包括演讲嘉宾、贵宾入住办理，费用说明（信用卡担保、杂费自理），演讲嘉宾PPT的最终收集、播放调试，指导演讲嘉宾使用激光笔并演示，演讲嘉宾讲课费签收，演讲嘉宾、贵宾礼品签收，送机信息的安排确认。
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</p>
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<p>（4）会议后期与演讲嘉宾及贵宾的沟通和反馈。主要包括感谢信发送，照片分类归档，将照片、会后资料、新闻等发送给演讲人。</p>
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<p>在该部分中，应明确体现拟邀请嘉宾和贵宾名录、拟邀请嘉宾演讲题目，并体现出在会议不同阶段如何给拟邀请嘉宾和贵宾提供优质良好的服务。</p>
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<p class="zt-h6">7.会议供应商管理</p>
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<p>会议供应商管理主要考虑以下四个方面。</p>
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<p>（1）会议需求确认。主要包括会议场地的确认，会议会场、摆位图的确认，会
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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场、活动搭建的确认，会场、活动AV音响设备的确认，同传设备、译员的确认，会议胸卡、设备租赁的确认，会议嘉宾接送机、转场交通、会后考察交通的确认，会议平面设计的确认等。
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</p>
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<p>（2）会议供应商选择与洽谈。主要包括主要供应商筛选，供应商场地考察（AV），供应商场地考察（搭建及同传），供应商报价，供应商报价评定及预算控制，确认供应商等。</p>
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<p>（3）合同签订。主要包括供应商提供合同，核实合同内容的准确性及规范性，合同呈报及签订，合同扫描存档等。</p>
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<p>（4）向供应商付款。主要包括验收相关活动服务效果，与供应商核对账户信息，财务付款至供应商，发票管理等。</p>
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<p>在该部分中，应明确体现为成功举行会议所需的各类人力、物料、设备需求，每种需求的名称、数量、预估价格，以及分别由哪些供应商提供等。</p>
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<p class="zt-h6">8.会议赞助管理</p>
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<p>会议赞助管理主要考虑以下两个方面。</p>
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<p>（1）赞助计划设定。主要包括根据会议的营收指标确定会议赞助目标，确定赞助项目和赞助方式，确定赞助方案书并确认。</p>
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<p>（2）赞助销售。主要包括确定潜在的赞助商，邮寄或发送赞助商函，电话联系或上门拜访，商谈和合同签订，款项和发票跟进。</p>
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<p>在该部分中，应明确体现赞助项目、赞助方式和赞助回报。</p>
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<p class="zt-h6">9.会议形象设计</p>
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<p>会议形象设计主要考虑以下两个方面。</p>
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<p>（1）平面设计内容。主要包括会议主形象（会议名称、会徽、吉祥物等），会议信封、纸袋、包装，会议宣传折页（第一次、第二次宣传），会刊排版及会刊封面设计，胸卡底图，易拉宝形象，餐券设计，会议议程小折页，会议邀请函，车头牌等。
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</p>
|
<p>（2）会议主形象应用范围。主要包括会场背景板或LED主形象，会刊封面，易拉宝底图，主题活动主背景，会议流程PPT背景等。</p>
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<p class="zt-h6">10.会议进程管理</p>
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<p>会议进程管理主要考虑以下四个方面。</p>
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<p>（1）制定项目进程表。主要包括确定项目工作成员，确定任务特性和重点，项目编号、立项、预算三单制作。</p>
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<p>（2）阶段性工作会议。主要包括召开启动会议，进行任务分工；召开专项会议和汇报；召开进场会议；召开现场当天总结会议。</p>
|
<p>（3）现场工作人员分工。</p>
|
<p>①工作人员管理。主要包括成立项目小组，进行人员分工；制定岗位说明和分工表；明确工作人员注意事项，包括服装要求、到岗时间、收工指令；工作人员餐饮安排（包括外部工作人员）；工作人员住宿安排等。
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</p>
|
<p>②摄影摄像人员。主要包括确定摄影摄像工作需求；邀请摄影摄像人员；安排摄影摄像人员岗前培训，明确注意事项、拍摄要求等。</p>
|
<p>③供应商（搭建、AV、同传）工作人员管理。主要包括明确外部工作人员分工与需求；外部工作人员进场通知；外部工作人员岗前培训；确定外部工作人员负责人、汇报机制、验收人员等。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>④志愿者管理。主要包括编制招募说明书，制定志愿者工作岗位说明书；志愿者招募；志愿者岗前培训，安排培训人员；志愿者签到及费用发放等。</p>
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<p>（4）现场注册管理。</p>
|
<p>①注册台搭建。主要包括注册台搭建时间确认；注册台搭建区域、位置确认；注册台搭建需求确认（适量桌椅、桌套、电源插座、椅套）；注册区域台卡摆放；注册台开放时间确认等。</p>
|
<p>②注册区域分工。主要包括前期注册代表注册区域（准备参会代表名录），VIP/演讲嘉宾注册区域，媒体签到/现场代表注册区域，财务管理区域，资料发放区域/胸卡现场打印区域，注册流程确认，员工、志愿者培训等。
|
</p>
|
<p>③注册流程管理。主要包括前期代表注册（网上注册代表名录），现场代表注册（现场填写表格、胸卡打印、付款），VIP/演讲嘉宾签到，发票签收（提前发票装袋、签收表格），会议资料发放等。</p>
|
<p class="zt-h6">11.会议预算管理</p>
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<p>会议预算管理主要考虑以下五个方面。</p>
|
<p>（1）确定营收目标和收入来源。主要包括确定会议的财务目标（盈利、非盈利、纯投入）；确定注册费收入和预计付费人数；开通在线、微信注册渠道，支付接口对接；预估赞助目标、确定现金赞助收入；确定联合（支持）单位的出资比例；确定非资金赞助的项目（场地、媒体合作、实物、人员等）。
|
</p>
|
<p>（2）确定预算支出。主要包括确定总预算支出；确定预计的参会总人数上限（包括演讲嘉宾和其他参会者）；确定会议演讲嘉宾的人数、差旅费、演讲费和礼品方案；根据会议方案确定会议的固定开支；根据会议方案确定各项可变成本。
|
</p>
|
<p>（3）预算表制定及调整。主要包括制定初步预算；预算调整，设定定期回顾机制；根据会议注册人数、现场人数调整会议支出（餐饮费、交通费等）。</p>
|
<p>（4）台账管理。主要包括设定台账，收入监测登记、发票管理，支出监测登记、发票管理等。</p>
|
<p>（5）结算。主要包括确定收入到账，支付渠道结算、在线注册费和手续费，确定付款、支付尾款，结算表。</p>
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<p class="zt-h6">12.会议风险管理</p>
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<p>会议风险管理主要考虑以下三个方面。</p>
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<p>（1）风险分析，确定重点风险。主要包括风险评估，风险预案，购买保险或者安排风险演练、培训等。</p>
|
<p>（2）制作现场工作人员紧急联络表和工作职责简表，包括工作组、搭建商、酒店、供应商、表演人员、演讲嘉宾等；确定总联络人、联席会议等。</p>
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<p>（3）各类常见风险控制。主要包括演讲人员风险、合同风险、场地风险、设备风险、交通风险、注册风险、预算风险、印刷品风险等。</p>
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<p class="zt-h6">13.会议总结与评估</p>
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<p>会议总结与评价主要交代会议如何进行收尾、总结，本次会议能够为下次会议举办提供何种借鉴参考。主要考虑以下三个方面。</p>
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<p>（1）会后服务。主要包括参会者服务、嘉宾服务、赞助商服务、主办方服务、供应商服务等。</p>
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<p>（2）编制会后总结报告。主要包括会议总体总结报告、满意度报告、投诉处理报</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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告、资料归档报告等。
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</p>
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<p>（3）开展会后评估。主要包括确定会议评估对象、评估时间与方法、评估内容等。</p>
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<p>以上所介绍的主要框架普适性较强，基本上涵盖了一个会议活动的前中后阶段所涉及的工作，适合会议组织者（俗称甲方）、会议服务方（专业会议组织者）、专业或临时性的会议组织者。同时，本策划方案主要框架不仅适用于学术会议、商务会议，也适用于企业年会等。
|
</p>
|
<p>在此需要特别强调的是，此处所介绍的会议策划方案框架并非一成不变，不需要所有会议策划方案均按照此框架进行撰写。只要策划方案能概括会议策划的要素，能体现会议策划方案的一般内容，框架均可以灵活设置。
|
</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0004-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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|
</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c014"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">确定会议主题和形式</span></h3>
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<p>会议主题是会议要探讨的最核心和最实质的问题，主题是会议目的的反映和表达。确定合适的会议主题不仅有利于参会者对会议目的的理解，也有利于会议宣传。会议主题确定后，应对会议形式进行选择，即确定将组织几场全体会议、几场平行会议及其相应的活动。
|
</p>
|
<h4 id="d046"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">确定会议主题</span></h4>
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<h5 id="e124">（一）会议主题的含义</h5>
|
<p>会议主题是对会议主要内容和实质问题的高度概括，会议潜在参与者通过它可以了解会议的大体内容。</p>
|
<p>一般情况下，只有大中型会议才会确定会议主题，且一个会议只能有一个主题，而小型会议或日常会议只需确定会议议题。为了使参会者对会议主题有更深入的了解，主办单位会围绕会议主题精心设置多个具体的拟讨论话题，这些拟讨论话题即会议议题，是对会议主题的具体化。
|
</p>
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<h5 id="e125">（二）会议主题的特点</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0096-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>不同的会议有不同的主题，以显示会议的个性。概括起来，会议主题具有以下共性。</p>
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<p class="zt-h6">1.独特性</p>
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<p>独特性是指会议主题策划必须富有创意。策划的内容必须新颖、奇特、扣人心弦，使人产生新鲜、有趣的感觉。因此，会议的主题只有新颖独特，才会吸引参会者的眼球。</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第83页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">83</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="zt-h6">2.时效性</p>
|
<p>时效性是指会议主题要“抢眼”。会议主题只有与行业发展、时局发展紧密结合，才能吸引参会者的眼球。</p>
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<p class="zt-h6">3.通俗性</p>
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<p>通俗性是指将策划概念提炼加工成会议主题，使之通俗易懂，能够为广大传媒和会议受众所接受。</p>
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<p class="zt-h6">4.刺激性</p>
|
<p>刺激性是指会议主题能够激发潜在参会者的参会欲望。会议主题应具有一定的冲击力和震撼力，能使参会者产生强烈共鸣。</p> -->
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<div class="bk-21">
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<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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</svg>【小资料4-3】中规中矩的会议主题：世界互联网大会</p>
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<p>世界互联网大会（World Internet
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Conference）由中国倡导并举办，旨在搭建中国与世界互联互通的国际平台和国际互联网共享共治的中国平台。2014年，首届世界互联网大会（又称“首届乌镇峰会”）在浙江乌镇举办，这是中国举办的规模大、层次高的互联网大会，也是世界互联网领域的高级别高峰会议。截至2023年，世界互联网大会乌镇峰会已连续成功举办十届，成为浙江嘉兴承接的影响世界的国际会议。世界互联网大会的会员来自全球互联网领域的领军企业、权威机构、行业组织、知名专家、学者以及相关国际机构，每年都有约80个国家和地区的千余名代表参会。
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</p>
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<p>历届会议主题（见表4-1）都围绕互联、共享、共治、共赢和命运共同体等关键词来设定，语言朴实，紧扣会议宗旨，文字表述中规中矩。</p>
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<p class="img">表4-1 世界互联网大会历届会议主题</p>
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<span>视频：2024世界互联网大会</span>
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<!-- 第84页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">84</span>
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</svg>【小资料4-4】标新立异的会议主题</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>同样在互联网领域，华为公司2022年会主题“进攻是最好的防守，有质量地活下去就是胜利”，2021华为花粉年会主题“在一起，再出发”，2019华为花粉年会主题“因为热爱”，表现出了标新立异的特色。腾讯公司历届员工大会主题，同样也具有新颖性（见表4-2）。
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</p>
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<p class="img">表4-2 腾讯公司历届员工大会主题</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0108-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<h5 id="e126">（三）会议主题与会议议题的关系</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.会议主题≠会议议题≠会议名称</p>
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<p>会议主题不等同于会议议题，也不等同于会议的名称或者会标。</p>
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<p class="zt-h6">2.会议主题包含会议议题</p>
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<p>会议议题是围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，是会议主题的具体化，即会议期间每个时间段具体讨论的内容。会议议题是对会议主题的进一步阐释，是围绕会议主题来确定的，每一个议题都是会议主题的构成要素。在一个会议中，会议主题只能有一个，而会议议题可以有多个。若是在会议中安排了多场平行分组论坛，每个分论坛也可以设置一个会议分主题，多个分主题一定是围绕整个会议的主题展开细化，但仍然会设置具体的分组议题。
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</p>
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<p>以2023第18届中国会展经济国际合作论坛为例，本届会议的主题是“融通创新，赋能未来”，设置了“加强国际会展业开放合作，维护全球产业链稳定安全”“摆脱疫情阴霾，共创会展未来”两场全体会议，“创新与发展”“趋势与对策”两大分组议题共8场分组会议，这两场全体会议、8场分组会议的分主题均围绕会议总主题展开。
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</p> -->
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-4】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(4)">博鳌亚洲论坛年会主题与议题</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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<!-- 第85页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">85</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e127">（四）确定会议主题的途径</h5>
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<p class="zt-h6">1.邀请专家，专题讲座</p>
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<p>会议在举办之前，通常已经确定了一个大概的话题范围，可是如何抓住行业热点、前沿话题，满足各方需求，使会议所谈内容落到实处？可以在会前策划阶段邀请行业内的专家、学者为策划团队进行一次或多次的专题讲座，解读学界、业界热点。如有必要，还可以约见业界人士，听听他们的意见。专家和业界人士的意见可由专门的工作人员记录整理，为策划团队日后作出决策提供不同角度的参考。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.头脑风暴，群策群力</p>
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<p>所谓头脑风暴，就是整个会议策划团队根据行业专家、学者、业界专业人士提供的线索，共同讨论，缩小范围，最后确定主题。这种方式的特点是不受任何拘束，每个人都可以自由发挥、独立思考，往往在思想的碰撞中会产生更多的具有创造力的想法。可以把每种想法都记录在案，最后再共同探讨想法的可行性。
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</p>
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<p>在头脑风暴中，以下问题可供参考。</p>
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<p>（1）当前社会热点议题或事件是什么？会议所涉及领域的热点话题是什么？当前社会存在争议的问题是什么？最新的思潮或理念是什么？</p>
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<p>（2）行业内共同关心或存在争议的问题是什么？</p>
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<p>（3）所选的主题是否有必要？是否有吸引力？</p>
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<p>（4）会议目标群体最感兴趣的是什么？他们想要得到什么信息？这些信息能否作为会议主题？</p>
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<p>（5）同质化分析：是否举办过类似主题的会议？若有，能否找出差异并进行定位？</p>
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<h5 id="e128">（五）确定会议主题需考虑的因素</h5>
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<p>在最终确定会议主题前，还要考虑以下问题：一是会议主题要能够反映出学界、业界的热点或政府关心的问题；二是主题所传达的会议内涵要能得到参会者的认同；三是主题要有延伸性、开放性和吸引力；四是主题要有前瞻性，如确定主题时，应考虑它能否带动产业发展、能否促进会议各合作单位之间的共赢、能否吸引媒体主动报道。
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</p>
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<p>会议主题确定后，还要确定若干议题，以便从内容、功能等方面拆分整个会议，使会议既兼顾到方方面面，又便于组织嘉宾进行讨论。</p>
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<h4 id="d047"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">选择会议形式</span></h4>
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<p>如前文所述，会议主题是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议议题是会议主</p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">86</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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题的表现形式。会议议题主要解决“讲什么”的问题，而选择会议形式则主要解决“如何讲”的问题。
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</p>
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<p>会议的形式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的方式和传递方式等。会议的形式对实现会议的目的、提高会议的效率有直接的影响，如会场布置和气氛渲染能影响参会者的情绪和注意力，丰富新颖的活动能提高参会者的兴趣，现代化的传递形式如电话会议、电视会议能提高会议的时间效益和经济效益。
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</p>
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<h5 id="e130">（一）不同会议的会议形式</h5>
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<p class="zt-h6">1.按信息传递方向划分</p>
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<p>按照会议过程中信息的主要传递方向，会议形式可分为三类：一是信息单向传递的，主要由会议主办方向参会者传递信息的会议，如报告会、布置会、不接受提问的发布会等；二是信息双向传递，会议主办方不仅要发布信息，也允许参会者适时提问和发表意见的会议，如听证会、论坛、记者招待会等；三是信息多向传递的，与会各方都可以平等地发布和反馈信息的会议，如研讨会、座谈会等。一些大型会议兼具多种会议形式，如每年召开一次的全国人民代表大会全体会议，兼具了报告会、审议会、记者招待会等多种形式。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.按会议性质不同划分</p>
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<p>会议按性质不同可分为法定性会议和非法定性会议。</p>
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<p>法定性会议是根据法律法规或组织章程要求召开的会议。这类会议常常涉及重要的法律和规范性议题，对于会议形式有着明确的要求。在法定性会议中，会议程序和规则非常严格，会议主办方必须确保议事秩序的正当性和合法性。在这种会议中，会议的议程和议事规则通常提前确定，并遵循一定的程序。参会者在法定性会议中的发言和决策通常需要满足一定的法律要求和标准，以确保会议的合法性和有效性。
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</p>
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<p>在非法定性会议中，决策性会议是为了进行重要决策而召开的会议。这类会议涉及组织、企业或团体的战略和重大事务，其议题和决策对于整个组织的发展和运营具有重要影响。在决策性会议中，会议形式往往更加庄重和严肃，以凸显议题的重要性和紧迫性。
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</p>
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<p>在非法定性会议中，研讨会是一种专门用于交流和深入研讨特定议题的会议形式。研讨会通常会邀请专家和从业人员分享研究成果和实践经验，并组织参会者进行深入的讨论和交流。研讨会注重大家共同学习和互动，以提高参会者的专业知识和能力。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.按参会者的身份不同划分</p>
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<p>对于较高层级的领导人会议，会议形式通常采取便于集中、就地召开的形式。这些会议涉及重要的决策、战略或政策议题，需要高级别的领导人共同参与和决策。为了保证会议的高效性和实效性，这类会议往往选择在集中的会议场所召开，以确保各位领导人的参与和共同讨论。这种形式还可以提供一个封闭和私密的环境，以便领导人之间自由地交换意见，并就重要议题作出准确的决策。
|
</p>
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<p>对于不同单位、不同系统人员参加的会议，应采取座谈、会商的形式进行。这类会议涉及不同专业领域或业务范畴的参会者，他们的经验和知识可能存在差异。座谈和会商是一种比较灵活、互动性较强的会议形式，可以促进参会者之间的对话和交流。通过座谈和会商，参会者可以分享各自的观点和经验，理解不同单位和系统的需求和挑战，
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">87</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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共同探讨解决方案。
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</p>
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<h5 id="e131">（二）常规的会议形式</h5>
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<!-- <p>一般而言，会议形式通常包括全体会议、平行或分组会议等。</p> -->
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</div>
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<p class="zt-h6">1.全体会议</p>
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<p>全体会议，即由全体参会者参加的大会，一般包括开幕式和闭幕式、主题演讲、互动性讨论等多种形式。</p>
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<p>可以根据会议的整体时间安排，在会议期间安排一次或多次全体会议。例如，组织两天的会议时，可以安排一次或两次半天的全体会议，其余时间安排平行会议；或者每天先安排1～2小时的全体会议，然后再组织平行会议或分组会议；也可以在大会的开始或者结束时安排全体会议，其余时间安排平行会议或分组会议。具体如何安排则主要取决于会议的议题、时间、场地和费用等相关因素。
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</p>
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<!-- <p>（1）开幕式和闭幕式。在会议开幕式上，通常会安排会议主办方或承办单位领导及其邀请的贵宾或者嘉宾在主席台或观众席前排就座，由主办方领导或者主办方邀请的贵宾致辞。开幕式发言人安排可根据会议邀请嘉宾情况决定，一般发言人数为2～4人，每人欢迎致辞时间以不超过15分钟为宜。开幕式上也可安排嘉宾作主题演讲，发言时间最长不宜超过40分钟。
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</p>
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<p>闭幕式上通常由主办方或者其他相关人员对会议的情况加以总结，通报会议达成的成果，如通过的宣言、达成的共识、拟成立的相应机构，或宣布下届会议的时间和地点。</p>
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<p>在实践中，没有严格规定会议必须举行开幕式和闭幕式，可只举行开幕式，也可不举行开幕式，直接进入议题环节。</p>
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<p>（2）主题演讲和专题演讲。会议主办方可以邀请一名重要或知名的人士，围绕会议主题在全体会议上作主题演讲，其演讲的题目通常是全体参会者普遍关注的话题。主题演讲的时间可以安排在会议开幕式上，也可以安排在全体会议、会议的午宴或晚宴上。此外，会议主办方还需要邀请若干演讲人围绕会议的议题进行专题演讲。
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</p>
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<p>（3）互动交流。在全体会议上除安排主题演讲和专题演讲外，还可以安排一些互动交流，有多种方式可供选择：一是安排一组会议代表（通常为3～5人），向演讲者提出一些听众关心的问题；二是安排一组专家从不同的角度讨论某个问题并回答听众的提问；三是安排一组专家和一组参会者，共同围绕一个话题进行讨论或辩论；四是由会议主持人或一组人对演讲者提问；五是由两个人或两组人就一个议题以正反方各自的立场进行辩论。
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</p> -->
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<p class="zt-h6">2.平行或分组会议</p>
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<p>除全体会议外，还可根据不同的会议议题安排若干平行或分组会议，即在不同的场地同时组织若干不同题目的研讨会或专题讨论会，使参会者可以根据其兴趣点的不同与相应的演讲人有机会进行深入的沟通和交流。
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</p>
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<p>平行或分组会议一般安排在全体会议之后，根据议题和会场情况可以同时安排2～3场或者更多的平行或分组会议。每场平行或分组会议可以安排半天时间，或者分成不同主题的节会议在同个会场举行，每节会议可安排1～1.5小时。
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</p>
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<p>平行或分组会议除采用与上述全体会议相同的形式外，还可以采用下列形式。</p>
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<!-- <p>（1）圆桌会议。由会议主持人引导少量参会者就一个或多个题目进行讨论，圆桌会议的参加人数不宜过多。</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第88页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">88</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p>（2）分组讨论。全体参会者被分成若干小组，各自讨论不同的议题。每个小组的参加人数不宜过多，同时应邀请参会者更多地参加会议议题的讨论。</p> -->
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</svg>【小资料4-5】2022第六届世界浙商大会的会议形式</p>
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<p>2022年12月23—24日，第六届世界浙商大会（见图4-1）在浙江省人民大会堂举行。本届大会以“新时代 新征程
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新飞跃”为主题，37家省级单位共同参与，来自全球的知名浙商、华商代表，新生代浙商和青年创业者代表等780余名嘉宾出席了主体活动，1600余名嘉宾出席了9场专题活动，会议活动规格高、规模大、内容丰富。
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</p>
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<p>大会采取“1+1+X”的会议形式，“1+1”指大会开幕式和世界浙商论坛两场主体活动，“X”指民营企业数字变革论坛等9场专题活动。</p>
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<p>大会设置“浙商永远跟党走”“勇立潮头再扬帆”“‘两个先行’谱新篇”等板块，发出浙商心声和新生代浙商誓言，举办致敬浙商、“之江同心·天下浙商向未来”仪式等活动，呈现浙江特色、民企优势、浙商元素。大会重在引才、引智、引重大项目，招引项目共计78个、总投资额3699亿元人民币，为历届世界浙商大会之最。世界浙商大会是浙江规模最大、规格最高、影响最广的浙商盛会，是中共浙江省委、浙江省人民政府支持浙商创新创业的重要战略平台。
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</p>
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<p class="img mb-20">图4-1 2022第六届世界浙商大会现场</p>
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<span>视频：第7届世界浙商大会介绍</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-5】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(5)">2023中国会展经济国际合作论坛的会议形式</span><span
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<span class="fl">【拓展阅读4-6】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(6)">2023中国互联网大会的会议形式</span><span
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<span class="fl">【拓展阅读4-7】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(7)">毛泽东创新的会议形式</span><span
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</p>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</span>
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第89页 -->
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<div class="page-box" page="103">
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<div v-if="showPageList.indexOf(103) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">89</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c015"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">确定合作单位</span></h3>
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<p>为扩大会议的影响，更广泛地吸引潜在参会者，需要邀请相关的政府部门或机构共同主办会议，或者作为会议的支持单位、协办单位及其他类型的合作方。</p>
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<h4 id="d048"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">合作单位的构成</span></h4>
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<p>常见的会议合作单位主要有五种，分别为主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0103-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e132">（一）主办单位</h5>
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<p>主办单位一般是指会议活动的发起者，可以是一家，也可以由多家联合主办。主办单位主要负责确定会议的主题和方向，监督会议筹备及执行过程中是否偏离方向，对会议承担主要法律责任，并在法律上拥有会议的所有权。主办单位主要包括各级政府、各级贸易促进机构、各类行业协会、商会以及部分规模较大的企业、事业单位。
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</p>
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<p>会议的主办单位一般有以下几种情况。</p>
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<p>（1）由相关领导机关主办。在一个管理系统之内，负有领导和管理职权的机关往往需要通过会议的方式，宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见，这时，会议的主办单位一般称为会议召集者。</p>
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<p>（2）由会议的发起者主办。一般协作性、交流性的会议，主办单位往往就是会议的发起者。比如国际性的学术会议，就是由一个组织发起并主办，或由几个组织联合发起并共同主办的。</p>
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<p>（3）轮流主办。很多合作性和学术性组织都要召开经常性会议或例会，每一个成员单位（包括国家、地区或非政府组织）都有主办会议的权利和义务，轮流主办会议可以使每一个成员单位的权利与义务达到平衡。
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</p>
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<p>（4）通过一定的申办程序确定。一些重大的会议，由于具有一定的政治、经济等方面的影响，同时也为了提高会议的质量，于是采取申办竞争程序来确定主办单位。申办程序和条件一般要在会议规则中加以明确。
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</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料4-6】与主办方相关的术语</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>1.发起者</p>
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<p>会议的发起者（主办方）是指最早倡议并参与组织会议活动的单位或个人，因此，会议发起者往往也是会议的主办单位。</p>
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<p>2.承办单位</p>
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<p>会议的承办单位是指具体落实会议组织任务的机构或个人。一般情况下，会议的主办单位即承办单位，有时也有所区分。如2001年APEC会议的主办单位是中国，但具体承办单位则是中国上海。承办单位对主办单位负责。
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</p>
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<p>3.东道主</p>
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<p>会议东道主是指会议活动举行地的主人。东道主可以是一个国家、一个地区、一个组织，也可以是某个人，其任务主要是提供会议活动场所和设施，负责会议活动的接待。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第90页 -->
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<div class="page-box" page="104">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">90</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e133">（二）承办单位</h5>
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<p>承办单位是指直接负责会议的策划、组织、执行，并对会议承担主要财务责任的具体实施单位。承办单位一般为企业法人、行业协会/主办单位下属机构或内部部门，负责会议的具体运作以及运作过程中的具体事务，如落实场地、邀请发言人、布置会场、安保、广告宣传、现场活动、安排食宿交通、办理相关手续、收取费用等。
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</p>
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<h5 id="e134">（三）协办单位</h5>
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<p>协办单位是指会议运作过程中协助主办/承办单位或提供赞助的一方。协办单位可以理解为主办单位的协助单位，相当于和承办单位合作举办，但协办单位没有决定权，要根据承办单位的要求来执行。协办单位与执行单位在级别上差别不大，只是出力多少、参与多少的差别。协办单位可以根据性质的不同加以细化，如分为单位协办和媒体协办等类别，也可以根据情况将媒体列为支持单位。
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</p>
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<h5 id="e135">（四）支持单位</h5>
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<p>支持单位是指为会议提供帮助或服务的单位，对会议的举办给予名义上或实际上的支持，而不参加会议的具体组织工作。所谓支持，一般是以市场价格的方式体现，可不收取费用或少收费用，例如网站刊发支持、场地支持、物品支持等。
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</p>
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<h5 id="e136">（五）赞助单位</h5>
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<p>赞助单位是指提供资金、有形物品支持的单位，如为会议提供筹备资金或会议场地、宴会酒水、名贵家具等的单位。</p>
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<p>总体来说，主办单位为某会议项目牵头，不做具体事宜；承办单位是具体的实施单位，要对主办单位负责，特别是要对具体的财务方面负责；协办单位是提供协助或支持的单位；支持单位和赞助单位是提供一定的物力、人力或财力等方面的支持的单位。
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</p>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-8】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(8)">合作单位举例</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h4 id="d049"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">合作单位的选择</span></h4>
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<h5 id="e137">（一）选择的原则</h5>
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<!-- <p class="zt-h6">1.受益原则</p>
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<p>根据所选主题，寻找最能从主题中受益的机构或单位。</p>
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<p class="zt-h6">2.共赢原则</p>
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<p>通过会议或活动的举办，合作双方或多方都能有所收获。</p> -->
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0104-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e138">（二）选择的步骤</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0104-02.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.分析市场竞争环境（需求、必要性）</p>
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<p>要建立基于信任、合作、开放性交流的长期合作关系，必须首先分析市场竞争环境。会议主办方应掌握会议产品的需求、类型和特征，以确认参会者的参会需求，确认是否有建立合作关系的必要。</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第91页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">91</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="zt-h6">2.确立合作单位选择目标</p>
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<p>会议主办方必须确定合作单位评价程序如何实施、信息流程如何运作、会议各项事务由谁负责，而且必须制定实质性、具体的目标。其中，双方受益、共赢是合作的主要目标之一。</p>
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<p class="zt-h6">3.制定合作单位评价标准</p>
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<p>合作单位综合评价的指标体系是会议主办方对合作单位进行综合评价的依据和标准。不同行业、企业、产品需求，不同环境下的合作单位的评价标准应是不一样的，但都涉及合作单位的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等可能影响合作关系的因素。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.成立评价小组</p>
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<p>会议主办方必须建立一个小组以控制和实施对合作单位的评价。组员必须有团队合作精神，同时具有一定的专业技能。评价小组必须同时得到会议组织单位和合作单位领导层的支持。</p>
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<p class="zt-h6">5.合作单位参与</p>
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<p>一旦会议主办方决定进行合作单位评价，评价小组必须与初步选定的合作单位取得联系，以确认它们是否愿意与会议主办方建立合作关系，是否有获得更高业绩水平的愿望。会议主办方应尽可能早地让合作单位参与到评价的设计过程中来。因为筹备会议的资源和人力有限，会议组织单位只能与少数的、关键的合作单位保持紧密合作，所以参与的合作单位不能太多。
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</p>
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<p class="zt-h6">6.评价合作单位</p>
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<p>评价合作单位的一项主要工作是调查、收集有关合作单位的生产运作、服务提供、服务满意、服务补救等方面的信息。在收集合作单位信息的基础上，利用一定的工具和技术方法对合作单位进行评价。如果选择成功，则可开始建立合作关系；如果没有合适的合作单位可选，则要返回第2步重新开始选择合作目标。
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</p>
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<p class="zt-h6">7.实施合作关系</p>
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<p>在实施合作关系的过程中，参会者需求、会议外部环境以及不确定因素将不断变化，可以根据实际情况的需要及时修改合作单位评价标准，或重新开始合作单位评价选择。在重新选择合作单位时，应给予旧合作单位足够的时间来适应变化。
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</p> -->
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<h4 id="d050"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">合作时应注意的问题</span></h4>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-9】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(9)">会议组织机构的错误示例</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e139">（一）单位级别对等匹配</h5>
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<p>设立主办单位、承办单位时要考虑合作范围的级别是否对等。例如，教育部直属的某高校与地方政府合作举办一次国际会议，那么应以地方政府名义主办还是以地方政府下属的某部门的名义主办呢？这要看大学的级别和地方政府的行政级别。我国的大学都有一定的行政级别，如副部级、局级等，而地方政府及其所属各部门亦有相应的行政级别。级别对等是基本的处理原则。
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</p>
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<h5 id="e140">（二）机构名称准确无误</h5>
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<p>在呈现主办单位、承办单位各方的名称时，务必要与各组织机构再次沟通，确认名称的准确性，以防万一。尤其是在涉及政府部门名称时，要反复核实，并且还要对英文</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第92页 -->
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<div class="page-box" page="106">
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<div v-if="showPageList.indexOf(106) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">92</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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名进行核实并反复检查。
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</p>
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<h5 id="e141">（三）合作各方排名仔细斟酌</h5>
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<p>在有政府参与的情况下，合作各方要按照行政级别排名。如果合作方都是政府机构，则中央政府排在前面，地方政府排在后面。如果没有政府部门的参与，只是学界、业界参与的会议，要找到一个大众普遍接受的标准，如按所在单位级别排名，也可以注明“按首字母顺序排名”或“排名不分先后”等多种方式。
|
</p>
|
<p>有时，按照主（主办方）客（协办方）体的划分，出于对客体协助的尊重，会把协办方的名称放在前面。在实际操作过程中，因为单位排名出现的问题比较多，最好的办法是与各合作方反复核实并得到他们的确认。
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</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0004-3.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<h3 id="c016"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">会议选址与选时</span></h3>
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<h4 id="d051"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议选址</span></h4>
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<p>会议选址又可称为“勘查”，俗称“踩点”，是会前必须做的基础性工作。会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方，如会议要考虑选择在哪个地区以及哪个城市举行（大地点）；二是选择合适的会址，即会址具体在城市的哪个位置，应选择合适的场馆，包括会场、住宿的宾馆饭店等（小地点）。
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</p>
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<p>会议选址主要根据会议的内容、性质、规模和预算情况而定。</p>
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<h5 id="e142">（一）会议选址的意义</h5>
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<img class="w80" src="../../assets/images/0106-01.jpg" alt="">
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<!-- <p class="zt-h6">1.产生良好的政治影响和经济效果</p>
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<p>随着世界政治经济的发展，会议的地点选择已经超越了会议本身的意义，越来越具有浓厚的政治和经济色彩。在国际上，一些重大的国际会议往往会给主办方带来巨大的政治利益甚至经济利益，提高主办方的国际地位。正因如此，许多国家都积极申办一些重要的国际会议。从某种意义上说，国际会议的申办已经成为国际政治较量和经济竞争的焦点之一。
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</p>
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<p>从国内情况来看，越来越多的政府机关和企业在确定一些重要会议的地点时，更加关注能否推动举办地的政治、经济、文化等方面的发展，是否能从举办地获得最佳的政治、经济和社会效益。</p> -->
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<div class="mindMap">
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<span class="fl">【拓展阅读4-10】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(10)">为什么选择成都作为会议举办地</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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<p class="zt-h6">2.突出会议的主题</p>
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<p>会议地点的选择不仅要考虑是否能够容纳会议的人数这些简单的问题，更重要的是要考虑这一地点能否突出会议的主题、提高会议的效果并有利于实现会议的目标。</p>
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<p class="zt-h6">3.吸引更多参会者参与</p>
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<p>参会者大多有猎奇的心理。选择富有吸引力的会议地点或者去不同的地方参会，能带给参会者一种新鲜感和满足感。许多以本地参会者为主的会议，其举办地点倾向于城郊会议酒店，参会者既能在空气清新、环境幽雅的会议酒店参加会议，又能释放在城市
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</p>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">93</span>
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<p class="td-0">
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工作的压力，如医药类产品推广会议、留学推介会等；而学术类会议大多选择在高校内及其附近的酒店举办。在参会之余，参会者还可以品尝当地风味小吃，领略地方独特风光，了解地方风土人情。
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</p>
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<h5 id="e143">（二）会议选址的原则</h5>
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<p>会议选址的原则是指在决定会议举办地点时所遵循的总体思路和指导方针。会议选址应遵循的主要原则包括以下几个方面。</p>
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<p class="zt-h6">1.交通便利性原则</p>
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<p>该原则的核心是选择交通便利的城市，以确保参会者能够方便快捷地抵达会议地点，并在会议期间能够畅通出行。交通便利性直接影响了会议的参与度和顺利进行。选择交通便利的城市作为会议地点，可以降低参会者的出行成本和负担，节省参会者的时间和精力，增加他们参与会议的积极性。交通便利性取决于城市的航空、铁路、公路等交通网络的完善程度，以及城市内部的交通便利程度，如公共交通系统是否发达，交通设施和服务是否便捷。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.行业聚集地原则</p>
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<p>行业聚集地原则是指在选择会议举办地时，考虑该行业的中心城市或具有相关产业基础的城市作为会议的举办地。这类城市通常聚集了众多的专业人士，包括行业专家、学者和企业家等。因此，选择行业聚集地作为会议举办地能方便主办方邀请到更多的专业人士，从而提高参会者的质量和会议的专业性。同时，行业聚集地提供了更多参观考察的机会，有助于参会者参观考察相关企业和机构，能最大限度提高会议的质量和参与度。此外，在行业中心城市举办会议能够吸引更多的专业人士和媒体的关注，增加会议的曝光度和影响力，从而进一步提高会议的知名度。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.资源丰富性原则</p>
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<p>该原则要求会议选址应选择拥有丰富资源的城市以满足会议需求，并能提供全面支持和便利条件。首先，会议主办方要考虑会议场地和设施的可用性，要选择拥有多样化、现代化的场地和设施，以满足不同的会议活动需求。其次，酒店和住宿设施的多样性和质量也是考虑因素，要选择高品质的酒店和住宿场所，以满足参会者的不同需求和预算。最后，城市的良好形象、商业资源、文化资源和自然资源也尤为重要，要选择拥有多样化的商业中心、购物场所、文化景点、自然风光的城市，方便为参会者提供独特的愉悦体验和活动选择，进一步提高会议的质量和吸引力。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.政策倾斜性原则</p>
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<p>该原则强调在会议选址时要考虑会议目的地政府的相关政策对举办会议的支持和倾斜程度，以促进会议的顺利举行并提高其影响力。会议主办方需考虑地方政府对该会议项目的政策支持，例如提供补贴、税收优惠、行政审批和许可便利、协助、宣传支持等方面的政策。在会议选址时，应优先选择政府鼓励发展会议产业的城市。政府对会议项目的优惠政策和便利措施可以减少主办方筹备会议的时间和精力，减轻经济负担，对会议的顺利举行和推广起到积极的促进作用。
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</p>
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<p class="zt-h6">5.预算可行性原则</p>
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<p>预算可行性原则在会议选址中起着重要作用。会议通常可以分为营利性会议和非营利性会议两类，营利性会议是指通过会议的举办，主办方直接从会议中获取一定的利润；非营利性会议则不以营利作为直接目的。对于非营利性会议，会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上选定与预算相符的会议举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员可接受的费用预算，并据此选择合适的会议举办地。在选择会址
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</p>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">94</span>
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<p class="td-0">
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时，需根据预算范围内的费用考虑整体预算，确保在主办方可承受的范围内。会议主办方可以通过与地方政府、商业伙伴和酒店等合作，争取优惠条件和赞助支持，以降低会议成本。
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</p>
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<p class="zt-h6">6.参会者偏好原则</p>
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<p>了解参会者的偏好和需求，如参会者的地理分布、行业背景、当前需求等，根据会议的主题、目的和参会者的背景特点，选择能够吸引和符合参会者偏好的城市。这样可以增加参会者的积极性和满意度，提升会议的成效和影响力。主办单位可通过问卷调查或市场研究等方式，了解参会者对于会议选址的偏好和关切点，尽量满足其利益和期望。例如，如果会议的主题是科技创新，选择在科技创新领域较为发达的城市举办会议，能够吸引更多相关行业的专家和企业参与，提高会议的质量和参与度。
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</p>
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<h5 id="e144">（三）会议选址应考虑的因素</h5>
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<p class="zt-h6">1.会议类型</p>
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<p>一般来说，大型会议会选择在大城市举办，主要是因为大城市便于安排食宿；举办培训活动的最佳环境是专业培训中心或旅游胜地的培训点，这里通常能提供专门服务人员和设施；研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境，因此需要比较安静的场所，一般多选择郊区酒店；企业经销商年会或其他性质的年会，其会议地点一般将根据会员的特点选择一些风景名胜区；而一些重大的奖励、表彰会议则会选择有较高知名度的会场举行（如人民大会堂），以显示其非凡的意义。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.参会者可达性</p>
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<p>（1）会议地点与会议主办单位及参会者所在地的距离应适中。会议有全国性会议和地方性会议之分。距离的适中不仅是地点的问题，还涉及交通成本的问题，从节约的原则出发，应考虑尽可能减少交通费用。</p>
|
<p>（2）应充分考虑会议地点与会议前后的旅行的关系。会议前后的旅行通常不在会议承办单位的考虑范围之内，因此很容易在选择会议地点的时候被忽略。会议主办单位首先要弄清楚参会者是否需要进行这些旅行，如果需要，那么会议地点应该邻近机场或火车站。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.举办地的会议历史</p>
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<p>（1）主办单位是否在这个地点举办过会议。从前的会议记录在回答这个问题的时候十分有用。不论内部承办单位还是外部承办单位，都应该清楚会议的主办单位以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何，对其是否满意，参会者是否就会议地点有过任何反馈，都应予以考虑。
|
</p>
|
<p>（2）是否有熟人在这个地点举办过会议。即使会议的主办单位或策划者从前使用过某个会议地点，征求他人尤其是熟人的意见，对策划者的选址判断也会有一定帮助。当然，他人的情况可能与你的并不相同，因此其意见并不能被当作精确的数据来参考。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.会议地点的服务设施条件</p>
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<p>（1）考虑停车场容量。在市区内举办的一日会议应特别注意会址是否有足够的停车位；若是涉及外地嘉宾参会的情况，应考虑大巴的停车位。</p>
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<p>（2）会议地点是否有商店。大多数会议地或附近都有商店，出售一些基本的日用品，如盥洗用具、全国性报刊及其他读物、小食品，甚至还设有美容院和理发店等基础服务条件。</p>
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<p class="zt-h6">5.综合费用情况</p>
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<p>（1）会议地点的收费形式。会场的收费有不同的形式，会议主办单位应该在各个</p>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">95</span>
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<p class="td-0">具体的会议地点详细了解那里的收费方式。</p>
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<p>（2）会议地点淡旺季价格波动规律。通常在每年的业务淡季，会议地点的价格会下调。例如在美国，夏季是佛罗里达和夏威夷的淡季；而冬季则是一些北方会议举办地的淡季，滑雪胜地除外。如果对某个地点或某个地区特别感兴趣，可以考虑把会议安排在那里的淡季举行。
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</p>
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<p>（3）会议地点对附加收费的规定。会议承办单位务必要在确定选址前与对方沟通，了解附加收费项目，可以将所有的收费项目开列出来，并商定是否需要支付附加费用。</p>
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<p class="zt-h6">6.餐饮、住宿、安保条件</p>
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<p>（1）考虑餐饮情况。例如：考虑就餐地与会场是否在同一地址，若不在同一地址是否会增加交通成本；还应考虑餐厅面积及设施，能同时容纳多少人就餐，以及是否提供自助餐服务。</p>
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<p>（2）考虑住宿情况。若会议期间需要住宿，应考虑房间数量，包括普通单床、双床房间数量，以及房间内是否提供常备酒店服务设施。</p>
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<p>（3）考虑会场安保条件。如会场是否配备有灭火器、是否配备有安保队伍，以及确定就近的医疗救护中心位置。</p>
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<p class="zt-h6">7.会议地点附近的景点</p>
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<p>（1）当地的景点是否在会议地点附近。许多会议地点的附近都有一些当地的名胜景区。会议承办单位应该留意到这些名胜景区，向会议地点的工作人员、当地历史协会或其他一些民间组织咨询相关的信息。</p>
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<p>（2）参会者是否会对这些景点感兴趣。不同性质的会议和参会者对不同的景点感兴趣。公众大会的主办单位和公司雇主通常不太重视会议当地的风景名胜。当地景点只对那些激励性的会议比较重要，如产品培训会等，因为这类会议将对参会者进行回报。协会组织在主办会议的时候会特别注意将当地风景名胜作为会议的一个特色，并以此来吸引参会者参加。如果参会者对会议当地的风景名胜感兴趣，承办单位就可以在会议日程中适当安排一些参观时间。
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</p>
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<div class="mindMap">
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<span class="fl">【拓展阅读4-11】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(11)">国内会议选址实践</span><span
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</div>
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<h4 id="d052"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议选时</span></h4>
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<p>会议时间的策划同样涉及两个方面：一是什么时候召开会议最为合适；二是会期的长短。总体来讲，会议选时同样要考虑“大时间”“小时间”。大时间，是指会议何时召开，一般来说节假日、双休日不宜安排会议。小时间，则是指会期长短，即会议召开当日具体的时间段，应考虑会议举办的时间与工作日上下班时间一致。
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</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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</div>
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<h5 id="e145">（一）会议选时的原则</h5>
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.时机原则</p>
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<p>会议的策划首先应准确把握会议召开的时机，具体包含以下三方面的含义。</p>
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<p>（1）解决问题的时机必须成熟。如果说会议的目的是解决问题，那么解决这些问题的时机，则是会议主办单位在确定会议时间时必须首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，此时召开会议才能水到渠成。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。
|
</p>
|
<p>（2）时机成熟的会议应当及时召开。问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟，则会议应及时召开。如若拖而不议，将会错失良机，贻误工作。</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第96页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">96</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p>（3）选择合适的会议时间。合适的会议时间，一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题；二是指会议召开的时间有利于推动工作；三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.需要原则</p>
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<p>会期的长短要依据会议的实际需要来确定。一般要考虑以下几个问题：一是会议的各项议程是否能够完成；二是会议的发言是否充分，参会者能否充分表达意见；三是会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决；四是是否需要留出一定的机动时间以应不测。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.成本和效率原则</p>
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<p>会议时间的长短与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">4.协调原则</p>
|
<p>会议往往是领导人的主要活动形式，安排会议，特别需要注意协调各领导人参加会议的时间，以免相互冲突。如果是多边会议、联席会议，或者是共同主办的会议，还应当与其他方面协商确定举行会议的具体时间。
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</p>
|
<p class="zt-h6">5.合法合规原则</p>
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<p>由法律法规以及组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。</p> -->
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<h5 id="e146">（二）会议选时应考虑的因素</h5>
|
<p class="zt-h6">1.参会者的空档期</p>
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<p>确保会议的主要领导人、嘉宾和演讲者在选定的时间段内能够参加会议。他们的参与对于会议的重要性和影响力至关重要。</p>
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<p class="zt-h6">2.参会者的准备时间</p>
|
<p>针对学术会议、招标会议、论证会、听证会等特殊类型的会议，参会者需要有足够的时间准备相关文件或发言材料。因此，会议的时间选择要充分考虑给参会者留出充足的准备时间。</p>
|
<p class="zt-h6">3.会议筹备进度</p>
|
<p>确保会议的各项组织和准备工作能够在选定的时间内完成，包括场地预订、会场搭建、设备调配、会议资料的编制和分发等。选定合适的会议时间，能够为会议组织者提供足够的时间来安排和执行这些工作，以确保会议的顺利进行。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">4.行业季节性</p>
|
<p>根据所在行业的季节性特点，选择较为适宜的时间段举办会议，避免与行业的高峰期或淡季冲突，以确保能够吸引更多的参会者。</p>
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<h5 id="e147">（三）会议时间安排规范</h5>
|
<p class="zt-h6">1.提前通知和确认</p>
|
<p>会议组织者应将会议的时间、地点、主题和议题提前通知所有参会者，并确保参会者在收到通知后及时确认是否能够参加。这样可以避免时间冲突或不必要的参会人员变动。</p>
|
<p class="zt-h6">2.考虑参会者的状态</p>
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<p>会议组织者应避免在员工上班的第一个小时和刚用完餐后的时间安排集思广益方面</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第97页 -->
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<div class="page-box" page="111">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">97</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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的会议。应选择适合参会者的工作状态和能集中注意力的时间段，如10：00—12：00或15：00—17：00时间段。
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</p>
|
<p class="zt-h6">3.公平公正原则</p>
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<p>在选择会议时间时，会议组织者要尽量考虑参会者的可用性和便利性，避免偏袒某一方或某个人的利益，应尊重参会者的日程安排，并充分考虑各行业、各部门以及不同时区的参会者需求。</p>
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<p class="zt-h6">4.合理安排会议时长</p>
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<p>会议的持续时间应根据议程和讨论的复杂程度进行合理安排。过长的会议可能导致参会者疲劳和注意力不集中，而过短的会议则可能无法充分讨论和解决问题。</p>
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<p class="zt-h6">5.避免连续会议</p>
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<p>连续会议指多个会议在短时间内紧密排列，导致参会者无法充分休息和准备。会议组织者应尽量避免将会议安排在同一天或密集的时间段内，而应给予参会者足够的间隔时间，让他们有时间处理会议内容和做好准备。
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</p>
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<p>天时与地利兼备，方可把握成功契机。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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</p>
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</div>
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-12】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(12)">国内会议选址实践</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<svg @click="openQuestion(4)" t="1736157124915" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024"
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|
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c017"><span class="h3-zt1">第五节</span><span class="h3-zt2">媒介推广计划</span></h3>
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<p>媒介推广是利用电视、网络、报纸、新媒体等传播媒介进行推广、宣传的一种方式。媒介推广计划是指选择宣传所使用的媒体和媒体组合形式、拟定出稿日程方案的计划。</p>
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<h4 id="d053"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">媒介推广的目的</span></h4>
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</div>
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<!-- <h5 id="e148">（一）传递会议信息，刺激参会需求</h5>
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<p>媒介推广可以把会议的产品或服务信息准确及时地传递给潜在参会者或目标参会者，让他们了解到会议产品的质量、特色、服务项目和方式等，提高参会者对会议产品或服务的兴趣，刺激潜在参会者参加会议的欲望。
|
</p>
|
<h5 id="e149">（二）吸引受众注意，增强会议竞争</h5>
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<p>媒介推广是会议组织者开展宣传和竞争的重要手段，其独特、有新意而又系统周全
|
</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第98页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">98</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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的竞争方案，能极大地提高会议产品的竞争优势。精心周密的广告推广策划，能对会议产品和服务的相对优势有意识地进行强调，而且通过高强度、有吸引力的广告推广，可以将潜在参会者的注意力吸引过来，从而达到增强会议竞争力的目的。
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</p>
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<h5 id="e150">（三）扩大传播效果，塑造城市形象</h5>
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<p>由官方机构或半官方组织主办或承办的高规格的会议（尤其是国际会议），一般是出于“扩大传播效果，塑造城市形象”的目的进行媒介推广的。如中国政府承办的“世界妇女大会”“万国邮联大会”，上海市政府承办的“亚太经合组织（APEC）会议”，杭州市政府承办的“世界休闲大会”等主要是出于这样的目的进行推广。
|
</p>
|
<p>一个成功的会议活动可以迅速提高城市的知名度，会议活动是最有意义的城市广告，它能够向世界各地的参会人员宣传一个城市的经济发展实力和科学技术发展水平，向人们展示城市的精神风貌，扩大城市影响，提高城市在国际上的知名度和美誉度。同时，城市知名度和美誉度的提高反过来又会吸引投资、促进旅游发展，从而推动城市经济的发展。
|
</p> -->
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<h4 id="d054"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">媒介推广的原则</span></h4>
|
<p>并非所有的会议都需要用市场化手段向外界推广，当会议属于：（1）内部会议；（2）涉密会议；（3）议题所涉及的专业性极强的会议；（4）规模较小的会议时，不需要进行媒介推广。会议媒介推广的原则如下。
|
</p>
|
<h5 id="e151">（一）定向推广</h5>
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<p>定向推广是指根据会议的性质和目标，以及参会者的特点、喜好和习惯，将推广重点放在目标受众最有可能感兴趣的渠道和媒介上。在推广会议时，主办方需要明确推广的目标受众群体是谁，需要考虑受众的身份、兴趣和需求，以及会议的性质和目标。定向推广原则强调推广的精准性和有效性，以及对参会者的精准定位。主办方在推广过程中，通过仔细分析和调研，了解参会者的需求和行为习惯，可以选择最有效的宣传方式。例如，一些常规办公性质的会议，如政府单位、事业单位的内部会议和工作会议，通常并不需要进行媒介推广。这些会议的受众主要是组织内部的员工，可以通过内部交流渠道（内部网站、内部邮件等）进行信息传递和宣传。相反，专业行业会议或某一领域的学术会议面向特定的专业受众，需要通过行业媒体、官方网站、会议通知、邀请函、行业QQ群、行业微信群等渠道传播会议信息，以确保信息传达给目标受众。同时，主办方还可以根据参会者的特点选择他们熟悉和习惯使用的社交平台及网站进行宣传，以增强推广效果。
|
</p>
|
<h5 id="e152">（二）突出价值</h5>
|
<p>在推广内容的安排上，主办方需要凸显会议的价值和重要性，强调会议能够给潜在参会者带来何种价值和收益。主办方可以通过突出会议的特点、亮点和议题，强调参会者能够获取的专业知识、行业资源和人脉关系等。例如，可以介绍会议的特邀演讲嘉宾、主题内容和议题设置等，以吸引参会者的关注并让他们意识到参加会议对他们的职业发展和学术研究的重要性。此外，主办方还可以在媒介推广中突出会议的特色，例如特别设置的专题研讨或工作坊，以及参会者可以参与的互动环节，提供更多的学习机会和交流平台。这些特色能够吸引潜在参会者的关注，让他们看到参加会议所能够带来的具体收益。
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第99页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">99</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e153">（三）真实宣传</h5>
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<p>真实宣传原则是指在对外宣传推广会议时，主办方要坚持真实、准确地宣传会议内容和信息。虚假宣传不仅会失信于参会者，还可能影响主办方的声誉和信誉。因此，主办方在宣传过程中应遵循信息透明、实事求是的原则，确保宣传内容与会议实际情况相符，不夸大会议的实际意义和影响力，不故意渲染会议的成果和效益。真实宣传原则的核心是对参会者负责，准确、真实地传递会议信息。通过坚持真实宣传原则，主办方能够树立良好的信誉，吸引更多有真实需求和兴趣的参会者，并为参会者提供有价值的会议体验。
|
</p>
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<h5 id="e154">（四）多层次传播</h5>
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<p>多层次传播原则是指根据不同的目标受众，采用不同形式和内容的宣传信息进行传播。会议可能面向多个群体，如专业人士、学术界、商界等。因此，传播的内容和方式就需要针对不同的人群进行定制。例如，针对学术界的参会者，可以通过学术期刊、学术专业社交平台、高校和研究机构的推广渠道来宣传会议。而针对商界的参会者，可以通过商业媒体、行业协会、商业社交平台等渠道进行会议宣传。不同的传播方式和内容能够更好地吸引不同受众的关注，进而提高参会者的参与度。
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</p>
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<h5 id="e155">（五）持续推广</h5>
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<p>持续推广原则强调会议推广是一个持续的过程，既包括会议召开前的推广，也包括会议召开后的推广。主办方需要制订详细的推广计划，在会议召开前及时展开推广活动，吸引目标受众的关注。具体的推广活动包括发布会议预告、邀请函、宣传海报等，确保这些推广活动的内容能够针对目标受众进行定向推广，准确传递会议的信息。同时，还要在会后及时总结会议成果，发布会议回顾、照片、演讲稿等内容，与参会者进行持续的互动和交流。此外，可以充分利用社交媒体平台进行线上推广，通过发布会议相关内容、与参会者互动和回应，提高会议的曝光度和参与度。
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</p>
|
<h4 id="d055"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">媒介推广计划的内容</span></h4>
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<h5 id="e156">（一）分析会议定位</h5>
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<p>分析会议定位是媒介推广成功的开始，明确的会议定位有助于扩展一系列的会议产品和服务，进而制定相应的推广策略。不同的会议定位不同，其宣传推广的范围和层次也就不同。</p>
|
<p>首先，应分析本会议与同类会议相比的竞争优势在哪儿，潜在参会者和目标参会者的欲望满足程度如何，本会议给参会者带来的核心价值是什么。</p>
|
<p>其次，应分析会议影响力的辐射范围。若是单位内部的会议，仅需要通过单位内部通知或口头、电话通知等形式进行宣传；若是面向外部整个行业、某个专业领域的会议，则需要借助一定的宣传推广手段。</p>
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<p>最后，可结合会议功能、地点、交通、设施等要素进行定位。会议组织者应从自身出发，考虑地点、交通、设施配置等因素进行宣传推广。如拉斯维加斯不仅是博彩业发
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第100页 -->
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<div class="page-box" page="114">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">100</span>
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<p class="td-0">
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达的国际城市，也是举办国际会议较多的城市。当地政府基于拥有优越的综合交通和配套设施的城市定位，打造核心竞争优势，并通过一系列宣传推广措施，吸引了众多的国际会议在当地举办。
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</p>
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<h5 id="e157">（二）分析会议受众</h5>
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<p>会议受众，又称为会议的客源市场。会议受众分析包括以下内容。</p>
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<p>首先，根据客源市场找到潜在或目标参会者。会议客源市场总体上可以分为国际市场和国内市场，国内市场又可以分为本地市场和外地市场。应根据客源市场不同，选择不同地域、不同影响力的媒体进行会议宣传推广。
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</p>
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<p>其次，对会议受众进行结构划分。主要包括两方面内容：一是媒体接触者都由哪些人构成，分析其年龄、性别、收入、职业、受教育程度等；二是该媒体的不同分区（如报纸的不同版面、电台电视的不同节目、杂志的不同栏目、网站的不同板块等）主要是哪些媒体接触者感兴趣。
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</p>
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<p>最后，对会议受众进行行业细分。目前国内会议市场占比最多的公司会议，多数是面向某个行业、某个领域吸引参会者付费参加。会议组织者应根据会议主题所覆盖的行业，将潜在参会者和目标参会者进行行业细分，使前期会议邀请工作做到有的放矢。
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</p>
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</svg>【小资料4-7】会议受众分析示例</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>“上海会议与旅游产业发展论坛”由上海市旅游局和北京市旅游发展委员会联合举办，上海旅游会展推广中心承办。组织者对会议受众进行了以下较为细致的行业细分，可供参考。</p>
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<p>（1）国际会议与大会协会（ICCA）中国以及亚太区会员。</p>
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<p>（2）专业会议公司和从事会奖旅游的旅行社高级从业人员。</p>
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<p>（3）会议型酒店、会议中心和会展场地中高层代表。</p>
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<p>（4）旅游业和会展业政府代表。</p>
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<p>（5）高校会展专业代表。</p>
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<p>（6）商业会议公司、协会、市场策划人员。</p>
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</div>
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<h5 id="e158">（三）选择匹配媒体</h5>
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<p>选择媒体对象的第一步，就是对宣传推广目标和策略进行全面的分析和评价，以便按照宣传目标和策略的要求，选择最合适的媒体对象。</p>
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<p>宣传推广目标的不同影响着具体媒体对象的选择。例如，如果会议的宣传推广目标是要在国内不同的地区市场扩大知名度和吸引更多的参会者，那么就需要既选择全国性媒体，又选择地方性媒体；如果会议的宣传推广目标在于提升会议知名度或办会城市形象或者城市品牌形象，那么就要选择能与其形象、地位相匹配的媒体；如果会议宣传推广的目标在于能够直接促使参会者采取购买行动，就要考虑能达到此目的的媒体。
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</p>
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<p>同时，媒体宣传推广策略的不同也影响着媒体对象的选择。例如，低价渗透策略往往需要选择接触人数众多、传播面广的媒体；而以声望定价的产品，往往需要在高品位的媒体上发布，以树立其高价位的品牌形象。因此，会议组织者对会议宣传推广的目标、营销策略了解得越多，媒体选择就会越准确。
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</p>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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</svg>【小资料4-8】不同媒体的传播特点（见表4-3）</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p class="img">表4-3 不同媒体的传播特点</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0125-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<!-- 第102页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">102</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e159">（四）设定传播主线及传播主题</h5>
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<p>传播主线可以理解为会议向参会者或利益相关者传递的有关会议的核心价值，或重点向参会者或利益相关者传递的信息。在设定传播主线时，应围绕会议主题、会议核心价值、会议宗旨、会议受众的需求进行。同时，传播主线不可太多，围绕1～2条主线精心设计具体传播内容即可。
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</p>
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<p>传播主题也称会议的广告宣传语或宣传口号。传播主题可从会议的目标、主题创意、会议议程、会议形式、会议风格、会议产品及会议品牌的特色等方面进行提炼。</p>
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<h5 id="e160">（五）确定传播策略</h5>
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<p>传播策略是指在综合了解传播对象的内容、特点以及传播受众的心理特点、情况之后，运用多种媒介方式，多管齐下，各有侧重，最终在传播过程中完成对传播对象的形象塑造，使得传播受众形成预期的传播形象概念。
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</p>
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<p>在确定传播策略时，要注意会议核心价值是塑造会议品牌的终极追求，是一个会议媒介推广活动的原点，即会议媒介推广的一切传播活动都要围绕会议核心价值而展开。</p>
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<p>应根据不同阶段的媒体目标合理制定媒体传播策略，然后按照其重要性对传播策略的实施步骤进行排序，根据实际确定传播策略的优先顺序。</p>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-13】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(13)">会议宣传推广渠道</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e161">（六）撰写媒体执行方案</h5>
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<p>媒体执行方案的主要框架如下。</p>
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<p class="zt-h6">1.基本信息</p>
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<p>基本信息主要包括标题、摘要和前言。其中，摘要既是媒体执行方案的内容提要，也是对整个媒体执行方案的概述，它有助于审阅人员在短时间内把握整个方案的全貌。前言是对媒体执行方案的基本策略和要素进行的简要评述。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.背景分析</p>
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<p>背景分析应从宏观和微观角度分析会议项目所处环境及自身情况，分析会议产品的营销计划和广告计划，并总结出这些因素对媒体执行方案的影响和制约。</p>
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<p class="zt-h6">3.媒体目标阐述</p>
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<p>根据上述分析制定媒体目标，即对媒体执行所要达成的目的或目标作出明确与可行动的宣告。这个目标应该是具体的、详细的、可测量的、有可能完成的。</p>
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<p class="zt-h6">4.媒体策略</p>
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<p>这是媒体计划的核心，需要详细阐述。首先，应阐述怎样从媒体选择、媒体配合、宣传推广日程频次安排、费用分配等方面达成媒体宣传推广目标。其次，阐述应围绕怎
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</p>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">103</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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样达成媒体目标这一核心问题展开，每一个策略都必须陈述其产生的原理、使用的标准、与产品的适宜性等。最后，阐述的过程最好用数据、图表等直观形式对策略加以解释，增加分析的科学性与可信度。
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</p>
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<p class="zt-h6">5.媒体计划细节和说明</p>
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<p>这一部分主要用数据证明媒体计划的科学性，阐述媒体计划的执行要素以及选择各种策略及媒体的理由。例如，用数据证明所选媒体及媒体组合是符合媒体选择标准和预算控制要求的；用数据表明媒体组合所达到的净到达率、接触频次、频次分布、总接触人次；计算出所选择的全部媒体的千人成本；计算出每种媒体每月使用的次数、花费；其他对制订执行计划有用的数据。
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</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料4-9】千人成本法</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>千人成本法是指在同类媒体上将同样数量的信息传播给一千个人所花费的成本。</p>
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<p>计算公式为</p>
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<p class="center">千人成本=（该媒体广告收费÷该媒体接触者总人数）×1000</p>
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<p>由于各类媒体广告收费的计价方式不同，具体计算也有所不同。例如，报纸、杂志通常以广告面积大小收费，而电台、电视通常以广告播放时间长短和次数收费，在运用时应该将公式稍作修正。</p>
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<p>例如，A报纸第一版48厘米×35厘米（全版）套红广告收费为50000元，订户为100000户；B报纸第一版48厘米×35厘米（全版）套红广告收费为70000元，订户为200000户。
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</p>
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<p>按千人成本法计算：A报纸广告千人成本=（50000元÷100000户）×1000=500元/千人，B报纸广告千人成本=（70000元÷200000户）×1000=350元/千人。经过计算可以看到，尽管A报纸广告收费比B报纸少，但实际的千人成本要比B报纸高。
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</p>
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</div>
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<p class="zt-h6">6.传播流程图和刊播日程表</p>
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<p>依据媒体策略编制出在一段时间内可操作的刊播日程表。</p>
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<h4 id="d056"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">媒介推广计划的制订</span></h4>
|
<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读4-14】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(14)">“业主自治”模式研讨会媒体推广方案</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e162">（一）总体方面</h5>
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<p class="zt-h6">1.媒介推广计划应分阶段进行</p>
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<p>某活动宣传推广，划分了前、中、后三个阶段，每个阶段的推广策略、内容、形式、达成效果一目了然，如表4-4所示。</p>
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<p class="img">表4-4 某活动宣传推广分期</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0127-2.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第104页 -->
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<div class="page-box" page="118">
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<div v-if="showPageList.indexOf(118) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">104</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>当然，除了前、中、后三个阶段划分，根据需要，媒介推广计划也可以划分为四个阶段，如市场预热期、宣传黄金期、媒体造势期、会后余热期。需要划分几个阶段，可以根据会议宣传推广的实际需求来决定，没有严格统一的要求。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.每个阶段都应有推广重点</p>
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<p>会议媒介推广不能一拥而上，要注意各阶段应有推广重点。表4-5是某论坛的宣传推广阶段重点划分。</p>
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<p class="img">表4-5 某会议宣传推广阶段重点</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0128-1.jpg" /></p>
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<p class="zt-h6">3.每个阶段都应选择适合的媒体</p>
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<p>不同媒体的阶段选择有所不同。一般情况下，会议召开前期适合选择网络媒体报道、召开新闻发布会宣传；会议召开期间适合选择电视媒体、纸媒报道；会后可综合采用多种媒体宣传。</p>
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<h5 id="e163">（二）预算方面</h5>
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<p>首先，争取合理分配有限预算，在保证投放效果的同时，力争少花钱。</p>
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<p>其次，应明确每阶段大致费用分配。每个会议组织者在宣传方面的预算是不同的，有的可能高达上万元，只能寻求商业赞助。这就决定了会议组织者必须根据自己的宣传预算来合理地选择媒体，以达到最佳的宣传推广效果。
|
</p>
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<p>对于会议组织者而言，宣传推广是一项既有益又昂贵的投资，会议组织者应对每个阶段媒体的选择量力而行、量体裁衣。这就要求会议组织者在媒体投放之前，必须对要选择的媒体的价格合理性进行大致甚至较为精确的测算。
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</p>
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<h5 id="e164">（三）媒体方面</h5>
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<p>媒体方面应考虑的问题包括：</p>
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<p>（1）你希望媒体报道什么信息？</p>
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<p>（2）报道的核心点是什么？媒体的兴趣点是什么？</p>
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<p>（3）何时何地需要媒体介入？</p>
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<p>（4）媒体以何种身份参会，是邀请宾客还是支持单位？</p>
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<p>（5）提前举办新闻发布会还是单独安排媒体采访？</p>
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<!-- <h4 id="d057"><span class="zt-h4">五</span><span class="qyls-h4">媒介推广计划范例</span></h4>
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<p>以下是两个会议项目宣传推广计划的部分内容，前者是某校会展专业学生撰写的方案，后者是实际落地的会议方案。</p> -->
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</div>
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</div>
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<!-- 第105页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">105</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <h5 id="e165">（一）厦门海上休闲旅游论坛宣传推广计划</h5>
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<p class="center"><b>厦门海上休闲旅游论坛宣传推广计划</b></p>
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<p><b>一、宣传推广的目标</b></p>
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<p>1.传递海上休闲论坛的基本信息；</p>
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<p>2.扩大海上休闲论坛的认知度和影响力，吸引更多的参展商和专业观众；</p>
|
<p>3.树立海上休闲论坛的品牌形象，为后续发展做好准备工作；</p>
|
<p>4.宣传展示厦门的形象，做好厦门城市与论坛的综合推广；</p>
|
<p>5.吸引更多的旅游机构、投资机构关注海上休闲产业开发，提高开发海上休闲资源的积极性；</p>
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<p>6.唤起广大市民对论坛以及厦门的兴趣，关注并参与海上休闲产业开发。</p>
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<p>提示：该方案的宣传推广目标太多，实际工作中很难量化和完成，应归纳整理为3个主要目标。</p>
|
<p><b>二、宣传推广目标受众</b></p>
|
<p>1.各海滨旅游景区、度假村、主题酒店；</p>
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<p>2.国内外从事旅游业务的旅行社；</p>
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<p>3.旅游商品、旅游纪念品设计机构、生产销售厂商；</p>
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<p>4.国内各海滨娱乐场所的管理者、休闲产业开发的高成长性企业；</p>
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<p>5.投资公司、资产管理公司；</p>
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<p>6.文化传媒机构；</p>
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<p>7.海上运动项目俱乐部（游艇、帆船等）；</p>
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<p>8.旅游地产开发商等；</p>
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<p>9.海上休闲产业发展相关学者、研究机构。</p>
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<p>提示：上面的受众划分比较笼统，建议受众应归类，如行业、企业、研究机构、院校等。</p>
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<p><b>三、宣传推广的途径与方式</b></p>
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<p>（一）综合宣传与推广思路</p>
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<p>1.宣传主线</p>
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<p>论坛形象、城市形象综合宣传—招商宣传—活动宣传—论坛现场宣传—宣传论坛成果及后续报道。</p>
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<p>2.宣传策略</p>
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<p>整个媒体投放策略贯彻“高到达、强频次、广覆盖”的宣传宗旨，在宣传中有效整合电视、广播电台、报纸、网络媒体，将论坛的信息从国家级到省级再到地方级全面渗透。论坛前期以每周一篇的频率发布新闻稿。同时为了增强新闻性和可读性，吸引更多的专业观众，除了直接反映论坛的价值定位外，考虑从多角度出发，对必要的参会企业进行专访，提高论坛和参展单位在厦门的知名度。通过名人、政府官员和社会的评价，间接体现本届论坛的主题和特色。
|
</p>
|
<p>提示：并非所有的会议宣传策略都一定要“高到达、强频次、广覆盖”。宣传策略一定要找准宣传受众，面向受众进行精准宣传和推广。若该会议社会影响力和行业影响力较大，可以采取广覆盖的策略；若该会议仅面向某一行业或某一领域，应针对本领域或本行业的受众进行宣传，争取覆盖到会议细分受众。
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第106页 -->
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<div class="page-box" page="120">
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<div v-if="showPageList.indexOf(120) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">106</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（二）推广媒介的选择</p>
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<p>1.主流报纸</p>
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<p>以《中国旅游报》《福州晚报》《厦门晚报》《海峡都市报》《海峡导报》《厦门商报》《厦门日报》为发布广告的主要载体，投放广告宣传，推出论坛系列新闻报道，对论坛前期的相关活动进行跟踪新闻报道。在论坛临近开幕之际，投放整版的预祝广告；论坛期间，每天在报刊的显眼位置报道论坛的最新情况。
|
</p>
|
<p>2.专业杂志</p>
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<p>在《中国旅游地理》《旅游休闲》《时尚旅游》《中国会展》等专业杂志上刊登广告进行持续宣传，介绍论坛信息。在招展阶段，对论坛进行专访，详细介绍论坛举办的意义和论坛提供的机会平台。在论坛开幕前，投放预祝广告。论坛结束之后，发表论坛的总结评价。
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</p>
|
<p>3.电视、广播</p>
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<p>利用电视媒体（如福建电视台、东南电视台、海峡卫视、都市时尚台等），广播媒体（如福建广播电台）进行宣传。在论坛前期筹办阶段和开幕式阶段进行新闻报道，在论坛举办期间对论坛取得的成果进行报道。</p>
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<p>4.网络宣传</p>
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<p>将新浪、腾讯、政府官网、中国会展网、各类旅游网站等作为网络支持媒体，制作论坛专题，建立专门网站广泛发布论坛的信息并在官网上投放调查问卷，注册官方微博公布动态，在各类论坛以及厦门城市宣传片中投放素材。
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</p>
|
<p>5.邮件投递</p>
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<p>向相关企业投放邮件，配合电话营销，直接对企业进行宣传推广。</p>
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<p>6.城市广告宣传</p>
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<p>自2月中旬起利用灯箱广告牌位发布论坛宣传广告，分别在公交车站、地铁站、轻轨站发放该广告。</p>
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<p>7.活动宣传</p>
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<p>开展沙滩认领、微电影征集、微博互动等子活动，利用网上评比的环节，展示厦门城市风貌，宣传推广中国（厦门）海上休闲旅游产业发展论坛。</p>
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<p>（三）宣传推广进度安排</p>
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<p>表4-6是本论坛的宣传推广进度安排表。</p>
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<p class="img">表4-6 论坛宣传推广进度安排表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0130-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">107</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p><b>四、宣传效果分析</b></p>
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<p>论坛的宣传方式主要是大众媒体方面的宣传，包括电视、杂志、报纸、广播、网络等，还有一些其他方式的宣传，如短信宣传、发放调查问卷等。这些都是最常见、效果最好的宣传方式，通过这些方式，可以覆盖整个厦门的宣传，图4-2为宣传效果分析图。
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</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0131-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图4-2 宣传效果分析图</p>
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<h5 id="e166">（二）第六届亚洲传媒论坛媒介推广计划</h5>
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<p class="center"><b>第六届亚洲传媒论坛媒介推广计划</b></p>
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<p><b>一、宣传基调</b></p>
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<p>此次会议是以各国传播学、国际公关、国家形象研究学者为主体，传媒机构、国家相关部门共同参与的学术会议。因此，在媒介选择与执行方面，应以学术型媒体为主要阵地，以参会者所在单位涉及的媒体为依托平台，并惠及大众，引起社会共鸣，最终达到体现学界的社会责任与人文关怀、扩大论坛及相关主办单位在学界及业内的知名度和影响力的效果。
|
</p>
|
<p><b>二、媒体选择范围</b></p>
|
<p>可供选择的媒体主要分为以下几种。</p>
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<p>（一）报纸</p>
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<p>在北京有影响力的主流报纸（如《新京报》）、在全国有影响力的主流报纸（如《南方周末》）。</p>
|
<p>（二）大众杂志</p>
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<p>有选题、有深度的杂志（如《新周刊》《三联生活周刊》）。</p>
|
<p>（三）专业杂志</p>
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<p>学术刊物（如《现代传播》）、专业杂志（如《国际广告》）。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">108</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e167">（四）网络媒体</h5>
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<p>传媒专业网站（如中华传媒网）、公共关系专业网站（如中国公关网）、门户网站（如搜狐）。</p>
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<p>（五）数据库</p>
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<p>会议论文集、中国重要会议论文全文书籍库。</p>
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<p>（六）博客</p>
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<p>工作人员和专家的博客。</p>
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<p>（七）电视</p>
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<p>可与具有公信力的电视台开展栏目合作。</p>
|
<p>（八）自有媒体</p>
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<p>中国传媒大学主页、亚洲传媒研究中心主页、公关舆情研究所主页、其他合作机构网站、校园平面媒体（海报、宣传栏等）、校园电视台和广播台等。</p>
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<p><b>三、推广进度安排</b></p>
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<p>此次的媒介推广计划分为五个阶段：会议信息发布阶段、媒体前期造势阶段、会议报道阶段、后续宣传阶段、议题整理阶段。</p>
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<p>（一）会议信息发布阶段</p>
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<p>此阶段主要发布以会议通知为背景的征稿启事，目的是进一步扩大学者的邀请范围，收集高质量的论文，引起学界的注意和参与，如表4-7所示。</p>
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<p class="img">表4-7 会议信息发布阶段工作</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0132-1.jpg" /></p>
|
<p>（二）媒体前期造势阶段</p>
|
<p>1.话题预热</p>
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<p>利用国庆节前后媒体和民众、多个国家和民族的高度关注，以及国内高涨的爱国热情，设置议题，引发讨论，为论坛预热，如表4-8所示。</p>
|
<p class="img">表4-8 话题预热工作</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0132-2.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">109</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>2.话题升温</p>
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<p>面向大众，为论坛搭建网络宣传平台，提供全面、及时的信息，提高全民的关注度，引发主题讨论，为迎接论坛拉开序幕。面向学界，实时跟进论坛进展情况，使“第六届亚洲传媒论坛：国家形象传播”这一热点全面升温，吸引学界人士的广泛关注，聚拢人气，提升学界的影响力，如表4-9所示。
|
</p>
|
<p class="img">表4-9 话题升温工作</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0133-1.jpg" /></p>
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<p>（三）会议报道阶段</p>
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<p>拟邀请26家媒体进行会议报道，媒体邀请名单如表4-10所示。</p>
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<p class="img">表4-10 会议报道阶段工作</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0133-2.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">110</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（四）后续宣传阶段</p>
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<p>进行为期一个月的校园后续活动宣传，如表4-11所示。</p>
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<p class="img">表4-11 后续宣传阶段工作</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0134-1.jpg" /></p>
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<p>（五）议题整理阶段</p>
|
<p>1.参与电视访谈节目</p>
|
<p>时间：论坛期间或结束后几天内，如11月15—25日（保证专家在节目录制地点）。</p>
|
<p>方式：隐性植入。与著名电视台的访谈节目合作，以“国家形象”为话题，并邀请参加本届“亚洲传媒论坛”的专家（包括国内和国外）作为节目的嘉宾参与节目的录制。</p>
|
<p>目的：扩大论坛的社会影响力。借助电视媒体在大众中的广泛影响力，以及著名专家、学者的权威性，使“国家形象”这一话题受到更多人的关注，同时通过在节目中隐性植入论坛信息，使人把对“国家形象”话题的关注转嫁到对本届论坛的关注上来，从而达到扩大论坛社会影响力的目的。
|
</p>
|
<p>可以选择合作的节目（根据具体情况，选择1～2个节目）如下。</p>
|
<p>（1）CCTV经济频道：××。××是CCTV经济频道的龙头栏目，也是中央电视台目前播出时间最长的严肃节目，每次节目都由突发事件、热门人物、热门话题或某一经济现象导入，捕捉鲜活经济事件，探讨新潮理念，演绎故事冲突，着重突出思想的交锋与智慧的碰撞。关注经济方面的社会热点问题，并邀请一些专业嘉宾来参与讨论，节目理性而客观，因而深受都市高知人群喜爱。
|
</p>
|
<p>节目录制地点：北京</p>
|
<p>（2）凤凰卫视：××××××。××××××是凤凰卫视最近很受关注的一档公众辩论秀节目，获得2007中国电视节目榜“年度电视节目”，每周萃取在社会、文化等方面发生的重大事件、焦点或热门话题，请来当事人或各界学者、专家名人担任嘉宾发表意见或精辟见解。节目以讨论形式进行，实话实说，直话直说。节目在网络上下载量
|
</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">111</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
|
高，在网民中有很好的口碑和影响力。
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</p>
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<p>节目录制地点：北京</p>
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<p>（3）东方卫视：××××××。××××××是由著名咨询企业领导主持的一个谈话节目，由热门事件、焦点人物、社会现象作为导入，探讨新潮经营理念，捕捉鲜活管理实例，演绎企业得失故事，嘉宾为国内外顶级企业经理人。目标受众为关注财经界动态、关注前沿思想，并具有管理和决策精神的社会精英人士。节目在全国范围，特别是在上海有很大影响力。
|
</p>
|
<p>由于××××××的话题以财经类为主，因而合作的突破在于找到“国家形象”与经济发展的结合点。</p>
|
<p>节目录制地点：上海（可以让来自上海的参会专家参加）</p>
|
<p>（4）贵州卫视：××。××是贵州卫视2007年新开办的一档谈话类节目，主持人既是发表观点的嘉宾，也是引导其他嘉宾发表观点的主持人。每期同时邀请一位嘉宾就相关话题展开讨论。节目的影响力相对来说较小，但由于是与我校合办的栏目，所以合作的机会较大。
|
</p>
|
<p>节目录制地点：北京</p>
|
<p>2.与深度报道媒体开展选题合作</p>
|
<p>年末，与《新周刊》开展选题合作，进行一年来国家形象的盘点以及深入分析。利用会议为记者提供便利的采访条件和选题角度，利用自有资源为媒体提供新闻材料。媒体给予会议和研究中心一定版面的报道，并开展长期合作。
|
</p>
|
<p><b>四、媒介预算</b></p>
|
<p>本论坛的媒介预算主要包括媒体邀请费、材料费、海报制作费、电视节目合作费、杂志合作费等。</p>
|
<p><b>五、其他</b></p>
|
<p>重要学术期刊的沟通应在10月完成，校内媒体要参与全程的报道。</p>
|
<div class="bk-1">
|
<div class="bk-11">
|
<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0125-01.jpg" />
|
</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
|
<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
|
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|
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|
</svg>
|
</span>
|
</p>
|
<h3 id="c018"><span class="h3-zt1">第六节</span><span class="h3-zt2">资金来源及预算计划</span></h3>
|
<h4 id="d058"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">资金的筹备渠道</span></h4>
|
<p>明确会议可用的资金额度十分重要，预先明确可使用的经费额度，就能依据额度制订全盘计划，如可邀请的嘉宾数量、可使用的会务材料等。</p>
|
<p>资金来源的依据主要有政府财政拨款、企事业单位规划的预算和其他机构资助。</p>
|
<h4 id="d059"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">制订预算计划</span></h4>
|
<p>在确定经费额度后就应该制订一个严谨的预算计划，以确保与会议相关的各项活动顺利进行。预算计划不是孤立的，应与会议的整体需求和目标保持一致。</p>
|
<p>完整的会议预算计划应包括以下几个方面。</p>
|
</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第112页 -->
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<div class="page-box" page="126">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">112</span>
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</li>
|
</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<h5 id="e168">（一）固定支出</h5>
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<p>无论参会者有多少人，固定支出总是不变的。简言之，不因人数变动而变动的支出称为固定支出，它包括会议场地租金、嘉宾邀请费、演讲者酬劳、会议材料设计制作费、设备租赁使用费，以及其他可能需要的开支。
|
</p>
|
<h5 id="e169">（二）可变支出</h5>
|
<p>参会者的数目会影响可变支出，因为它是以人头数来计算的。可变支出包括食宿、交通、现场资料、茶歇、小费以及货币兑换支出等。要注意的是，货币的兑换率是每天都在变动的，还要注意货币贬值或者通货膨胀现象，任何一种情况都会使预算计划受到影响。
|
</p>
|
<h5 id="e170">（三）间接支出</h5>
|
<p>间接支出主要包括与会议有关的行政管理费用，如员工补贴、办公费用、办公设备使用费用等。</p>
|
<h5 id="e171">（四）预算外支出</h5>
|
<p>无论预算计划多么完美，预算外支出总会突然出现，主要包括税收、超时场租费用、夜间运货支出等。要为这些没有预料到的、未计划的支出做好准备，这些支出加起来也可能是一个相当大的数目。</p>
|
<div class="bk-21">
|
<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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</svg>【小资料4-10】会议预算的具体内容</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>文件资料费：包括文件资料的制作费、印刷费，文件袋、证件票卡的制作费、印刷费用等。</p>
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<p>邮电通信费用：如发会议通知，则有将会议事项发电报、传真、电传、电子邮件或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。</p>
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<p>会议设备和用品费：如各种会议设备的购置费和租用费。</p>
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<p>会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。</p>
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<p>会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。</p>
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<p>会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。</p>
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<p>会议住宿补贴费：一般情况下，住宿费是由参会人员自理一部分，会议主办单位补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确参会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。</p>
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<p>会议伙食补贴：通常由主办单位补贴一部分，参会者承担一部分。</p>
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<p>会议交通费：参会人员的往返交通费用，如果由会议主办单位承担，则应列入会议预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入会议预算。</p>
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<p>其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。</p>
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</div>
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<h4 id="d060"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">实地询价</span></h4>
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<p>为制订一个较为确切的预算计划，要对会议各项花费的价格标准有所了解，即要进行询价。询价时，首先应明确调查的项目，说明需求的数量、要求的内容，多方对比，以作出最优选择。询价的范围即以上提到的各项费用，需要据此制作报价单。
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</p>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">113</span>
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<h4 id="d061"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">编制预算表</span></h4>
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<p>编制预算时应采用Excel制表记录预算各项内容，使预算模块化并及时更新。在编制预算表时，应注意以下事项。</p>
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<h5 id="e172">（一）列出所有支出项目</h5>
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<p>在编制会议预算表时，需要仔细列出会议涉及的各个支出项目，包括但不限于场地租赁费、餐饮费、交通费、住宿费、技术设备费、人员费等。确保没有遗漏任何费用项目，以便准确预估总预算。</p>
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<h5 id="e173">（二）确定预算金额</h5>
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<p>对于每个费用项目，根据实际情况和需求，确定相应的预算金额。可以参考市场价格、过往经验、询价和比较等方法来进行预估。尽量确保预算金额的准确性和合理性。</p>
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<h5 id="e174">（三）考虑启动资金</h5>
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<p>在编制会议预算表时，很多人常常在启动资金上出错，如未考虑启动资金，低估启动资金或启动资金过于依赖政府的财政拨款，希望能获得大额资金支持。实际上，会议的启动资金通常来自本单位自身的预算，较少有会议项目将政府拨款作为首要考虑的启动资金来源。若协会、企业主办会议存在启动资金不足的情况，可考虑寻求商业赞助。商业赞助可以为会议项目提供资金支持，并且有助于提升会议的规模和质量。
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</p>
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<h5 id="e175">（四）考虑变动因素</h5>
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<p>编制会议预算表需要考虑可能发生的变动因素，如市场价格的上涨、会议计划的变动、参会人数的变化等。例如，不同地区的服务项目报价有所不同，不能以普遍价格为准；交通、住宿费用因淡季和旺季价格有所差别。因此，在编制预算表时，需要预留一部分储备资金（也叫预算外支出）以应对这些可能出现的变动因素，避免预算不足的情况出现。
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</p>
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<h5 id="e176">（五）参考过往数据和实际情况</h5>
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<p>在编制会议预算表时，可以参考以往类似会议的预算数据，结合实际情况进行预估。过往数据和实际情况能够提供有价值的参考，帮助调整和修正预算金额，确保预算的准确性和可行性。</p>
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<h5 id="e177">（六）定期审查和更新</h5>
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<p>会议预算表制定后，需要定期审查和更新。在会议准备和实施过程中，会有各种因素影响预算。因此，应根据实际情况进行调整和修正，确保预算表的及时性和准确性。</p>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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</svg>【小资料4-11】会议预算表示例（表4-12）</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p class="img">表4-12 某会议预算表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0137-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<h4 id="d062"><span class="zt-h4">五</span><span class="qyls-h4">审核预算</span></h4>
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<p>审核预算前，要让起草人员将部分费用的细目表一并附上。如计算设备租用费时，应了解都租用了哪些设备，设备租用的行情是怎样的，不同型号、功能的费用差距有多大，主审秘书对这些都应了然于胸。</p>
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<p>对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响会议质量。</p>
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<p>会议经费预算示例：</p>
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<p class="center"><b>某公司新产品发布会经费预算</b></p>
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<p>公司定于2024年3月2日在某大厦一楼会议室召开新产品发布会。参会人员预计200</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第115页 -->
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<div class="page-box" page="129">
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<div v-if="showPageList.indexOf(129) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">115</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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人，现就会议所需各项经费提出预算。预算如表4-13所示。
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</p>
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<p class="img">表4-13 新产品发布会预算</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0138-1.jpg" /></p>
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<p>将表4-13的预算提交总经理办公会审核批准。</p>
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<p class="right">会议筹备小组</p>
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<p class="right">2024年1月10日</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0129-01.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·会议策划的首要工作就是成立策划小组，由策划小组拟定具体的策划方案。策划小组的工作内容主要包括制定目标、确定人选、具体运作。会议策划小组的人数以3～5人为宜，成员包括：业务主管、文案策划人员、设计人员、市场调研人员、媒体联络人员等。
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</p>
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<p>·会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态，是会务工作机构根据上级的意图和指示制定的详细周密的书面方案，具有可行性、程序性、请示性等特点。</p>
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<p>·政府会议的策划方案可以分为三类：会议竞标方案、会议执行方案和会议汇报方案。会议竞标方案，主要是给业务人员看的；会议执行方案，主要是给工作人员看的；会议汇报方案，主要是给领导看的。</p>
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<p>·会议策划方案一般包括会议简介、会议日程及相关安排、会议预算以及其他需要说明的事项等内容。</p>
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<p>·从我国目前会议市场上的会议类型占比来看，商务会议占比最高。商务会议策划方案的主要框架内容包括：（1）会议背景；（2）会议市场信息分析；（3）会议基本框架；（4）会议日程及子活动安排；（5）会议宣传推广；（6）演讲嘉宾及贵宾管理；（7）会议供应商管理；（8）会议赞助管理；（9）会议形象设计；（10）会议进程管理；（11）会议预算管理；（12）会议风险管理；（13）会议总结与评估。只要策划方案能概括会议策划的要素，能体现会议策划方案的一般内容，框架均可以灵活设置。
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</p>
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<p>·会议主题是对会议主要内容和实质问题的高度概括，会议潜在参与者通过它可以了解会议的大体内容。会议主题≠会议议题≠会议名称，会议主题包含会议议题。</p>
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<p>·会议形式通常包括全体会议、平行或分组会议等，具体包括开幕式和闭幕式、主题演讲和专题演讲、互动交流、圆桌会议、分组讨论等。</p>
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<p>·常见的会议合作单位主要有五种，分别为主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位。合作单位应根据受益原则和共赢原则进行选择。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第116页 -->
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<div class="page-box" page="130">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">116</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>·会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方，如会议要考虑选择在哪个地区以及哪个城市举行（大地点）；二是选择合适的会址，即会址具体在城市的哪个位置，应选择合适的场馆，包括会场、住宿的宾馆饭店等（小地点）。
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</p>
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<p>·会议时间的策划同样涉及两个方面：一是什么时候召开会议最为合适；二是会期的长短。总体来讲，会议选时同样要考虑“大时间”“小时间”。大时间，是指会议何时召开，一般来说节假日、双休日不宜安排会议。小时间，则是指会期长短，即会议召开当日具体的时间段，应考虑会议举办的时间与工作日上下班时间一致。
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</p>
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<p>·媒介推广是利用电视、网络、报纸、新媒体等传播媒介进行推广、宣传的一种方式。媒介推广计划是指选择宣传所使用的媒体和媒体组合形式、拟定出稿日程方案的计划。</p>
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<p>·完整的媒介推广计划应该包括：（1）分析会议定位；（2）分析会议受众；（3）选择匹配媒体；（4）设定传播主线及传播主题；（5）确定传播策略；（6）撰写媒体执行方案。</p>
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<p>·完整的会议预算计划应包括：（1）固定支出；（2）可变支出；（3）间接支出；（4）预算外支出。</p>
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<p><b>二、重点概念</b></p>
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<p>会议策划小组 会议策划方案 会议主题 会议合作单位</p>
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<p>会议选时 会议选址 会议媒介推广 会议预算计划</p>
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<p><b>三、思考讨论题</b></p>
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<p>1.会议策划小组的工作内容有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.one" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.会议策划方案的一般框架包括哪些内容？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.two" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.会议主题的构成要素有哪些？会议主题与会议议题有什么区别与联系？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.three" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>4.选择会议合作单位的步骤有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.four" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>5.会议选址应考虑的因素和原则有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.five" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>6.会议选时应考虑的原则和时间安排规范有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.six" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>7.完整的媒介推广计划包括哪些？制订媒介推广计划应考虑的问题有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.seven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>8.制订会议预算计划的内容有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.eight" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【综合案例分析】中国（川渝）预制菜产业大会总体方案</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>一、指导思想</p>
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<p>为贯彻落实《中共中央国务院关于做好2023年全面推进乡村振兴重点工作的意见》中关于“提升净菜、中央厨房等产业标准化和规范化水平，培育发展预制菜产业”的要求，加快推动全国预制菜产业高质量发展，推动食品产业再上新台阶，特举办中国（川渝）预制菜产业大会。会议采取主旨演讲、交流发言与现场参观相结合的方式，邀请国家行业主管部门、头部企业、科研机构、行业协会等参与，围绕预制菜产业“产业发展趋势”“新技术应用”“行业标准”等热点问题进行交流分享，推动食品工业延伸产业链条、提高供给质量和效率，不断满足人民群众日益增长的安全美味、营养健康、便捷多元的食品消费需求。
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</p>
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<p>二、大会背景</p>
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<p>为贯彻落实省委、省政府关于加快预制菜产业发展、大力培育区域产业品牌的重大决策和加快建设预制菜产业集群的战略部署，按照召开一次产业大会，打造一个精品产业品牌的战略，以遂宁预制菜产业为载体，充分发挥资源优势，创新工作思路，聚合各方力量，整合各种资源要素，培育川渝特色支柱产业，全力推动川渝
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第117页 -->
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">117</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-2">
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<p class="td-0">
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预制菜产业的发展，增强川渝预制菜产业原创力，提高川渝预制菜产业的知名度、美誉度和认可度，将中国预制菜产业新变化、新景象、新成果进行系统宣传推广。以川渝为核心，打造中国预制菜的金色名片，提升预制菜产业在国际国内市场的竞争力和影响力，促进中国预制菜产业实现大突破、大跨越、大发展，为遂宁乃至中国社会经济发展实现历史性跨越提供重要产业支撑。
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</p>
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<p>三、大会目的</p>
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<p>以打造“千亿级预制菜产业集群”为愿景，充分发挥川渝肉类罐头、腌腊酱卤等产业优势，打造川渝双城经济圈地域新名片，促进一二三产业联动发展。</p>
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<p>通过进行“三品”全国行暨中国（川渝）预制菜产品展销活动、举办中国（川渝）预制菜产业大会的形式，以中国（川渝）预制菜产业高质量发展峰会、工信部消费品司座谈会等系列活动，多种形式汇聚预制菜全产业链资源要素，搭建预制菜产业生产制造、龙头企业、电商平台、协（商）会沟通对接的桥梁，助力川渝预制菜产业抢占国内国际市场，推动中国预制菜产业高质量发展。
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</p>
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<p>四、大会内容</p>
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<p>（一）大会名称、主题</p>
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<p>大会名称：中国（川渝）预制菜产业大会</p>
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<p>大会主题：同创新“食”尚预制新“味”来</p>
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<p>（二）大会时间、地点</p>
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<p>大会时间：2023年4月25—27日，共3天</p>
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<p>开幕时间：4月26日上午9：30—11：30</p>
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<p>会议及展览展示地点：遂宁国际会展中心</p>
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<p>食宿建议地点：遂宁市首座万豪酒店</p>
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<p>展览规模：约4000m<sup>2</sup>，同期举办</p>
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<p>五、会议组织</p>
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<p>指导单位：中国食品工业协会、工业和信息化部消费品工业司、四川省经济和信息化厅、重庆市经济和信息化委员会、四川省教育厅、四川省农业农村厅、四川省商务厅、四川省经济合作局</p>
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<p>主办单位：遂宁市人民政府</p>
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<p>承办单位：遂宁市经济和信息化局、遂宁市农业农村局、遂宁市商务局、遂宁市经济合作局、遂宁发展集团公司</p>
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<p>协办单位：四川省食品饮料产业协会、四川省第三产业协会</p>
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<p>六、大会议程</p>
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<p>（一）遂宁市委、市政府主要领导会见重要客商和嘉宾</p>
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<p>（二）大会开幕式</p>
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<p>（三）与会领导及嘉宾巡展</p>
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<p>（四）中国（川渝）预制菜产业高质量发展峰会</p>
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<p>（五）工信部消费品司预制菜产业发展座谈会</p>
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<p>（六）遂宁市预制菜产业集群（企业、园区）参观考察</p>
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<p class="right">中国（川渝）预制菜产业大会组委会</p>
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<p class="right">2023年4月</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第四章 会前策划阶段</li>
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<span class="header-Number">118</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
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<p>1.中国（川渝）预制菜产业大会属于政府会议还是商务会议？阅读群体是谁？请给出理由。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.该方案全文字数仅1300余字，为何字数如此精简？请给出理由。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.ten" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.该方案的会议形式有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit4.eleven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第119页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">119</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h2 id="b005"><span class="h2-zt1"></span>第五章 会议前期筹备阶段</h2>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应熟悉会议前期筹备阶段的主要工作内容，理解会议报备的具体内容和材料，能组建合理的会务工作机构，掌握会场选择的具体内容及方法，理解筹备文化体验活动的具体内容，掌握发言人、嘉宾、参会者选择的要求，掌握执行媒介推广计划的主要内容，熟悉会议后勤保障安排的主要内容，能够做好会议前期筹备阶段工作。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告指出：“社会主义核心价值观是凝聚人心、汇聚民力的强大力量。”会议从业人员必须坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，践行社会主义核心价值观，遵守相关法律法规和政策规定，确保正确的政治方向、价值取向和舆论导向。同时，弘扬时代主旋律，将社会主义核心价值观融入社会发展、贯穿于会议筹备的各个环节。
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</p>
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<p>通过本章的学习，学生应切实树立规矩意识，增强纪律观念，加强前瞻性思考、全局性谋划，提前做好会议报批工作；坚守中国文化立场，提炼展示中华文明的精神标识和文化精髓；培养强化严谨细心，弘扬奋斗精神、奉献精神、敬业精神，培育时代新风新貌，确保会议前期筹备工作井然有序。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·会议报备的具体内容</p>
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<p>·会务工作的机构设置及人员分工</p>
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<p>·会场选择的具体内容及标准</p>
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<p>·筹备文化体验活动的具体内容</p>
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<p>·发言人、嘉宾、参会者的选择</p>
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<p>·执行媒介推广计划</p>
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<p>·会议后勤保障安排</p>
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</div>
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<p>会议前期筹备阶段是在确定会议主题、会议规模、邀请嘉宾等程序后，进入的具体的会议准备和会议推进阶段。大型会议一般以会议召开当日为准，往前倒推3个月即会议前期筹备阶段。一般商务会议则往前倒推1个月即前期筹备阶段。
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</p>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayedOne = !imgDisplayedOne">第五章
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会议前期筹备阶段</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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<p class="openImgBox mt-20 td-0" v-if="imgDisplayedOne"><img class="img-0" :src="mindMapTwo"
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第120页 -->
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<div class="page-box" page="134">
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<div v-if="showPageList.indexOf(134) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">120</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c019"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">会议报备</span></h3>
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<p>会议策划完成后，需要进行会议的报备工作，可分为会议的内部立项、对外协调和外部审批三方面。</p>
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<h4 id="d063"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">内部立项</span></h4>
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<h5 id="e178">（一）立项内容</h5>
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<p>会议组织者负责人员起草举办会议的请示文件，提供会议策划中已确定的基本内容，主要包括会议背景、目的、主题、名称、议题、时间和地点，拟邀请的参会人员和规模，拟联系的主办、支持和协办单位及会议经费的初步安排。
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</p>
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<h5 id="e179">（二）内部报批</h5>
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<p>如果立项申请部门需要就会议举办相关事项与主办单位内部的相关部门进行协调或需要其他单位协助或支持时，需要将会议的请示件抄送给协调会签单位进行审核，听取其有关会议组织的建议和意见，然后提交给主办单位的主要领导进行审批。
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</p>
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<h4 id="d064"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">对外协调</span></h4>
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<p>对外协调主要包括邀请会议主办、支持或协办单位和邀请组委会人员两部分工作。</p>
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<h5 id="e180">（一）邀请合作单位</h5>
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<p>想要邀请其他单位作为会议的主办、支持或协办单位时，需要行文征求其同意。商函中要提供会议举办的背景情况、目的、时间和地点、会议主题、拟邀请参加会议的潜在人员和规模，并提出具体的合作建议。例如，明确提出希望其作为主办单位还是支持或协办单位，请其以书面方式予以回复。此外，应附上会议筹备机构草案及会议情况的简单介绍，同时附上主办单位联系人员的名称及电话，以便于对方联系。
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</p>
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<p>在对外联系时，除正式发商函外，也要通过电话或拜会等方式进行及时、细致的前期沟通，随时解答对方有关会议情况的疑问并了解对方的合作意向。</p>
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<p>在联系相关单位作为会议的合作成员单位时，应注意以下问题。</p>
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<p>（1）邀请函的签发名义。应注意各单位间的匹配性，即以同一级别单位的名义发函。</p>
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<p>（2）发送的对象和方式。应根据不同情况，以恰当的方式将邀请函发送给相关机构或人员。</p>
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<p>（3）各合作单位间的关系协调。主要包括排名的先后次序、是否为独家合作方等问题，例如独家媒体支持、独家赞助商等。在最初策划会议时就要将这些问题考虑清楚，在宣传资料发送出去后最好不要轻易予以调整，以免失信于人或引起不必要的矛盾。在对合作方作出承诺前，也要权衡是否能够兑现自己的承诺。
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</p>
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<p>（4）明确权责利。对于合作单位的权责利要事先有所明确和约束，避免发生问题后互相推诿。</p>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(15)">邀请函示例</span><span class="mindMap-type"></span>
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<!-- 第121页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">121</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e181">（二）邀请组委会人员</h5>
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<p>根据已确定的组委会拟邀请人员名单分别邀请组委会成员，要根据不同的情况邀请相关人员。如拟邀请某个非常有声望的人士来担任组委会的名誉主任或主任一职，就要通过相应的渠道发送以主办单位或主办单位领导名义起草的邀请函，事先最好能够通过电话或拜访的方式进行前期沟通，使其对会议的情况有初步了解。
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</p>
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<p>如果邀请其他主办单位或支持单位领导担任组委会委员，一般要先征得相关单位同意作为会议的主办单位或支持单位，由其指定相应的人员担任组委会委员。可以在联系主办单位或支持单位的邀请函中提出，如其同意作为会议的主办单位或支持单位，须指定相应人员担任组委会委员一事，并请其回复时加以明确。
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</p>
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<p>如果邀请相关学者或咨询顾问人员担任委员，也要起草邀请函，并由专人负责与其沟通，解答有关会议组织的相关问题。</p>
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<h4 id="d065"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">外部审批</span></h4>
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<h5 id="e182">（一）会议报备的对象</h5>
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<p>根据相关规定，组织大型国际会议，会议主办方需要向政府主办部门进行报批或备案，得到批准后方可开始筹备。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.需要向国家主管部门申报的会议</p>
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<p>（1）在华举办的各类国际会议。</p>
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<p>（2）无论规模大小，涉及敏感问题、意识形态争议或邀请敏感人士参会的国际会议。</p>
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<p class="zt-h6">2.会议审批</p>
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<p>若是在国内举办大型国际会议，主要依据《中华人民共和国外国人入境出境管理法》。其中，涉及涉外会议的规定主要有“外国人持有效的签证或者居留证件，可以前往中国政府规定的对外国人开放的地区旅行（《中华人民共和国外国人入境出境管理法》第四章第二十条）”（由于国外嘉宾参会时间较短，并且办理会议签证耗时较长，因此一般情况下办理旅游签证即可）。
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</p>
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<p>在华举办国际会议，实行国务院和省级两级审批制度，主办方不得自行审批。以国际大型学术会议为例，需要报教育部审批，有的还需要报请国务院或国家其他部委审批。</p>
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<p>根据国家大型活动实行申报备案制，举办大型活动前，承办单位（或具体执行单位）须提前20天向当地公安机关及消防部门申报；申报同意后，由承办单位（或具体执
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第122页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">122</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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行单位）向当地安监部门备案，同时由安监部门负责通报有关部门和单位。
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</p> -->
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<p>报备方案中需注意以下两个问题：一是安排会场警卫和交通疏导。通知相关部门做好会场及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。二是电力和网络保障。会前与供电、通信部门沟通联系，安排保电、通信任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。
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</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料5-1】会议报备方案示例</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p class="center"><b>关于邀请市体育局联合主办“2020上海邮轮港国际帆船赛”的函（代拟稿）</b></p>
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<p class="left-call">上海市体育局：</p>
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<p>在贵局的指导下，在中国帆船帆板运动协会（以下简称“中帆协”）和市竞技体育训练管理中心的支持下，2019年5月上海邮轮港国际帆船赛（以下简称“上帆赛”）在上海吴淞口国际邮轮港成功举办，赛事受到社会各界的极大关注，得到五星体育、东方卫视、《新民晚报》等近百家一线媒体的报道。为继续探索拓展宝山水域及岸线功能，计划于2020年11月20日（星期五）至22日（星期日）在吴淞口国际邮轮港水域举办“2020上海邮轮港国际帆船赛”，推动打造本土明星帆船赛事。现就相关情况汇报如下。
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</p>
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<p>一、目的和意义</p>
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<p>1.助力培育消费新热点。在2019年成功办赛的基础上，接续举办业内颇受关注的帆船赛事，是体育赛事活动贯彻落实中央扩大国内消费需求的重要举措，是宝山利用自身独特资源、普及推广水上运动、拓展水上消费新增长点的积极尝试。
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</p>
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<p>2.助力打造明星赛事。举办“上帆赛”符合上海打造具有国际影响力的发展平台新高地，提升城市能级和核心竞争力的要求，有助于打造本土明星帆船赛事，进一步提升区域知名度和影响力，不断彰显海洋和海派文化。
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</p>
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<p>3.培育特色体育项目。从体育运动发展看，宝山具备发展水上运动项目的硬件优势，除邮轮港建设自然形成的100万平方米水域资源外，还有96米宽6.8千米长的罗蕴河、上海市第二大人工湖——美兰湖7万多平方米水域、长滩项目48万平方米水域，都比较适合开展皮划艇、赛艇、帆船、帆板、桨板等水上项目。近年来，市运会、全运会乃至奥运会的比赛项目中，水上项目逐年增多，且金牌比例不断增大，但我区目前青少年体育水上项目开展仍为空白，宝山亟须在水上项目方面填补空白，为上海水上运动事业做出贡献。
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</p>
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<p>二、赛事安排</p>
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<p>此次赛事拟使用珐伊28R统一级别帆船，珐伊是享誉全球的中华民族品牌，珐伊28R是世锦赛、国际女子对抗赛等国际级赛事指定用船。赛事将在国内招募12支由一流的帆船职业及业余选手72人（参赛人数根据报名情况进行调整）所组成的队伍参加统一级别帆船赛，同时计划邀请专业帆船运动员10名参与场地试训性质的奥运级别表演赛。方案（待定）简要如下。
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</p>
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<p>1.时间：2020年11月20—22日。</p>
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<p>2.地点：上海吴淞口国际邮轮港水域。</p>
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<p>3.参赛队伍：12支（珐伊28R级别）；10人（奥运级别）。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第123页 -->
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<div class="page-box" page="137">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">123</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-2">
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<p>4.赛事议程：主要包括各帆船队报到、各赛队试航、船长见面会及竞赛会议、开幕式、群发赛、全能赛和颁奖等环节。</p>
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<p>5.组织架构（拟）。</p>
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<p>主办单位：中国帆船帆板运动协会、上海市体育局、宝山区人民政府。</p>
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<p>承办单位：宝山区滨江委、宝山区体育局、上海吴淞口国际邮轮港发展有限公司。</p>
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<p>支持单位：宝山海事局、长航公安上海分局、宝山海关、浦江边检站、宝山区卫健委等。</p>
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<p>执行单位：白浪航海中心、上海可亦可文化传播有限公司、上海吴淞口国际旅行社有限公司。</p>
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<p>竞赛帆船供应商：上海珐伊玻璃钢船艇有限公司。</p>
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<p>三、恳请支持事项</p>
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<p>根据国家体育总局令（第25号）精神，为保证“上帆赛”的传承和影响力，继续沿用原“国际”赛事名称，只能由中帆协出面主办。经与中帆协沟通，其表示对继续举办“上帆赛”会大力支持，但提出希望与上海市体育局和宝山区政府作为联合主办方，共同办赛。故希望贵局能出面与我区和中帆协共同主办“上帆赛”，助推上海水上运动事业创新发展。
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</p>
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<p>特此邀请。</p>
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<p>（联系人：××联系电话：×××）</p>
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<p class="right">宝山区人民政府</p>
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<p class="right">2020年10月21日</p>
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</div>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-2】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(16)">邀请函示例</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e183">（二）会议报备的内容</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0137-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>会议报备主要是对会议的以下几个主要问题作出规定，提交单位主管部门或上级主管部门审批：（1）限定会议种类；（2）限定会议次数；（3）限定会期；（4）限定会议地点；（5）限定会议规模；（6）限定参会领导及约请领导参会联系方式；（7）限定会议经费；（8）会务人员；（9）会议伙食标准；（10）会议住宿标准。
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</p> -->
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<h5 id="e184">（三）会议报备所需材料</h5>
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<p class="zt-h6">1.申请报告</p>
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<p>通常报上级主管部门的申请报告内容应包括以下七个方面。</p>
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<p>（1）会议名称，如果是国际会议，还应提供英文名称。</p>
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<p>（2）举办会议的由来、背景（历届举办情况）和必要性。</p>
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<p>（3）会议的性质、宗旨和意义。</p>
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<p>（4）会议的基本信息：一是会议主办、承办、协办及合作单位介绍；二是会议主题、议题；三是会议时间、地点；四是会议规模、范围、总人数。</p>
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<p>（5）嘉宾邀请。首先，如果有境外嘉宾，应提供境外嘉宾名单，包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式等。其次，是否邀请党和国家领导人以及境外地区政要或前政要出席会议（如邀请，需注明另行报批）。
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</p>
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<p>（6）经费预算。详细列出会议预算、经费来源及开支情况。</p>
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<p>（7）其他有关国际组织的情况，并附上相关详细背景材料。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第124页 -->
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<div class="page-box" page="138">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">124</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.与会境外专家名单</p>
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<p>与会境外专家名单应列出包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式等信息。</p>
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<p class="zt-h6">3.经费预算</p>
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<p>经费预算应详细列出会议预算、经费来源及开支情况。</p>
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<h4 id="d066"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">填报审批表</span></h4>
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<p>会议报备审批表常见的有《会议申报表》《会议经费预算表》。《会议申报表》如表5-1所示。</p>
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<p class="img">表5-1 会议申报表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0148-1.jpg" /></p>
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<p>表5-2列出了某单位会议经费预算表，仅供参考。</p>
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<p class="img">表5-2 会议经费预算表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0148-2.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第125页 -->
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<div class="page-box" page="139">
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<div v-if="showPageList.indexOf(139) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">125</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c020"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">组建工作团队</span></h3>
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<h4 id="d067"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会务工作机构设置</span></h4>
|
<p>会务工作应按照会议的实际需要进行明确的分工协作，组建好工作团队，并设立若干不同种类的工作小组来完成。如果采取内部承办的方式，以大中型会议为例，其工作机构与职责分工如下。</p>
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<p>◆一般设秘书处，在会议筹委会或主席团领导下开展工作。</p>
|
<p>◆秘书处通常下设秘书组、宣传组、会务组、接待组、后勤组、安保组等。秘书处下设各组的任务，可根据具体情况确定（见图5-1）。</p>
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<p class="center mt-30 openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0149-1.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图5-1 会议工作团队设置图</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">126</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>如果采取联合承办的方式，可以将会议筹备的部分工作（非核心业务）外包（详见第六章第一节），而会议主办方主要负责会议策划以及会议日程和相关活动的管理、会议嘉宾及演讲人的邀请等事宜，以节省人力，提高工作效率。在此模式下，会议主办方只需要确定某方面工作的负责人员，由外包承接方负责具体筹备工作的完成。
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</p>
|
<p>若会议规模较小或人员有限，也可以指定专人负责某项筹备工作，而不必设立工作机构。例如，由一个人负责会议的策划、演讲人的邀请等工作，另一个人负责参会者的组织和后勤保障等工作。</p>
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<h5 id="e185">（一）秘书组</h5>
|
<p>秘书组的主要职责如下。</p>
|
<p>（1）负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。</p>
|
<p>（2）负责会议开幕致辞、闭幕致辞、主持稿、讲话稿、新闻稿等材料的起草。</p>
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<p>（3）负责编制会议议程和日程、会议记录，拟定大会注意事项。</p>
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<p>（4）负责会议通知和嘉宾邀请函制作与送达。</p>
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<p>（5）负责筹备工作领导小组和大会交办的其他工作。</p>
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<h5 id="e186">（二）宣传组</h5>
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<p>宣传组的主要职责如下。</p>
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<p>（1）负责会议氛围营造。</p>
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<p>（2）负责会议新闻报道的总体组织和策划，编写会议快讯或简报等。</p>
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<p>（3）负责对外媒体邀请，组织、安排、协调媒体的采访活动。</p>
|
<p>（4）负责音像资料的录制、管理工作。</p>
|
<p>（5）负责会议秘书处交办的各项工作。</p>
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<h5 id="e187">（三）会务组</h5>
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<p>会务组是对会议活动具体进行组织、协调等各项事务的综合性工作机构，它是整个会议工作团队中，事情最多、最琐碎的部门。如果存在某项工作无法明确归属到哪个部门的情况，一般均可由会务组完成。</p>
|
<p>会务组的主要职责如下。</p>
|
<p>（1）承办会议活动方面的相关事宜，包括编发会议通知、协调会议活动、现场总体调度等。</p>
|
<p>（2）负责会议证件制发、会场座位划分、主席台座次安排。</p>
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<p>（3）负责落实会场预订、会场布置、场外气氛营造、灯光和音响设施等具体事宜。</p>
|
<p>（4）负责仪式彩排组织，处理会议过程中出现的问题，如技术支持、突发事件处理等。</p>
|
<p>（5）负责文件材料的印发、清退工作，会议文书的立卷归档。</p>
|
<p>（6）负责会议现场注册、会议值班、联络、来信来访和保密工作。</p>
|
<p>（7）负责会议秘书处交办的各项工作。</p>
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<h5 id="e188">（四）接待组</h5>
|
<p>接待组负责会议相关人员的接送和采购游览等事宜，其主要职责如下。</p>
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<p>（1）协助秘书组确定会议接待方案，包括接待人员数量、接待地点、接待流程等。</p>
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<p>（2）负责接待参会人员，包括酒店预订、接送安排等。</p>
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<p>（3）提供会议期间的服务，如提供信息、解答问题、参观考察等。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">127</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（4）对参会人员进行指引，确保他们能顺利参加会议。</p>
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<p>（5）安排参会代表、代表配偶或随行人员的参观旅游活动。</p>
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<p>（6）负责会议结束后的送别工作。</p>
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<h5 id="e189">（五）后勤组</h5>
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<p>后勤组的主要职责如下。</p>
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<p>（1）编制会议预算，管理会议收支，负责会议的财务管理。</p>
|
<p>（2）负责协调会议期间的食宿、车辆、医疗以及其他生活服务工作。</p>
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<p>（3）负责采购、制作会议需要的办公用品。</p>
|
<p>（4）组织、安排会议的其他活动。</p>
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<p>（5）负责参会者及嘉宾的迎送工作。</p>
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<p>若会议规模较小，则接待组、财务组与后勤组的工作可以合并，由后勤组完成；若会议规模较大，则接待工作、财务工作可独立成组；若会议秘书处不设后勤组，则后勤组的工作一般由会务组负责。</p>
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<h5 id="e190">（六）安保组</h5>
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<p>安保组的主要职责如下。</p>
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<p>（1）负责制定会场的安全保卫方案并实施，负责安全保卫方面的事宜，包括各个会场、参会者驻地以及参会者集体外出活动的安全保卫工作。</p>
|
<p>（2）负责联系与协调会场和参会者驻地，做好参会代表的安保工作。</p>
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<p>（3）对用电安全、防火安全、财务安全、行车安全等提供必要保障。</p>
|
<p>（4）杜绝任何失窃事件的发生。</p>
|
<p>（5）协助会务组做好证件的查验工作。</p>
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<p>会议是否设立安保组，要视会议的内容和参会人员等情况而定。若会议中邀请了重要领导人、政府主要官员、明星、年纪较长者等，则可以设置安保组；一般情况下，会议多数在酒店、会议中心召开，这些场馆本身就配有安保人员，则不需要重复设置。同时，不同档次、规模的会议，机构设置不同，主要根据会务工作的内容进行分工。
|
</p>
|
<p>此外，在政务会议中还会设置组织组。如在特定的代表大会的筹备和进行过程中，组建大会组织组并行使职权。组织组的职责包括：承办大会代表的选举产生，做好代表资格审查的准备，根据有关领导机构或各代表团（组）的意见提出大会各类负责人员的建议名单，负责大会的选举和大会有关人事的安排工作等。
|
</p>
|
<h4 id="d068"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">组委会人员的确定及分工</span></h4>
|
<p>一个较为完整的会议组委会，其人员构成如下。</p>
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<h5 id="e191">（一）自有人员</h5>
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<p class="zt-h6">1.秘书长</p>
|
<p>主要负责整个会议的策划、运营和监管，协调各部门人员及其工作。</p>
|
<p class="zt-h6">2.文案</p>
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<p>负责会议文案、邀请函、会议手册等所有文字性工作。</p>
|
<p class="zt-h6">3.嘉宾接待</p>
|
<p>负责嘉宾邀请、与嘉宾实时沟通以及嘉宾接待工作。</p>
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<p class="zt-h6">4.会务</p>
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<p>负责会议执行阶段的会场工作。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">128</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">5.物料管理</p>
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<p>负责会议所有物料，包括手册、文具的制作和管理。</p>
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<p class="zt-h6">6.媒体推广</p>
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<p>负责媒体的筛选、联系及采访对接。</p>
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<p class="zt-h6">7.财务</p>
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<p>负责整个会议的预算以及嘉宾机票、食宿报销等相关事宜。</p>
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<h5 id="e192">（二）可外包人员</h5>
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<p class="zt-h6">1.设计</p>
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<p>负责会议手册、背板、胸卡等所有视觉材料的设计。</p>
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<p class="zt-h6">2.翻译</p>
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<p>负责会议材料的翻译、会议现场的同声传译等工作。</p>
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<p class="zt-h6">3.志愿者</p>
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<p>负责参会者引导、资料发放、接送机等工作，可灵活安排。</p>
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<h4 id="d069"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">各合作方人员的对接</span></h4>
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<h5 id="e193">（一）与主办单位的对接</h5>
|
<p>主办单位一般只负责会议的发起、主持和审批，具体事宜并不会亲自处理。因此，会议承办单位需要按照一定的周期将会议进度上报给主办单位，以汇报工作情况，并明确信息出口。同时，也可及时了解主办单位对会议筹备的意见和建议，有利于下一步会议准备工作的顺利开展。另外，在确定发言稿、报批预算等事项时，及时与主办单位对接沟通是十分必要的。
|
</p>
|
<h5 id="e194">（二）与执行单位的对接</h5>
|
<p>执行单位是会议举办的主力军，若涉及两家以上的执行单位，应提前做好分工与协调工作。前期与执行单位的沟通应包括会议主题、会议宗旨、会场布置、嘉宾阵容、文化体验活动及交通食宿安排等。应尽量从各个执行单位的资源优势出发，明确分工，做到互通有无，相互支持。
|
</p>
|
<h5 id="e195">（三）与支持单位的对接</h5>
|
<p>支持单位一般提供媒体宣传等方面的支持。无论是会议举办前期的造势，会议举办时的现场报道，还是会后的专题刊发，媒体报道都在一定意义上决定了会议的成功程度。因此，支持单位的作用不可忽视。在与其对接时，应就前期制定的媒介推广方案进行深入讨论，增强可行性，并在可能的情况下寻求支持单位给予媒体方面的具体支持。
|
</p>
|
<h5 id="e196">（四）与会议供应商的对接</h5>
|
<p>如果会议存在服务外包，会务组在筹备期间就应与其进行必要的沟通和项目说明。会议供应商一般分两种形式：一是整个会议的执行由专业的会展公司或会务公司完成；二是零散的供应商，如摄影服务、翻译服务、同声传译服务、餐饮服务、住宿服务、交通服务等。
|
</p>
|
<p>在与多方合作的过程中涉及多个单位，单位性质不同（政府、事业单位、国企、高校等），其内部决策体系和工作流程也会不同。同时，各单位对举办会议的目的和期望不一样，加之不同工作人员的性格、行为方式各异，因此多方合作中不可避免会产生摩
|
</p>
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</div>
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</div>
|
</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">129</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
|
擦和误会。在此情况下，相关负责人需要根据合作单位的性质，在沟通环节给予其充分的准备时间，同时做好协调工作，不能因个别工作人员的小摩擦而影响整体合作。此外，应在坚持必要原则的同时，多站在对方的角度和立场进行思考，以宽容的态度去化解矛盾、解决问题，共同推进会议的顺利举办。
|
</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-2.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<svg @click="openQuestion(8)" t="1736157124915" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024"
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|
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|
</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c021"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">会场选择</span></h3>
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<p>会议选址包括大地点、小地点。在确定好会议在哪个城市举办之后，接下来应着手考虑具体的会场，即小地点的选择。不同类型的会议，其选择的场地风格也不一致。</p>
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<p>一般而言，对于学术型的会议来说，高校学术报告厅、酒店或会展中心是会场的理想选择。以本地客人为主的会议，城郊的会议酒店则是会场的理想选择。</p>
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<h4 id="d070"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会场选择的要求</span></h4>
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<h5 id="e197">（一）会场种类</h5>
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<p>根据场地使用功能不同，会场可以分为以下几类。</p>
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<p class="zt-h6">1.会议场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-01.jpg" alt="">
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</div>
|
<p>会议场地即用来召开全体会议、平行会议、专题讨论会或研讨会、圆桌会议等所使用的场地。</p>
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<p class="zt-h6">2.活动场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-02.jpg" alt="">
|
</div>
|
<p>活动场地即组织附设展览和洽谈会等会议配套的业务活动所需要的场地。</p>
|
<p class="zt-h6">3.接待场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
|
<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-03.jpg" alt="">
|
</div>
|
<p>接待场地即主要用来接待参会人员、贵宾和发言人员并为其提供服务的场地，主要包括注册台、咨询台、贵宾室、发言人准备室、记者接待处等。</p>
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<p class="zt-h6">4.交流场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
|
<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-04.jpg" alt="">
|
</div>
|
<p>交流场地即用于和参会者进行沟通和交流的场地，主要包括资料台、赞助商台和新闻采访室等。</p>
|
<p class="zt-h6">5.餐饮场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-05.jpg" alt="">
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</div>
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<p>餐饮场地包括组织招待酒会、欢迎或告别宴会、午餐或晚餐会的场地以及供参会者休息的茶歇区。</p>
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<p class="zt-h6">6.办公场地</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0143-06.jpg" alt="">
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</div>
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<p>办公场地即供会议组织者在会议期间设立秘书处或临时办公室的场地，以及用来储存会议设备或资料的设备室或储藏室。</p>
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<p class="zt-h6">7.其他场地</p>
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<p>其他场地如安保、急救、存放衣物的场地，文艺演出或体育活动所需场地，以及工作人员或参会者所需要的临时性住宿用房等。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<div v-if="showPageList.indexOf(144) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">130</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e198">（二）会场功能</h5>
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<p>选择会场时要考虑会场的功能是否可以满足会议活动的要求，包括会场周边交通、停车场容量、餐饮服务、住宿服务、灯光、音响等辅助功能是否能满足要求等。</p>
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<h5 id="e199">（三）会场布局</h5>
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<p>会场的布局要适合会议的组织和管理，既能举行全体大会，又能同时进行多个分组讨论，并且与会议规模相适应。</p>
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<h5 id="e200">（四）会场区位</h5>
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<p>会场在城市的位置较为方便，离机场、车站等枢纽距离适中，到达会场的通达性较好，出入较为方便。</p>
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<h5 id="e201">（五）会场应急</h5>
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<p>会场在处理火灾、断电等意外事故方面有必要的应对措施。</p>
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<h4 id="d071"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会场选择的具体内容</span></h4>
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<p>在对会场进行初步选择之后，下一步应开展实地考察工作。在现场考察时应注意：一是会见能做决策的人，这样有利于以后解决可能出现的问题；二是以普通参会者的身份，考察会场的服务设施及服务水平能否满足会议要求；三是选定几家场地作为备选，以便出现特殊情况时能灵活调整。具体而言，会场选择主要包括以下内容。
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</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0144-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e202">（一）基础设施</h5>
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<p>基础设施是选择会场必须考察的内容，如考察会场容量是否与会议规模相称。会场的选择一定要大小适中，所选择的会场要保证能容纳预计的全体参会者、工作人员以及媒体记者等。若会场太大，则不仅造成浪费，而且会让人觉得会场空旷、缺少气氛；若会场太小，则不仅拥挤，还会给人压抑感。
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</p>
|
<p>如果会议议程安排了不同的议题同时进行，那么应安排两个及以上的会场，且各会场应相邻，方便参会者根据自己感兴趣的议题选择会场。对于有领导出席的会议，需要安排一间大小适中的贵宾会见室，而且会见室到会场的距离不宜太远。
|
</p>
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<h5 id="e203">（二）服务设施</h5>
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<p>会场的服务设施的考察内容主要有：抵达会场是否有方便快捷的交通工具；是否有种类齐全的娱乐设施；停车场的位置与容量；会场本身或附近是否有商店；电梯、公共卫生间及其他公共区域是否干净整洁等。</p>
|
<p>此外，还应考察会场是否有会议所需的各类器材，是否有齐全的照明、音响、灯光、投影仪、LED屏、视听设备等设施。必要时，也可以要求对方提供备用设备。</p>
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<h5 id="e204">（三）住宿服务</h5>
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<p>如果会议持续时间超过一天，还需要对会场或附近的住宿设施情况进行详细考察。考察内容主要包括客房数量、房型、客房到会场的距离与方便性、网络覆盖、入住与退房、发票出具等相关规定、客房条件与安全设施等。
|
</p>
|
<h5 id="e205">（四）餐饮服务</h5>
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<p>考察会场的餐饮服务能力非常重要，因为餐饮服务能力往往会影响参会者对会场的整体评价。餐馆服务考察的主要内容包括：公共区域外观是否清洁；餐品的卫生状况是否良好；餐厅工作人员的态度是否热情，能否提供有效、快速的服务；餐饮价格是否合
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">131</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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理；菜系类别是否齐全多样；能否提供独特的茶点及参会者特殊要求的食物；是否具有举办宴会的能力等。
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</p>
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<h5 id="e206">（五）会场工作人员</h5>
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<p>会场工作人员也是重要的考察对象。主要内容有：现有服务人员是否需要因会议安排进行特殊培训指导；安保人员与服务人员是否友好；前厅接待的人力是否足够；服务人员的服务态度是否热情主动；服务人员是否明确其职责，能否各司其职，服务效率如何等。
|
</p>
|
<h5 id="e207">（六）会场安全</h5>
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<p>会场安全包括政治安全和环境安全。前者是指防止出现危及领导者或参会者的人为因素，后者是指会场是否有安全隐患，电器、电路是否可靠，是否设置火灾报警系统，是否配备灭火器，是否公开了撤退程序，消防设施是否齐全，消防通道是否畅通，安保能力是否充足等。
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</p>
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<h5 id="e208">（七）费用收取</h5>
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<p>会场费用收取主要考察会场的各类收费标准及收费方式，包括工作日与周末的收费标准、淡季与旺季的收费标准是否不同；是否可以提供免费使用的工作房间；是否需要缴纳定金，缴纳多少；是否可以刷卡结算，能否出具发票等。
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</p>
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<h4 id="d072"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会场选择的渠道</span></h4>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
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|
fill="#1ab394" p-id="26983"></path>
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</svg>
|
</span>
|
<span class="fl">【拓展阅读5-3】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(17)">会场考察的主要内容</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h5 id="e209">（一）获取一手的场地信息</h5>
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<p>会议主办方可通过实地考察备选会场，获得关于会场的详细信息。实地考察能提供关于场地布局、配套设施、技术支持等详尽资料，同时帮助识别潜在问题，加强与场地管理方的沟通，为场地租赁谈判和决策提供坚实基础。此外，会议主办方可以考察场地的可访问性、交通通达性、附近的住宿和餐饮服务，以确保参会者的整体体验。
|
</p>
|
<p>为获取较为完整、全面的场地信息，采用一份详尽的场地调查表非常关键。尤其是当进行多个会场的考察和比较时，场地调查表能将各个会场的基本情况一目了然地呈现在决策者面前。会场考察的主要内容见拓展阅读5-3。
|
</p>
|
<h5 id="e210">（二）建立良好的合作关系</h5>
|
<p>通过项目合作与日常场地考察，可以积累大量的会议场地资料，以备全面满足会议组织者和参会者的场地需求。与会场建立良好的合作关系，不但可以为会议提供良好的场地支持服务，也有利于为会议组织者节省一定的场地租赁费用。
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</p>
|
<h5 id="e211">（三）熟悉在线预订会场</h5>
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<p>线下实地考察的方法有一定使用限制。当会议准备在异地举办时，实地考察成本较高。随着“互联网+”的普及，越来越多会议组织将目光转向了专注于场地搜索、场地预订的在线服务平台。目前，我国会议市场的新兴客户正在迅速崛起。互联网行业成为
|
</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第132页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">132</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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线上预订成交金额最多、办会频次最多和增速最快的行业，堪称会议消费新贵。其中为企业服务的互联网公司的增速最为迅猛，教育培训行业、金融行业、医疗行业位列其后。表5-3是国内会议市场两家主流会场的在线预订服务平台比较，详细介绍见拓展阅读5-4。
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</p>
|
<p class="img">表5-3 两家国内主流会场的在线预订网站比较</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0156-1.jpg" /></p>
|
<h4 id="d073"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">洽商签约</span></h4>
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<h5 id="e212">（一）价格洽商</h5>
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<p>在选择和考察场地的基础上，与场地供应方就场地需求进行进一步沟通，逐一明确会议对场地和餐饮的具体需求，包括需要多大和多少的场地、预期使用人数、场地的具体布置要求，需要提供的餐饮服务以及其他服务，在明确总体需求的基础上，协商所需的相关费用。
|
</p>
|
<p>会议场地可依据已商定的场地租金预订，也可按照场地提供方规定的每位参会者收费标准（例如每人每天收费××元，包括场地、餐饮等）乘总人数得出总费用的方式预订。</p>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
|
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|
fill="#1ab394" p-id="26983"></path>
|
</svg>
|
</span>
|
<span class="fl">【拓展阅读5-4】 </span>
|
<span class="mindMap-name" @click="toUrl(18)">关于会小二和酒店哥哥</span><span
|
class="mindMap-type"></span>
|
</div>
|
</div>
|
<h5 id="e213">（二）签署合同</h5>
|
<p>在协商一致的基础上，要与场地供应方签订正式的合同。如无正式的合同，届时场地无法得以保证。</p>
|
<p>在场地预订合同中应标明以下七个方面。</p>
|
<p class="zt-h6">1.费用</p>
|
<p>列明场地使用时间及其租金、使用人数、食品、饮品和茶歇费用的具体标准。</p>
|
<p class="zt-h6">2.付款方式</p>
|
<p>标明付款方的开户名、银行账号、开户银行及银行地址。</p>
|
<p class="zt-h6">3.订金</p>
|
<p>列明订金的数额、结算方式。</p>
|
<p class="zt-h6">4.违约金</p>
|
<p>列明违约时应承担的责任。</p>
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<p class="zt-h6">5.会议/宴会的具体要求</p>
|
<p>列明摆台方式、菜单、饮品种类、指示牌、台卡等要求。</p>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
|
<!-- 第133页 -->
|
<div class="page-box" page="147">
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<div v-if="showPageList.indexOf(147) > -1">
|
<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
|
<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
|
<li class="headerImg">
|
<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
|
<span class="header-Number">133</span>
|
</li>
|
</ul>
|
<div class="bodystyle">
|
<p class="zt-h6">6.布置和拆除</p>
|
<p>列明设备安装和拆除的相关要求，明确进场的相关时间以及对外部供应商的要求。</p>
|
<p class="zt-h6">7.签字/盖章</p>
|
<p>合同只有经双方代表签字/盖章后才能生效。</p>
|
<div class="bk-1">
|
<div class="bk-11">
|
<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
|
</div>
|
<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-3.jpg" />
|
</p>
|
</div>
|
<p class="dialogQuestion">
|
<span class="td-0">【本节测试】</span>
|
<span class="td-0">
|
<svg @click="openQuestion(9)" t="1736157124915" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024"
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<h3 id="c022"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">筹备文化体验活动</span></h3>
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<p>会议的文化体验，是指参会者能获得一个与他人相互观察、聆听和交流的机会，并能因此收获更高层次的知识或技能，重点在于文化与会议体验相结合。</p>
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<h4 id="d074"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">文化体验活动的内涵</span></h4>
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<h5 id="e214">（一）含义</h5>
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<p>所谓会议文化体验，是指针对会议主题和参会者的心理，在会议各阶段运用文化造势，让参会者在参会的同时，还能获得一种文化感受和精神上的满足。</p>
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<p>会议文化体验可以理解为参会者通过感官、情感甚至心灵感悟，对会议主体活动及子活动由表及里、由浅入深地进行体验和理解。形成文化体验需要有两大要素，分别是会议所传递出的文化内涵一定要丰富与深刻；参会者通过参与和互动感受深层次文化，以达到欣赏、学习、交流的目的。
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</p>
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<h5 id="e215">（二）常见形式</h5>
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<p class="zt-h6">1.民俗风情体验</p>
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<p>民风民俗是特定社会文化区域内人们共同遵守的行为模式或规范。民俗风情体验是指通过了解和参与当地的民俗文化，参会者在会议中能够亲身感受到特定地区或文化的传统风俗和民俗活动。在会议中，可以通过安排民俗文化展示、参与传统仪式、体验传统手工艺制作活动、观赏民间舞蹈和音乐表演、品尝传统美食等形式，让参会者亲身体验当地民俗文化，加深对当地文化的了解和感受。这种体验不仅能够提升参会者对当地文化的认识和理解，还能让他们目睹和体验民俗风情的独特魅力，使会议更加有深度和魅力。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.自然景观体验</p>
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<p>自然景观资源可以分为山岳风景、水域景观、海滨风景、森林风景、草原风景、地质风景、气候风景等。自然景观体验是指利用自然环境的美景和特色，让参会者能够亲身体验到特定地区的自然风光和环境，包括组织户外探险、观赏自然景点、进行生态体验等。例如，可以选择具有独特自然景观的场地举办会议，安排相关的自然景观观赏活动，如组织参观游览、登山、徒步或摄影活动，让参会者能够沉浸在特定地区的自然美景中，感受大自然的美丽、宁静和独特之处。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.人文景观体验</p>
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<p>人文景观涵盖的范围很广，涉及面很宽，类型多样，主要包括历史古迹、古典园林、宗教文化、文学与艺术、城镇与产业观光等类型。人文景观体验是指参
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</p>
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<!-- 第134页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">134</span>
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<p class="td-0">
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会者通过参观、学习和互动，能够深入了解和感受特定地区的人文景观和历史遗迹，包括组织参观历史建筑、文化遗址、艺术博物馆等。例如，可以组织文化参观活动，如参观博物馆、艺术展览、历史古迹等，提供导览解说、讲座或互动体验，让参会者了解当地的人文景观，感受历史和文化的厚重；可以举办当地传统文化讲座或工作坊，安排专业讲解员为参会者介绍相关历史文化背景，让参会者深入了解当地的历史、文化和艺术，从而提升对人文景观的体验和认知。
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</p>
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<p>通过合理的规划和安排，将民俗风情体验、自然景观体验和人文景观体验融入会议中，可以提升参会者的参会体验，让他们不仅在会议中获得知识和信息，同时还能深刻感受到特定文化的魅力和精神上的满足。</p>
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<h5 id="e216">（三）安排文化体验活动的意义</h5>
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<p class="zt-h6">1.丰富会议内容</p>
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<p>举办会议期间一般会安排发言、讨论、交流等活动，文化体验活动是对上述内容的丰富和拓展，有助于吸引参会者的兴趣。</p>
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</svg>【小资料5-2】2023中国会展经济研究会年会的晨跑体验</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>5月24—26日，2023年中国会展经济研究会年会暨中国（琼海）会展经济论坛（以下简称“中国会展经济年会”）在琼海博鳌亚洲湾国际大酒店举行，此次年会以“强国新征程
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会展再出发”为主题，聚焦绿色会展、数字会展、乡村振兴、创新消费、标准化体系建设五大方向。</p>
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<p>本届中国会展经济年会由中国会展经济研究会、琼海市人民政府主办，商务部国际贸易经济合作研究院、海南省商务厅支持，中国会展经济研究会秘书处、琼海市商务局（会展局）承办，超过400位业界代表参会。
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</p>
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<p>本届年会首次确立了“1+3+N”模式，即打造1个主论坛（年会全体大会），策划3大主题分论坛，融入会展教育、标准化、中小会展场馆和城市发展研讨会等18场活动，构建完整的高端论坛体系。持续三天三夜的18场活动中，既有传统会议形式、圆桌论坛，也有酒会、餐叙会，形式多样。
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</p>
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<p>在会议第二日一大早，近百位参会者在规定时间之前在主办方确定的集合点汇合，参加主办方组织的沙滩晨跑。年会主办方为了办好本次晨跑，专门定制了T恤，跑前安排教练指导的热身运动，并安排了医护人员全程陪同，晨跑环节还设置有撞线仪式。在晨跑活动后，现场每位参与者都领到了一个小礼物，大家纷纷在主办方布置的宣传标语处打卡拍照。如图5-2所示。
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</p>
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</p>
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</p>
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<p class="img mb-20">图5-2 2023中国会展经济研究会年会晨跑体验</p>
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<!-- 第135页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">135</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.增加参会者对当地的直观认识</p>
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<p>参会者一般从各个地方汇聚于会议所在地，主要活动轨迹大多围绕酒店或会议中心展开。安排文化体验活动有助于增加参会者对会议所在地的直观认识，提升参会者对会议城市的兴趣。</p>
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<p class="zt-h6">3.展示推介办会城市</p>
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<p>在举办会议期间，会有来自不同城市、不同单位的参会人士云集。设计富有特色的文化体验活动，是办会城市展示自身形象和推介自身资源的难得机会。</p>
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<h4 id="d075"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">文化体验活动筹备的具体内容</span></h4>
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<h5 id="e217">（一）设计文化体验活动线路</h5>
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<p>设计文化体验活动线路需要考虑多个方面，包括参会者的需求、时间安排的合理性、活动内容的丰富性以及与当地文化资源的结合等。</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料5-3】第九届亚洲传媒论坛文化体验线路安排</p>
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<p>第九届亚洲传媒论坛文化体验线路安排如表5-4所示。</p>
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<p class="img">表5-4 第九届亚洲传媒论坛文化体验线路安排</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0159-1.jpg" />
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</p>
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</svg>【小资料5-4】G20杭州峰会夫人团考察线路</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>2016年9月，G20杭州峰会期间，组委会力求外方代表团团长夫人的考察活动精确精美，于是针对杭州提炼了13条考察线路，前后80余次调整，形成各类工作方案120余套，汇报幻灯片材料22稿，印刷汇报手册16稿，视频汇报材料3套，最终敲定了浙江大学、中国美术学院、楼外楼这3条线路。
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</p>
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<p>9月5日上午10：00，在浙江大学，夫人团嘉宾出席了“艾滋病防治宣传校园行——走进浙江大学”活动。活动最后，嘉宾们在签名板上贴上红丝带，共同表达了对防治和抗击艾滋病的坚定支持和共同期待。
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</p>
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<p>上午11：30左右，夫人团嘉宾莅临中国美术学院。嘉宾们观看了“雨过天青”青瓷艺术展，欣赏了南宋青瓷文物龙泉官窑鱼耳瓶和琮式瓶，近距离观看和感受近年该校师生作品，体会端庄秀美的中国青瓷的独特韵味，一起领略了青瓷、书画、丝绸等中国传统文化的艺术魅力。在观看书画展《意象中国》时，中外嘉宾一起用毛笔书写汉字“和”。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第136页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">136</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-2">
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<p>在楼外楼，夫人团嘉宾一起享用午宴。楼外楼经过半年多时间的改建，窗外的青山舟影、画桥烟柳与室内的中国文化浑然一体。现场精美的餐具和盘中美食与窗外的西湖美景，淋漓尽致地描摹了“天堂”杭州独特的城市韵味。嘉宾在享用午宴的同时，观看了一台充满江南韵味的中国传统戏曲文艺演出。
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</p>
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<p>此外，组委会还充分考虑了夫人团嘉宾的个性化行程。通过整合不同的杭州文化元素，制定了30余条个性化行程方案，涵盖美食、购物、观光、文化体验等要素，最终形成各国代表团团长夫人在峰会期间的旅游体验线路。
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</p>
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</div>
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<h5 id="e218">（二）确定活动参加人数</h5>
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<p>一般而言，文化体验活动作为会议的子活动，多在会议间歇或会后举行，并非所有的参会者都能如期参加。因此，在举行文化体验活动之前，应提前做好报名人数统计工作，根据报名人数提前安排好场地、车辆、票证、餐饮等服务。
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</p>
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<h5 id="e219">（三）安排陪同人员</h5>
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<p>根据文化体验活动的内容、形式安排陪同人员。陪同人员一般包括与参会者身份、职位相当的对等领导、解说员、摄影摄像人员、引导员或导游人员、随车人员等。如果有外宾参加，还应包括现场翻译人员。在出发之前，各陪同人员应做好相应准备，应对各种可能出现的问题。
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</p>
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<h4 id="d076"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">文化体验活动筹备应考虑的因素</span></h4>
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<h5 id="e220">（一）契合会议主题</h5>
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<p>无论采取何种形式，文化体验均要与会议主题相契合。会议主题是整个会议的核心，所有的会议活动均要围绕会议主题有序展开。</p>
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<h5 id="e221">（二）地方城市、合作单位的承受能力和诉求</h5>
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<p>主办方一般负责会议当天的策划与组织，文化体验活动多通过与地方政府、组织合作或完全委托的形式进行，需要考虑地方城市或者合作单位的承受能力。同时，文化体验活动应与会议主旨内容一致，体现会议主办方、参会者的利益诉求。
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</p>
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<h5 id="e222">（三）体验行程的合理性</h5>
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<p>通常文化体验活动的持续时间多为半天或一天，会议组织者在进行安排时要严格根据时间来安排行程。考虑到道路拥堵可能花费的时间，应至少制定一套备选方案。同时，应尽量避免走马观花式的体验。</p>
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<h5 id="e223">（四）交通方式</h5>
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<p>如果文化体验活动举办地或者路线不在嘉宾、参会者住宿的酒店举行，则要考虑交通问题。一是交通方式应方便快捷。根据嘉宾住宿地与文化体验活动的具体地点或路线，选择最方便快捷的交通方式。同时，尽量选择便于组织管理的交通工具，如大中型客车等。二是交通时间要控制。提前向当地有经验的司机咨询活动当天各时段的道路拥堵情况，争取制定最为准确的时间表。
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</p>
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<h5 id="e224">（五）住宿安排</h5>
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<p>若文化体验活动持续一天以上且活动举办地离嘉宾住宿酒店较远，应提前考虑住宿安排。根据文化体验活动安排进度表，在举办地或者路线景点周围联系合适的酒店宾
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第137页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">137</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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馆，提前预约，务必使参会者在一天的体验结束之后能尽快休息。
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</p>
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<h5 id="e225">（六）天气情况</h5>
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<p>对于在室外举行的文化体验活动，应考虑到天气情况。若活动当天有雨，应提前告知嘉宾注意保暖，且备足雨衣或雨伞。</p>
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<h5 id="e226">（七）多条线路选择</h5>
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<p>由于每位参会者的喜好不同，关注点也不一致，如果有可能应事先准备多条体验活动线路以供参会者选择。在制定到达线路时，尽量不要只考虑一条路线，特别是涉及城市道路交通易堵塞路段时，应考虑多条备选路线。
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</p>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-5】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(19)">文化体验活动实例</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-4.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c023"><span class="h3-zt1">第五节</span><span class="h3-zt2">人员邀请</span></h3>
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<p>邀请参会的人员主要分为发言人、嘉宾以及参会者三类。广义上，嘉宾既可以是应参会的嘉宾，也可以是专门邀请参会的嘉宾，甚至可以将普通参会者称为嘉宾。嘉宾在会议中的角色根据会议议程安排和主办方期望来决定。嘉宾既可以发言，也可以只出席会议不发言。狭义上，嘉宾不包括普通参会者。以下将分别从发言人、嘉宾、普通参会者展开阐述。
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</p>
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<h4 id="d077"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">发言人的选择</span></h4>
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<h5 id="e227">（一）发言人类别</h5>
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<p>发言人主要包括主持人、致辞人和演讲人三种类型。在发言人选择阶段，需要确定发言人的数量、选择的条件和渠道、相关费用及其工作进程安排。</p>
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<p class="zt-h6">1.主持人</p>
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<p>主持人分为两类：一类负责主持全体会议、研讨会和活动；另一类负责主持小组论坛。前者主要负责介绍到会发言的致辞人和演讲人；后者又可称为协调人，除负责介绍小组论坛的成员外，还要负责主持现场的讨论和提问环节。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.致辞人</p>
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<p>致辞人主要是指在会议开幕式、欢迎酒会或欢迎宴会上代表主办国家或机构对参会者前来参加会议或活动表示欢迎的人，一般可选择会议主办单位的负责人、某个政府部门领导或行业知名人士担任。</p>
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<p class="zt-h6">3.演讲人</p>
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<p>演讲人则分为主题演讲人、演讲人和小组论坛演讲人三类。主题演讲人一般为相关领域的知名人士，其演讲通常可安排在会议的开幕式或全体会议上进行，半天的会议安排1～2位主题演讲人为宜，主题演讲人发言时间最长不宜超过40分钟；演讲人可在全体会议、专题研讨会等会议上围绕不同的议题进行演讲，演讲人发言时间最长不宜超过30分钟；小组论坛的演讲人一般是在同一时段与几个人一同参加某一议题的演讲和讨论，演讲的时间比较少，一般为15～20分钟，有时甚至没有个人演讲的时间，主要以现场对
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</p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">138</span>
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<p class="td-0">
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话为主。
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</p>
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<h5 id="e228">（二）发言人数量</h5>
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<p class="zt-h6">1.确定主持人的数量</p>
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<p>根据会议的日程来确定需要的主持人数量。在举行会议开幕式时，如果有重要贵宾到会致辞，应选职务相适宜的主持人。开幕式结束后，开始正式会议时可以再换一个主持人。平行会议或专题研讨会，可选择该领域的相关人士作为会议的主持人。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.确定致辞人的数量</p>
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<p>一般而言，会议致辞人的数量比较少，通常在开幕式时会安排主办单位或会议举办地所在城市政府机构的人员作为致辞人，或邀请相关嘉宾作为致辞人。</p>
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<p class="zt-h6">3.确定演讲人的数量</p>
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<p>可基于初步会议日程来确定会议的演讲人数量。例如，半天的会议按3小时计算，每个人安排35分钟的演讲时间，5分钟提问时间，20分钟的茶歇，那么就可以邀请4个演讲人。以此类推，可以估算出整个会议期间需要邀请的演讲人数量。但如果安排小组论坛，每个论坛可以邀请3～4人同时参加，总的演讲人数量也要相应增加。
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</p>
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<h5 id="e229">（三）发言人选择条件</h5>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-6】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(20)">会议主持人的四种选择方式</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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<p class="zt-h6">1.主持人选择条件</p>
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<p>主持人是主办单位的代表或者是某一领域的专家，应该对会议主办单位或会议涉及的领域比较熟悉，并且具有主持会议的经验。大型会议的主持人还要考虑相关的语言需求。小组论坛的主持人应该熟悉所探讨的问题，具有现场协调演讲人和观众对话的能力，并能对所讨论的问题进行总结和提炼。在举行欢迎晚宴时，一般需要男女两位主持人，多由电台、电视台节目主持人担当。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.致辞人选择条件</p>
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<p>致辞人通常是主办单位的领导，或者是政府部门的负责人员以及相关领域的专家、学者。</p>
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<p class="zt-h6">3.演讲人选择条件</p>
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<p>演讲人可以是某个问题的专家，也可以是一个与会议主题相关的特别代表。不论出于何种原因，都必须让会议组织单位的每一个人都清楚选择的标准。</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第139页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">139</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>首先要根据会议的目的和主题来选择合适的演讲人；其次要考虑演讲人的代表性问题，即其在会议相关领域是否享有一定的知名度，其演讲的内容是否新颖、独特，是否能够代表该领域的最新发展趋势和技术水平或能够给参会者以启迪；最后要考虑演讲人的语言表达能力如何，是否能够以清晰、生动的方式表述自己的观点。
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</p>
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<h5 id="e230">（四）时间安排</h5>
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<p>在邀请发言人时要考虑其届时能否有时间前来参加会议。例如，拟邀请国家或政府部门的领导人出席某个重要的大型会议，要在会议方案报批时与相关部门进行协调，探讨邀请其出席的可能性并相应调整会议的举办时间。与国外机构组织会议时，也要一并探讨届时可能邀请哪些嘉宾参加会议并演讲。
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</p>
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<p>同时，会议要顺利举办必须协调好演讲者的时间安排。首先，应提前告知演讲者会议举办时间，希望演讲者提前预留好时间档期；其次，与演讲者商定演讲的具体时间段安排，一般是根据会议议题的内容和顺序、演讲人身份等因素来对演讲人的演讲顺序排序。
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</p>
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<h5 id="e231">（五）发言人选择渠道</h5>
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<p class="zt-h6">1.主持人选择渠道</p>
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<p>主持人可以从会议的主办单位、支持单位、协办单位或主要赞助商中选择，也可以从与会议议题相关的行业、学术演讲机构中选择。</p>
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<p class="zt-h6">2.致辞人选择渠道</p>
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<p>致辞人可以选择会议主办单位的领导、国内或国际相关机构或部门的领导、相关领域的知名专家或学者。</p>
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<p class="zt-h6">3.演讲人选择渠道</p>
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<p>演讲人可通过会议主办方、合作方、商会、协会、研究机构等多种渠道进行寻找，或从毛遂自荐的演讲人中加以挑选。经他人推荐的，主办方要了解该演讲人的背景、上次演讲的内容及演讲效果等。</p>
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<h5 id="e232">（六）相关费用考虑</h5>
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<p class="zt-h6">1.主持人</p>
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<p>通常由会议主办方承担主持人出席会议的部分费用。例如，免除其会议注册费及其会议期间的餐饮费。会议相关的交通和住宿等费用将根据会议的经费情况考虑。如果请知名人士前来主持会议，有时不仅需要承担其参加会议的食宿、交通等费用，还需要支付相应的劳务费。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.致辞人</p>
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<p>一般而言，致辞人参加会议的会议注册费及会议期间的餐饮费均由会议主办方承担，交通费和住宿费将视会议的不同情况而定。</p>
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<p class="zt-h6">3.演讲人</p>
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<p>演讲人的费用承担情况视不同的会议而定。在确定演讲人数量时要考虑相关费用问题。例如，是否免除演讲人的注册费、会议期间的餐饮费、交通费和住宿费等。如果需要免除，那么要计算需要有多少预算可用于支付此项费用。若预算多可以多邀请演讲人，预算少则可以少邀请。
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</p>
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<h5 id="e233">（七）需要注意的问题</h5>
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<p>会议演讲人往往比主持人、致辞人沟通次数多，一般而言，针对会议演讲人，需要注意以下三方面问题。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">140</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">1.是否同意录像</p>
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<p>在邀请演讲人时，主办方需要注意演讲人是否同意进行录像。如今，会议的照片直播和视频直播逐渐成为一种潮流和趋势，如果主办方未提供照片直播或视频直播，会让人感觉会议稍显不足。这种方式可以让无法亲临现场的人们通过网络观看会议。然而，并非所有的演讲内容都适合在网上公开呈现。主要原因有三个方面：首先，演讲内容可能涉及机密或被认为不宜公开；其次，演讲内容可能是有争议的话题；最后，某些嘉宾可能不愿意将演讲内容分享在网络上。因此，在考虑是否进行直播时，会议主办方应尊重演讲人的意愿并仔细评估演讲内容的适宜性。这样既能满足更多人的观看需求，又能确保演讲人的权益和会议的整体效果。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.是否需要特殊的设备</p>
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<p>会议组织者有必要确认演讲人需要哪些特殊设备，这些信息可以通过建议表来收集。值得注意的是，该建议表通常在确定演讲者人选的几个月前就收集上来了，而在这个过程中演讲人可能又有了新的需求。为规范管理，会议组织者可以要求所有的演讲人在一个规定日期前提出对设备的需求，明确在该时限之后，这类需求只能在特殊的情况下才能被接受。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.最终确认</p>
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<p>会议组织者对演讲人发出邀请后，在发出邀请和回复邀请之间一般会有一段时间差。会议组织者应该安排专门人手来确定演讲者是否对参加会议感兴趣，以及是否有时间参加。很多会议组织者往往都一厢情愿地认为只要自己邀请演讲者参加会议，对方就会准时出席。显然，比较好的做法是与演讲人确认一下他们是否能确定行程以及时间安排和演讲内容。
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</p>
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<h4 id="d078"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">嘉宾的选择</span></h4>
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<h5 id="e234">（一）嘉宾类别</h5>
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<p>嘉宾主要包括应参会嘉宾和特邀参会嘉宾两类。其中，应参会嘉宾包括国际组织负责人、国内外学术权威、东道主组织负责人等；特邀参会嘉宾包括政府部门领导、主题演讲人、行业人士、学术专家、主赞助商代表、协办单位负责人等，以及对于会议的举办给予协助的相关单位代表。
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</p>
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<h5 id="e235">（二）嘉宾数量</h5>
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<p>嘉宾邀请的数量根据会议的目的和定位，并视会议组织所涉及的合作单位数量和会议经费预算而定。如果预算有限，应适当控制嘉宾的人数。</p>
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<h5 id="e236">（三）嘉宾选择条件及渠道</h5>
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<p>嘉宾的选择主要考虑会议的举办目的和定位，并依据某些条件来选择拟邀请参会的嘉宾。例如，可以考虑邀请与会议内容相关的指导部门、会议主办单位、支持单位的领导，行业和学术领域的知名人士或主赞助商代表，协办单位相关负责人员出席会议的开幕式、闭幕式、全体大会、欢迎晚宴及其他活动。
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</p>
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<h5 id="e237">（四）嘉宾相关费用考虑</h5>
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<p>嘉宾参加会议一般免交会议注册费，有时还需要会议主办方为其提供相关的食宿、交通和安全保卫等相关费用。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">141</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e238">（五）沟通技巧</h5>
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<p class="zt-h6">1.尊重第一</p>
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<p>不管是邮件联系还是电话沟通，与嘉宾的沟通最重要的是让对方能时刻感受到被尊重。在前期电话沟通时，与嘉宾对接时应注意保持微笑，并尽量使对方能从交谈语气中感受到善意和敬意。</p>
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<p class="zt-h6">2.细节为大</p>
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<p>嘉宾的邀请是一件琐碎的事情，包括提前预约、确定空闲时间、确定发言题目、预订往返机票、嘉宾接待等烦琐的事宜，因此应提前做好准备。建议嘉宾联系人提前建立一个数据库，安排专人对接，不可多人对接一位嘉宾。同时，应随时更新每人的邀请联系进度、反馈情况详细记录，这样既可以保证头脑清醒，也有利于把握工作进度。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.沟通适度</p>
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<p>一般情况下，嘉宾不喜欢被过分打扰。因此，在与其进行沟通，尤其是电话沟通时，应提前将所要商量的事宜详细列出，尽量以最少的次数解决所有问题。涉及非会议要求的个人信息时，不能强加追问。同时，在与国外嘉宾电话联系时，应掌握好时差，不可在休息时间打扰对方。
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</p>
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<h4 id="d079"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">参会者的选择</span></h4>
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<p>参会人员主要考虑“谁来开会”
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和“多少人参加”两个方面的因素。固定的参会人员范围是根据会议性质、议题来确定的。参会人员的数量是决定会议规模的主要因素，因此，会议规模过小，会议的辐射力和影响力就小，会议效果也会受到影响；若会议规模过大，投入大，会议成本提高，控制不当，也难以收到预期效果。
|
</p>
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<h5 id="e239">（一）参会者类别</h5>
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<p>广义的参会者包括嘉宾和普通参会者，此处仅指狭义参会者，即普通参会者。</p>
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<p>从注册参加会议的时间长短划分，参会者可分为参加全部会议或活动的参会者和参加部分会议或活动的参会者两大类。</p>
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<p>从参会者来源渠道划分，参会者可分为主协办单位、行业人士、主管部门、学术研究机构、协会社团等类别。</p>
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<p>从是否收取会议注册费划分，参会者可分为缴费参会者和免费参会者。</p>
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<p>从国内外角度划分，参会者可分为国外参会者和国内参会者。</p>
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<p>划分参会者的标准因会议不同而异，但从便于会议管理的角度而言，建议国内参会者和国外参会者要分开邀请、联系和管理。</p>
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<h5 id="e240">（二）邀请范围及数量</h5>
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<p>参会者的邀请数量受会议规模、预算和场地等多种因素限制。若是举办大型国际会议，还应考虑国内外参会者比例等因素。</p>
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<p>在会前策划阶段已经确定了会议的举办目的、主题、演讲题目并对潜在参会者进行了初步分析，在此基础上要进一步明确参会者的构成。例如，主要邀请哪些行业或机构的人员参加、主办方和协办方邀请的参会者比例、中外方参会者的比例、企业与研究机构的参会者比例、会场具体可容纳的人数、免费参会者及付费参会者的比例等，然后根据会议拟邀请的各类参会者人数来确定邀请的具体范围和数量。
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</p>
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<span class="header-Number">142</span>
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</svg>【小资料5-5】行业会议的参会者构成</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>2021第十三届中国环境产业大会参会者构成：</p>
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<p>（1）各地发改委、环保厅（局）、建设厅（局）、规划局；</p>
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<p>（2）国内环境企业（环保、节能、新能源、环境服务、资源综合利用等）；</p>
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<p>（3）各地经贸委、开发区管委会、招商局、节能办公室、金融办公室；</p>
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<p>（4）各地环保园区、工业园区、再生资源加工园区、循环工业园区；</p>
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<p>（5）国际环保组织、国际金融机构、外国政府驻华使馆；</p>
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<p>（6）银行、证券公司、保险公司、金融公司、律师事务所、会计事务所；</p>
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<p>（7）国内外投资基金、投资公司，国内外LP、天使投资人；</p>
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<p>（8）各大学的环境院系、金融院系、能源院系、各大设计院、各类科研院所。</p>
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</div>
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<h5 id="e241">（三）相关费用考虑</h5>
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<p>一般而言，普通参会者通常需要缴纳会议注册费，但有些会议出于宣传的考虑或者已经通过赞助等方式解决了会议组织所需要的经费，因此可能会免费邀请参会者参加会议。此外，嘉宾、发言人通常是应邀免费参加会议。
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</p>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-7】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(21)">行业会议的参会者构成</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-5.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c024"><span class="h3-zt1">第六节</span><span class="h3-zt2">执行媒介推广计划</span></h3>
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<p>根据本书第四章所述，媒介推广计划是指选择宣传所使用的媒体和媒体组合形式、拟定出稿日程方案的计划。确定媒介推广计划后，就需要开始筛选媒体、联系媒体，做好前期预热工作，同时要准备大量的新闻稿件，为后续工作打好基础。
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</p>
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<h4 id="d080"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">筛选媒体</span></h4>
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<h5 id="e242">（一）选择媒体类别</h5>
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<p>首先，要明确会议宣传的目标是什么，是增加参会者数量、提升会议知名度还是吸引特定行业专家的关注。根据目标确定适合的媒体类别，例如新闻媒体、行业媒体、社交媒体等。其次，要了解目标受众的特征和媒体使用习惯，以便选择能够覆盖到目标受众的媒体。此外，考虑预算限制和营销策略的一致性，选择能够提供最佳性价比的媒体类别。
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</p>
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<h5 id="e243">（二）列出主要媒体名单</h5>
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<p>选择媒体的重点在于其定位和栏目诉求，可以针对不同媒体，确定不同的报道角度。可以根据策划阶段制定的媒介推广目标，首先列出国家级媒体、省级媒体、会议举办地的地方媒体，按照电视、报纸、杂志、网络等媒体类型进行分类。会议主办方应进行市场调研和媒体分析，收集潜在的参会者可能会关注和使用的媒体信息，以便后续的筛选和选择。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第143页 -->
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<div class="page-box" page="157">
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<div v-if="showPageList.indexOf(157) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">143</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>对于电视广播媒体，要列出电视台或广播电台的名称、节目种类、时间段等；对于报纸杂志媒体，则要列出报纸杂志的名称、类型等；对于网络媒体，则要列出网站名称、微信公众号名称等。当前，微信公众号是一个非常重要的平台，可以通过发布精心准备的推文、图文并茂的宣传资料和互动活动等方式吸引目标受众的关注和参与。主办方可以在自有的官方微信公众号平台发布会议信息，或选择与会议主题相关的热门公众号进行合作或推广，选择受众群体重叠的公众号，以扩大会议宣传的覆盖范围和影响力。
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</p>
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<div class="bk-21">
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<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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p-id="5390"></path>
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</svg>【小资料5-6】媒体选择实例</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>1.第十六届中国互联网大会战略合作媒体</p>
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<p>网络媒体：人民网、新华网、中国新闻网、新浪科技、51CTO、263云通信、Donews社区、呱呱软件、ZAKER移动资讯软件、金融界</p>
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<p>平面媒体：《中国日报》《人民邮电报》</p>
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<p>电视媒体：中央电视台、北京卫视</p>
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<p>2.第八届中国国际音乐产业大会合作媒体</p>
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<p>第八届中国国际音乐产业大会合作媒体名单如图5-3所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0167-1.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图5-3 第八届中国国际音乐产业大会合作媒体名单</p>
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</div>
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<h5 id="e244">（三）选择广告单位</h5>
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<p>广告单位是关于广告在媒体中的展示形式和时间长度的确定。不同媒体的广告单位含义不同。对于电视广播媒体，广告单位主要是指广告播放的时间和时长，在节目内的位置或插播范围内的位置，例如，在18：30的新闻报道结束后播放30秒广告。对于报纸和杂志媒体，广告单位主要是指广告的大小和在期刊内的位置、版面、颜色等。例如，选择全页彩色封面广告、半页黑白广告或在特定版面进行广告展示。通过选择适当的广告单位，可以增加广告的曝光度，吸引目标受众的注意力。
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</p>
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<p>在考虑选用新媒体平台时，同样要考虑广告单位的形式。在微信公众号等新媒体平台中，较为合适的广告形式有头条推文、次条推文、正文广告等。这些形式可以根据目标受众的习惯和平台的特点，增强广告在新媒体平台上的曝光和互动能力。
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</p>
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<h5 id="e245">（四）筛选合适的媒体</h5>
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<p>会议的媒介推广不能强求在所有的媒体上进行报道和宣传，这既不现实，也是不必要的重复和浪费。在筛选媒体时，要综合考虑媒体的受众覆盖面、专业性和传播能力等要素。</p>
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<p>首先，应根据现有资源，筛选出与受众相符、与会议主题相吻合的媒体。要了解媒体的传播影响力和关注度，包括媒体的读者数量、点击率、互动性等指标。</p>
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<p>其次，根据媒介推广计划中所要覆盖的受众范围等目标，将不同类型的媒体进行合理的排期，争取以最为精简的媒体阵容达到最好的宣传效果。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第144页 -->
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<div class="page-box" page="158">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">144</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>最后，具体到媒体人员。根据筛选出来的媒体名单，列出每家媒体相关负责人、记者的名单和联系方式，制作媒体联系表。</p>
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<h5 id="e246">（五）出稿日期拟定</h5>
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<p>出稿日期的拟定是确保会议媒介推广在适当的时间段开展的关键一环。要根据会议日期、预期目标受众的关注时间段和媒体的报刊周期等因素来确定出稿日期。同时，要留出足够的时间给媒体进行宣传准备和发布，确保信息能够在目标受众中传播开来。例如，微信公众号等平台账号一般有特定的推文发布时间规律。为了最大限度地吸引目标受众的关注，可以参考相关公众号的数据统计，选择在其粉丝活跃的时间段发布推文。
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</p>
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<p>媒体和媒体组合选择一经确定，下一步就是确定出稿日期（广告活动开始至结束的日期）、出稿形式（广告活动期间内，出稿如何配置的问题，如集中、分散、后部增加、平均等）和出稿日程（各种媒体的出稿日期）。
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</p>
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<h4 id="d081"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">联系媒体</span></h4>
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<p>媒体筛选出来后，负责媒体联系的人员就应该开始根据名单进行具体的联系，做好对接工作。</p>
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<h5 id="e247">（一）联系媒体负责人和记者</h5>
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<p>通常，如果所选媒体中有之前合作过的记者，那么可以直接与其取得联系，并交代采访报道工作。如果是第一次合作的媒体，那么最好先与其主要负责人进行联系和沟通，再进一步联系负责人所指定的记者。</p>
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<p>在联系记者时，一定要做到礼貌得体，对其采访和报道的任务也要进行详细到位的交代。切记，记者的一篇文章很可能对会议产生巨大的影响，因此一定要做好与记者等媒体人员的关系维护工作。</p>
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<h5 id="e248">（二）安排记者的行程与食宿</h5>
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<p>在联系到具体的记者并商定采访事宜后，需要与赴会议现场的记者进行沟通，安排其在会议期间的行程、采访任务以及机票预订和食宿，确保会议举办期间媒体采访万无一失。</p>
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<h4 id="d082"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">前期预热</span></h4>
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<p>要想会议取得良好的传播效果，前期的预热和造势必不可少。在该阶段可以利用网络等新媒体启动宣传攻势。网络具有表现形式多样、制作投放成本低、速度快、更改灵活等优点，这一优势十分适合会议前期预热阶段的宣传。网络在预热阶段可以开展的传播方式主要包括以下几种。
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</p>
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<h5 id="e247">（一）会议预通知预热</h5>
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<p>
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会议主办方可以通过向潜在参会者或目标参会者发送会议预通知，以传达时间、地点、议程等核心信息，确保参会者及时获取会议详情。同时，也可利用微信公众号发布预热推文，结合文字、图片、视频等多媒体元素，生动地展示会议的亮点和核心信息，提升信息传播的广度和传播效果。
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</p>
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<h5 id="e247">（二）专题网页预热</h5>
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<p>通过与相关领域的专业网站或门户网站合作，制作会议专题网页，能够精准定位目标人群。专题页面不仅介绍会议的背景、议程和主讲嘉宾，还能设置互动功能，吸引观众参与，如注册提醒、预约直播等。网站的高流量优势也有助于提升会议的曝光率和专业影响力。
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</p>
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<h5 id="e247">（三）官方网站预热</h5>
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<p>会议主办方应建立专属的会议官方网站，作为集中展示会议信息的平台。官方网站应包括会议资讯、资料下载、倒计时页面等内容，同时提供注册和参会功能，方便参会者提前获取会议日程、演讲嘉宾和主题等关键信息，提升参会体验。
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</p>
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<h5 id="e247">（四）新闻发布会预热</h5>
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<p>在会议召开前举行新闻发布会，是传统且有效的预热方式。通过新闻发布会，主办方可以集中展示会议的主题、核心议程以及重要嘉宾，直接面对媒体和公众进行详细介绍。新闻发布会能够借助新闻媒体的广泛覆盖面，迅速提升会议的专业性和权威性，确保会议信息精准传达给目标受众。
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</p>
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<h5 id="e247">（五）视频预告预热</h5>
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<p>会议主办方可以通过视频预告来有效引发参会者兴趣。建议视频时长控制在30秒至1分钟之间，视频内容应突出会议的核心亮点。预告片应展示会议的主题、议程亮点、主讲嘉宾的权威背景，以及会议期间可能发布的行业前沿研究或趋势，进而激发目标受众的参与兴趣。
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</p>
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<h4 id="d083"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">准备稿件</span></h4>
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<p>在本阶段，应提前准备好稿件素材，拟定新闻标题，针对不同媒体安排不同的采访</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第145页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">145</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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角度。同时，媒体报道的数量尤为重要。具体需要准备以下几种类型。
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</p>
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<h5 id="e249">（一）通稿</h5>
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<p>会议主办方对外发布新闻时，为统一宣传口径，会将统一的稿件，即通稿提供给需要的新闻媒体。</p>
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<h5 id="e250">（二）网络专题</h5>
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<p>在内容上对某一主题做较全面、详尽、深入的介绍，在形式上可以采用网络媒体的各种表现手法。</p>
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<h5 id="e251">（三）专访</h5>
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<p>专访是记者请新闻人物就专门性的问题进行解答的一种方式，是记者有目的地对有关人士进行的专门采访。它比一般报道要详尽生动，其特点在一个“专”字，重点在一个“访”字。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c025"><span class="h3-zt1">第七节</span><span class="h3-zt2">后勤保障安排</span></h3>
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<h4 id="d085"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议交通安排</span></h4>
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<p>交通安排主要由后勤组或接待组负责，若是涉及重要嘉宾的接送工作，还需要礼宾</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第146页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">146</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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组配合。
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</p>
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<h5 id="e256">（一）机票预订</h5>
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<p>会议特邀致辞嘉宾、演讲嘉宾的差旅费通常由会议组委会承担，因此，一般需要提前给嘉宾预订机票。若是普通的参会者，则由参会者自行预订，参会者可回原单位报销。</p>
|
<p>在给国外嘉宾预订机票时，须向航空公司准确提供嘉宾的姓名、出生日期、护照号等信息，这些信息不能有一点偏差，可以要求国外嘉宾把护照首页拍照或扫描给会务组，订票时可以直接以护照为依据，避免出现因工作人员打字错误而影响嘉宾登机的情况。
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</p>
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<h5 id="e257">（二）用车安排</h5>
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<p>会议前后的迎接和欢送、会议期间的日常用车、会议集体活动，都需要会议组织者提供交通服务。会议交通服务的主要内容包括筹备、调配、停放车辆等。本工作可以外包给相关旅行社或租车公司完成，但应安排会议主办方的工作人员在现场指挥旅行社或租车公司按约定的方案来实施。
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</p>
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<p class="zt-h6">1.确定会议用车的类型、数量</p>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-8】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(22)">会议车辆预订核检表</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<p>会议用车的类型、数量应根据参会人员的多少、级别来确定，同时会议车辆的准备要严格遵循一定的原则。根据国家规定，大巴车的配备按参会人员平均40人/辆计算，小轿车根据会议的规格和实际需要从严掌握，做到既保证会议用车，又符合节俭原则。车辆的配备，应明确其类型、状况、容量等具体情况。用车之前，应对所配车辆进行严格的车辆检查，确保其正常、安全。会议用车车型可参考表5-5所列。
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</p>
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<p class="img">表5-5 会议用车车型</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0170-1.jpg" /></p>
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<p>以选择33座的大巴为例，一般市内日租价格为1000元，使用的范围为100千米/8小时，如果超过100千米需要支付6元/千米的费用，超过8小时需要支付60元/小时的超时费用。</p>
|
<p class="zt-h6">2.会议租车</p>
|
<p>如果会议组织者的车辆不足，可向其他单位或车辆租赁公司租赁。租车时应注意以下问题。</p>
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<p>（1）预订车辆最好提前3天，预订周末的车辆需要提前一周。</p>
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<p>（2）用车天数应定为最少天数，若不够用，应提前在还车时间之前续租。</p>
|
<p>（3）签署车辆租用合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。</p>
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<p>（4）在发车、还车、验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。</p>
|
<p>（5）若发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书证明，这是保险理赔所必需的证明。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">147</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">3.合理配置会议用车</p>
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<p>会议用车要做到合理配置。对每类车的用途、接载对象都要明确，用车能固定的尽可能予以固定。例如，确定某一小组乘坐几号车，哪几个人合乘一辆小轿车等，既可以防止差错，也方便参会者乘坐。</p>
|
<p class="zt-h6">4.会议车辆的停放</p>
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<p>大、中型会议应准备足够的停车场地，根据会议性质和规模安排停车。应尽量为参会者争取免费停车证。如果会议参会人数较多，或会场的停车场比较拥挤，会议组织者要安排专门的交通人员来指挥交通，以避免出现混乱。如果参会领导者级别较高，或嘉宾中有受大众追捧的明星类人物，为维持交通秩序，还应请公安部门予以协助。
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</p>
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<h4 id="d086"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议餐饮安排</span></h4>
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<h5 id="e258">（一）确定用餐人数</h5>
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<p>提前与参会者进行联系，确认其是否参加会议用餐或宴会，统计出具体的人数，以方便安排餐食服务。</p>
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<h5 id="e259">（二）确定就餐方式</h5>
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<p class="zt-h6">1.主要的会议用餐方式</p>
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<p>（1）围餐式。即参会者以餐桌为中心围坐就餐，由服务员按预定的菜单上菜。如果参会人数较多，需要预先安排桌位和座次。</p>
|
<p>（2）自助式。即服务人员事先将各种菜肴、主食、酒水、饮料集中放在餐厅的一边或两边，由参会者自行选取，自行寻找空位就餐。有的自助餐不提供座位，由参会者端盘站立进餐，便于与其他参会者交流。</p>
|
<p>（3）半自助式或工作餐式。该用餐方式介于围餐式和自助式之间，一般设座位，由服务人员按菜单上部分菜肴，而大部分食物则放在餐厅一边的餐桌上，让参会者自由取食。</p>
|
<p>（4）分餐式。即由服务人员事先将菜肴按人数分装在每个人的盘中，上菜时直接端给各位就餐者。西餐一般采取分餐式。</p>
|
<p>（5）餐券购餐式。即会议接待人员事先将固定金额的餐券发给参会者，参会者到指定餐厅的各个供餐口凭餐券购买。这种方式适用于追求经济实惠，且就餐人数多、就餐时间不统一的会议。</p>
|
<p class="zt-h6">2.会议用餐方式选择</p>
|
<p>会议用餐方式需要会议组织者根据午餐、晚餐的不同加以安排。一般而言，早餐不由会议组织者提供，由参会者所入住的宾馆或酒店提供。</p>
|
<p>在半天内可以结束的会议，一般只需要提供精致的茶歇点心即可。但对于大型国际会议或国内协会会议、商务会议，会期通常在两天或两天以上，这就需要安排嘉宾的午、晚餐。午餐一般是在会场及附近用餐，通常为自助式、半自助式或工作餐式；晚餐也可安排自助餐，若涉及欢迎仪式、表彰环节等，可以考虑设置欢迎晚宴，以围餐形式进行。
|
</p>
|
<p>所有餐食的安排一定要以预算可承受的限度为准，建议在确定就餐方式前与餐食服务商提前进行沟通，选择最为合理的类型。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">148</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e260">（三）确定餐标</h5>
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<p>应根据会议预算来制定用餐标准，分为桌餐餐标、自助餐餐标，还要考虑是否包含酒水、饮料等。一般可以与酒店商量，允许自带酒水，这样可节省一部分费用。</p>
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<h5 id="e261">（四）照顾特殊用餐需求</h5>
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<p>每个参会者都是独立的个体，其个人背景、饮食习惯等都不尽相同，会务组需要根据特殊情况进行安排。在前期与参会者的沟通过程中，应尽量了解他们的宗教信仰或特殊的饮食习惯。在安排餐食时，为他们准备适合的食物和服务，避免不愉快和尴尬情况的发生。
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</p>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读5-9】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(23)">会议餐饮预订核检表</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<h4 id="d087"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议住宿安排</span></h4>
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<p>对于外地参会人员较多的会议，提供住宿服务是会议组织者的重要工作之一。</p>
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<h5 id="e262">（一）考察备选住宿供应机构</h5>
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<p>会议组织者应根据会议类型、参会者层次、议题的重要性等，合理确定不同参会人员的住宿标准和接待规格。一般而言，普通参会者的住宿费用由参会者本人承担或参会者凭住宿发票回单位报销，而会议邀请嘉宾的住宿费用则由会议组织者承担。因此，应综合考虑参会人员的承受能力和会议总体预算的范围。筛选住宿机构主要考虑的因素包括：（1）实际接待能力及服务水平；（2）品牌与口碑；（3）周边环境；（4）与会场的距离、交通条件；（5）房间总数、房间类型及设施；（6）就餐场所及环境；（7）安全条件。
|
</p>
|
<p>对本地住宿供应机构，如酒店、宾馆、饭店、招待所等进行初步筛选后，最后圈定几家符合基本条件的住宿供应机构，以备进一步考察。一般情况下，应尽量安排与会场距离最近、交通最为方便的酒店或宾馆，最理想的情况是住宿地与会场在同一酒店内。
|
</p>
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<h5 id="e263">（二）预订会议住宿房间</h5>
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<p>一旦住宿供应机构确定，会议组织者就要为参会者预订住宿房间。应做好以下几个方面的工作。</p>
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<p class="zt-h6">1.与住宿供应机构签订预订合约</p>
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<p>在会议报到前，无法准确确定所需客房数量及房型。因此，会议组织者应根据以往会议的住宿记录和会议人数预估情况与住宿供应机构签订客房预订合约。合约中应明确预订的客房数量、类型、协议价格；入住率不够的情况下如何处理与经济责任；参会者预订的截止日期以及对参会者预订信息的确认由会议组织者还是由住宿供应机构负责等内容。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.寄送住宿回执</p>
|
<p>对于中小型会议，对参会者的住宿安排比较简单，在会议邀请函或会议通知上应直接说明已为其预订了住宿房间，等参会者报到时再告知具体情况。对于一些参会者人数众多的会议，会议组织者需要在会议邀请函或会议通知中附带住宿回执表，根据回执表提供相应的住宿服务。会议住宿回执表应注明酒店名称、预订房间、入住天数、预订价格等内容，如表5-6所示。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">149</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="img">表5-6 2023中国会展经济研究会年会回执表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0173-1.jpg" /></p>
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<p class="zt-h6">3.回复确认住宿回执</p>
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<p>在收到参会者的住宿回执表后，会议组织者或住宿供应机构应及时为其预订房间，并将房间住宿确认信息以邮件或电话形式回复给参会者。若住宿机构回复确认较晚，会议组织者应催促，或亲自通知参会者已收到回执表，将尽快告知房间预订情况。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.预订特殊客房</p>
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<p>（1）预订重要领导、贵宾的特殊客房。确定参会的重要领导、贵宾、特邀媒体等重要人员名单后，在为其安排特殊客房前，可先发送给对方一份住宿登记表，了解对方是否有特殊需求。在收到登记表后，将详细信息告知住宿供应机构，让住宿供应机构为其提供贴近对方要求的特殊客房。目前，住宿供应机构的房型一般为单人间、标准间。对于会议邀请的重要领导、贵宾，一般应考虑提供单人间。
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</p>
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<p>（2）预订会务工作人员的房间。为方便会务工作，应预留少量房间供会务工作人员使用。</p>
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<p>（3）预留机动房间。为解决人员超出问题，需预留2～3个房间备用，机动房间由住宿负责人负责调配。</p>
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<div class="mindMap">
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<span class="fl">【拓展阅读5-10】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(24)">会议酒店预订核检表</span><span
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<!-- 第150页 -->
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">150</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d088"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">医疗卫生安排</span></h4>
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<p>会议期间的医疗卫生安排工作至关重要，其工作内容主要包括疾病医疗、食品卫生、饮水卫生、会场卫生、住宿卫生、个人卫生和环境卫生等。</p>
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<h5 id="e264">（一）寻找合适的医疗机构和合作伙伴</h5>
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<p>根据会议的规模和参会者的需求，寻找合适的医疗机构和合作伙伴。可与当地公立医院或私立医疗机构沟通，了解其在会议期间是否能提供急救、医疗服务等支持。如果可以，会议主办方应与医疗机构签订服务合同或协议，协商医疗应急预案，明确服务范围、费用和责任等。
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</p>
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<h5 id="e265">（二）设立医疗点</h5>
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<p>在会议场地附近或会场内设立医疗点和急救设施是必要的准备工作。医疗点应该配备医疗器械、药品和基本的急救设备，如急救箱、冰袋、消毒液、创可贴、退烧药等，并由专业医护人员负责。在会议期间，医护人员可以对参会者的紧急医疗需求进行处理，并提供相应的急救措施。
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</p>
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<h5 id="e266">（三）提供医疗救援服务信息</h5>
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<p>会议主办方应在会议手册或会议指南中提供医疗救援服务的联系方式和相关医疗服务说明。同时，还可以提供当地的急救电话和紧急医疗服务指南，如当地的急救步骤和就近三千米范围内的推荐医疗机构。这些信息可以帮助参会者在需要时快速找到适当的医疗支持。
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</p>
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<h5 id="e267">（四）提供健康咨询和预防措施</h5>
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<p>会议期间可以在会议现场或会议入住酒店等地开展健康咨询活动，提供健康教育和预防措施，如膳食建议、疾病预防、个人卫生等。此外，可以在会场提供充足的饮用水、卫生用品、清洁卫生间，确保满足参会者的健康和卫生需求。
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</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0005-7.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</p>
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·大型会议一般以会议召开当日为准，往前倒推3个月即前期筹备阶段。一般商务会议则往前倒推1个月即前期筹备阶段。</p>
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<p>·会议报备程序主要有向国家主管部门申报、向单位主管部门或上级主管部门申报。会议报备所需材料包括申请报告、与会境外专家名单、经费预算等。</p>
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<p>·会务工作应按照会议的实际需要进行明确的分工协作，一般设秘书处，在会议筹委会或主席团领导下开展工作。秘书处通常下设秘书组、宣传组、会务组、接待组、后勤组、安保组等。秘书处下设各组的任务，可根据具体情况确定。
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</p>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">151</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>·一个较为完整的会议组委会的人员构成主要包括自有人员和可外包人员两类。前者主要有秘书长、文案、嘉宾接待、会务、物料管理、媒体推广、财务等人员，后者主要有设计、翻译、志愿者等人员。会议组委会应做好与主办方、与执行单位、与支持单位、与会议供应商的对接工作。
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</p>
|
<p>·会场选择应注意考虑会场种类、会场功能、会场布局、会场区位、会场应急等要求；会场选择应考虑的具体内容包括基础设施、服务设施、住宿服务、餐饮服务、会场工作人员、会场安全、费用收取等；会场选择的渠道主要有通过实地考察获取一手的场地信息，建立良好的合作关系，熟悉在线预订会场等。
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</p>
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<p>·在与场地供应方协商一致的基础上，应签订正式的合同，保证届时正常租用会场。</p>
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<p>·会议文化体验是指针对会议主题和参会者的心理，在会议各阶段运用文化造势，让参会者在参会的同时，还能获得一种文化感受和精神上的满足。会议文化体验活动的常见形式有民俗风情体验、自然景观体验、人文景观体验三种；会议文化体验活动筹备的具体内容包括设计文化体验活动线路、确定活动参加人数、安排陪同人员等；在筹备文化体验活动时，应综合考虑契合会议主题，地方城市、合作单位的承受能力和诉求，体验行程的合理性，交通方式，住宿安排，天气情况，多条线路选择等因素。
|
</p>
|
<p>·邀请参会的人员，主要分为发言人、嘉宾以及参会者。发言人主要包括主持人、致辞人和演讲人三种类型。在发言人选择阶段，需要确定发言人的数量、选择的条件和渠道、相关费用及其工作进程安排。</p>
|
<p>·嘉宾主要包括应参会嘉宾（国际组织负责人、国内外学术权威、东道主组织负责人等）和特邀参会嘉宾（政府部门领导、主题演讲人、行业人士、学术专家、主赞助商代表、协办单位负责人等）两类。</p>
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<p>·参会者的邀请数量受会议规模、预算和场地等多种因素限制。若是举办大型国际会议，还应考虑国内外参会者比例等因素。</p>
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<p>·媒介推广计划的执行工作包括筛选媒体、联系媒体、前期预热、准备稿件等。</p>
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<p>·会议后勤保障安排的主要工作有会议交通安排、会议餐饮安排、会议住宿安排、医疗卫生安排等。</p>
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<p><b>二、重点概念</b></p>
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<p>会议报备 会议申请报告 会务工作机构 会场选择</p>
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<p>会议文化体验 嘉宾邀请函 媒介推广计划 后勤保障安排</p>
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<p><b>三、思考讨论题</b></p>
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<p>1.在国内举办国际会议、国内会议应如何报备？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.one" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.简述会议申请报告的主要内容。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.two" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.常见的会务工作机构如何设置？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.three" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>4.会场选择的具体内容和标准有哪些？如何利用网络在线搜索会场信息？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.four" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>5.筹备会议文化体验活动的原因有哪些？如何结合会议主题筹备文化体验活动？</p>
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</p>
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<p>6.邀请函和会议通知的区别有哪些？邀请函的主要框架包括哪些内容？</p>
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</p>
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<p>7.媒介推广计划包括哪些内容？</p>
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</p>
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<p>8.会议后勤保障安排的主要工作包括哪些？</p>
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</p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第五章 会议前期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">152</span>
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</svg>【综合案例分析】会议定点资源将全国共享</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>今后，我国各省（区、市）财政部门将统一负责本地区党政机关会议定点管理工作，各地区采购的会议定点场所在全国范围内实行资源共享，由各级党政机关举办会议共同使用，执行统一的会议定点场所目录和相同的协议价格。这是财政部日前出台的《党政机关会议定点管理办法》（以下简称《办法》）作出的新规定。
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</p>
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<p>财政部行政政法司有关负责人表示，与以往相比，新《办法》进一步强调规范和效率原则。此次财政部改变了以往党政机关会议定点场所分级制定管理办法、分级招标采购的做法，制定了全国统一的管理办法，确立了统一规范、属地管理、资源共享的管理体制。这不仅让地方各级会议定点场所的管理走向简化和统一，有利于节约会议费支出，降低行政运行成本，也将给定点场所的经营带来规模效益。
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</p>
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<p>为适应中央八项规定实施以来部门开短会、不安排就餐或住宿等要求，《办法》增加了采购专业会议场所的有关规定，同时明确，各级党政机关举办的会议，除采用电视电话、网络视频方式以及在本单位或本系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训（会议）中心等举办的外，应当在会议定点场所召开；会议定点场所政府采购的内容包括住宿房间价格、会议室租金和伙食费。住宿房间价格按标准间、单人间和普通套房三种类型确定，会议室租金按大会议室、中会议室、小会议室三种类型确定。
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</p>
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<p>同时，考虑到实际工作中只用会议室而不需安排食宿的情况较为普遍，同时社会上具备提供会议服务条件的一些专业会议场所和单位礼堂也有参加党政机关会议定点政府采购的要求，《办法》将会议定点场所的范围扩大到宾馆饭店和专业会议场所。这样的共享资源，为行政管理部门、使用者以及企业都带来便利。
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</p>
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<p>为避免一些单位在执行中将会议费中的其他经费用于伙食开支，《办法》在采购住宿费和会议室租金的基础上，将伙食费也纳入采购范围，规定伙食费标准按每人每天确定或明细到单餐。</p>
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<p>根据《办法》，会议定点场所依然实行动态管理，两年调整一次。《办法》还进一步明确了定点管理各方的权利义务，细化和加大了对会议定点场所违约行为的监督问责。</p>
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<p>资料来源：《会议定点资源将全国共享》，载《中国会展》，2015（6）：24。</p>
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</div>
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<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
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<p>1.会议定点资源共享对非定点的会议场所是否会带来冲击？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.结合案例分析，举办商务会议是否可以参考会议定点资源指定的会议场所？是否还有其他渠道选择会场？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.ten" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.案例中所反映的内容，会对我国政务会议造成什么影响？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit5.eleven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第153页 -->
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<div class="page-box" page="167">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">153</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h2 id="b006"><span class="h2-zt1"></span>第六章 会议中期筹备阶段</h2>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应熟悉会议中期筹备阶段的时间划分和本阶段的主要工作内容，能理解会议部分工作采取外包形式的意义，掌握会议议程、日程、程序的内涵和区别，掌握会议通知的内容，熟悉常见的会议视觉材料种类，了解会议礼品的选择与禁忌，掌握讲话稿的书面结构，做好会议中期筹备阶段的工作。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告指出，“推进文化自信自强，铸就社会主义文化新辉煌”，要“以社会主义核心价值观为引领，发展社会主义先进文化，弘扬革命文化，传承中华优秀传统文化，满足人民日益增长的精神文化需求”。弘扬时代主旋律，将社会主义核心价值观融入社会发展，贯穿于会议筹备的各个环节，是会议从业人员的历史使命。
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</p>
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<p>通过本章的学习，学生应把握时代精神，强化职业素养和实战能力，推动新技术、新理念同会议中期筹备阶段有机结合。引导学生强化严谨细心，弘扬奋斗精神、奉献精神、敬业精神，培育时代新风新貌，确保会议中期筹备工作有序推进。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·会议服务外包审核</p>
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<p>·会议议程、会议日程</p>
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<p>·会议通知</p>
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<p>·会议视觉材料类型</p>
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<p>·会议礼品选择</p>
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<p>·草拟领导讲话稿</p>
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</div>
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<p>进行了一系列的策划、考察、分工、联系等工作后，会议项目就进入了实质性的文字、视觉包装、会议信息整理分发工作阶段，即会议中期筹备阶段。本阶段既是会议策划方案的具体落实阶段，又为会议的顺利举办奠定了良好的基础。以会议召开时间为标准，国际会议往前倒推30天即会议中期筹备阶段，国内商务会议往前倒推15天即会议中期筹备阶段。
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</p>
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<div class="mindMap">
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayedTwo = !imgDisplayedTwo">第六章
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会议中期筹备阶段</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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<p class="openImgBox mt-20 td-0" v-if="imgDisplayedTwo"><img class="img-0" :src="mindMapThree"
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</div>
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</div>
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<!-- 第154页 -->
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">154</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c026"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">会议服务外包</span></h3>
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<h4 id="d089"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议服务外包的含义</span></h4>
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<p>外包，又称“外部资源利用”或“资源外取”，指把企业生产或经营环节中某一个或几个环节（非核心业务）交由其他（专门）公司来完成，从而达到整合资源、提高资源利用效率、增强竞争力和应变能力的目的。
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</p>
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<p>会议服务外包是指主办方将会议各流程中所需的特定服务委托给专业的供应商或承包商，以减轻自身在组织、协调和执行会议过程中的工作负担。这些特定服务包括但不限于：场地租用、舞台布置、物资采购、媒体推广、视觉设计、同声传译、翻译服务、速记服务、摄影服务、摄像服务、餐饮服务、交通服务等。
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</p>
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<p>通过会议服务外包，主办方可以享受外包公司的专业知识和经验，提高会议的质量和效率。同时，服务外包还能帮助主办方降低成本、分散风险、集中精力在核心业务上，进而提升参会人员的体验和满意度。</p>
|
<h4 id="d090"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议服务外包的特点</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0168-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <h5 id="e268">（一）服务专业化</h5>
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<p>服务外包能够充分利用外部资源，为会议提供全方位、一站式的服务。会议服务外包通常由专业的外包公司承接，它们具有专业的知识和丰富的经验，能够针对不同类型的会议提供专业的高质量服务。无论是媒体推广、设计、同声传译还是其他服务，外包公司通常拥有相应领域的专业团队，能够更好地满足主办方的需求，使主办方可以更专注于会议的顺利进行。
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</p>
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<h5 id="e269">（二）需求定制化</h5>
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<p>会议服务外包可以根据主办方的需求进行定制和调整。主办方可以根据自身需求选择需要外包的服务项目，并根据具体情况进行定制化安排。同时，由于外包公司具备专业性和灵活性，他们可以根据主办方的要求进行调整和适应，提供个性化的解决方案，以满足会议的特定需求。
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</p>
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<h5 id="e270">（三）成本节约化</h5>
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<p>无论是餐饮服务、交通安排还是媒体推广，外包公司可以借助其资源优势和供应链，提供高效、便捷的解决方案，能够为主办方提供全方位的服务。而主办方无须投入大量资源和时间来研究和组织各项服务，有助于节省会议成本，减少主办方的工作量和压力，提高会议的整体效率。
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</p>
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<h5 id="e271">（四）工作专注化</h5>
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<p>主办方将会议非核心环节以服务外包的形式委托给外包公司后，能够将更多精力放在核心业务环节上，减少对非核心业务的关注和投入。外包公司具备丰富的专业知识和实践经验，能够更好地处理会议的各项细节。
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</p>
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<h5 id="e272">（五）风险分散化</h5>
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<p>外包公司具有专业的丰富的知识和经验，能够快速识别和解决潜在的问题和风险，
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第155页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">155</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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降低会议组织过程中的不确定性。通过服务外包，主办方可以降低会议期间出现的潜在风险，如设备故障、通信中断等。外包公司可以提供相应的备份方案和紧急支持，以应对意外情况。
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</p> -->
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<h4 id="d091"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议服务外包的审核</span></h4>
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<p>为了保证会议期间各项工作的顺利开展，建议主办方在会前对服务外包进行验收和审核。对于常见的服务外包，审核的主要内容如下。</p>
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<h5 id="e273">（一）媒体推广</h5>
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<p>在审核媒介推广计划时，需要确认计划是否合理和符合会议的目标和需求。同时，还需要评估外包公司能够联系到哪些媒体资源，确保这些媒体资源与会议目标受众群体相符合。此外，还可以要求外包公司提供以往的媒介推广经验和案例，以评估其质量和效果。
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</p>
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<h5 id="e274">（二）同声传译</h5>
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<p>在审核同声传译供应商时，可以进行面试或电话面试，模拟会议当天的情景，考查译员的翻译准确度和反应的灵活度。同时，可以参考市场行情和其他供应商的报价，与其商定同传设备租赁和同传服务的价格，确保价格合理且符合预算。
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</p>
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<h5 id="e275">（三）速记</h5>
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<p>在审核速记服务时，可以与外包公司商定合适的价格，并提前进行测试，以确保速记员能够准确记录会议内容。此外，还可以采用录音笔等方式进行备份，以便会后整理和核对。</p>
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<h5 id="e276">（四）摄影</h5>
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<p>会议摄影主要包括合影和会议新闻摄影。在审核摄影服务时，可以要求摄影师提供其相关拍摄经历和作品，确保其具备丰富的摄影经验和专业技能。同时，可以要求其提供合理的报价，并商定服务的具体细节和要求。
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</p>
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<h5 id="e277">（五）摄像</h5>
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<p>会议摄像可以分为固定机位的会议现场全程摄像和为制作宣传片、新闻等拍摄的片段摄像。前者需要评估摄像师是否具备良好的现场录像执行和应变能力，能够准确捕捉会议现场的重要内容。后者需要与外包公司提前沟通，明确拍摄脚本和需求，以确保采集到的素材能够制作出优质的宣传片或新闻等。
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</p>
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<h5 id="e278">（六）设计</h5>
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<p>在审核设计服务时，可以要求外包公司提供过去的设计作品或案例，评估其设计水平和风格是否符合会议的主题和需求。此外，还需与其商定设计方案的价格和交付时间，并明确交付稿件的格式和要求。</p>
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<p>通过对以上各项服务外包内容的审核和验收，能够确保外包公司的能力和服务质量，从而提升会议的效率和品质。同时，阳光合作、透明的审核过程也能够促进主办方与外包公司之间的合作关系，实现互利共赢。</p>
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<div class="mindMap">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读6-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(25)">国际会议选择当地供应商时必问的10个问题</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第156页 -->
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">156</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d092"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">会议服务外包的评价方法</span></h4>
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<p>评价服务外包，要根据具体情况采用适当的方法。常用的方法有以下几种。</p>
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<div class="openImgBox fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0170-01.jpg" />
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</div>
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<h5 id="e279">（一）主观经验法</h5>
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<p class="zt-h6">1.直观判断法</p>
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<p>直观判断法属于定性选择方法，是根据征询和调查所得的资料，并结合个人的分析判断，对服务外包单位即供应商进行分析、评价的一种方法。直观判断法的做法主要是倾听和采纳有经验的采购人员的意见，或者直接由采购人员凭经验作出判断，常用于选择会议项目非主要原材料供应商时。
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</p>
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<div class="img-rights openImgBox">
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<img class="img-0" alt="" src="../../assets/images/0170-02.jpg" />
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<p class="img">图6-1 招标采购过程图</p>
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</div>
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<span>
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<p class="zt-h6">2.招标评价法</p>
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<p>当采购数量大、供应商竞争激烈时，可采用招标评价法来选择合适的供应商。招标评价法是指会议组织者或主办方（招标人）在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。
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</p>
|
<p>一般情况下，招标采购的全过程如图6-1所示。在特殊的场合下，招标的步骤和方式也可能有一些变化。</p>
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</span>
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<p class="zt-h6">3.协商选择法</p>
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<p>由会议主办方先选出供应条件较为有利的几个供应商，分别与之进行协商，再确定合适的供应商。与招标评价法相比，协商选择法由于供需双方能充分协商，在物资质量、交货日期和售后服务等方面较有保证。</p>
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<h5 id="e280">（二）数学计算方法</h5>
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<p class="zt-h6">1.采购成本比较法</p>
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<p>对质量和交货期都能满足要求的供应商，需要通过计算采购成本来进行比较分析。采购成本一般是售价、采购费用、运输费用等各项支出的总和。</p>
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<p class="zt-h6">2.线性权重法</p>
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<p>线性权重法是目前供应商定量选择最常用的方法，其基本原理是：给每个选择标准分配一个权重，每个合作伙伴的定量选择结果为该供应商各项准则的得分和相应准则的权重的乘积之和。</p>
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<p>线性权重法评价的要素主要是质量、交货、服务，这三方面要素的权重如表6-1所示。</p>
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<p class="img">表6-1 各要素的权重</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0180-2.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第157页 -->
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">157</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（1）质量评定。质量评定主要考查以下几个指标：交货数量、残次品数量、残次率和合格率，如表6-2所示。</p>
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<p class="img">表6-2 质量评定表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0181-1.jpg" /></p>
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<p>（2）交货评定。交货评定是考察供应商是否能按时供货的重要指标，主要对延期交货的天数进行考察。在考察前，可对供应商延期交货的天数进行加权考虑，如表6-3所示。</p>
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<p class="img">表6-3 交货评定表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0181-2.jpg" /></p>
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<p>假设每个供应商都有4个订单，其订单分析如表6-4所示。</p>
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<p class="img">表6-4 订单分析表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0181-3.jpg" /></p>
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<p>（3）服务等级评定。供应商的服务等级是衡量其服务水平的重要标准，主要从以下几个指标进行考察：合作程度、文件的精确性、响应速度、售后服务，如表6-5所示。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">158</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="img">表6-5 服务等级评定指标</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0182-1.jpg" /></p>
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<p>综合上述三方面，评定结果如表6-6所示。</p>
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<p class="img">表6-6 评定结果表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0182-2.jpg" /></p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c027"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">拟定会议议程和日程</span></h3>
|
<h4 id="d093"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议议程</span></h4>
|
<h5 id="e281">（一）会议议程的含义</h5>
|
<p>会议议程是对会议所要解决的问题、拟讨论内容的概略安排。它是对会议活动议题性内容的程序化，针对的是会议讨论或解决的具体问题，以及围绕各项议题展开的报告、讨论、审议、选举和表决等活动，不包括非议题性活动、仪式性活动、辅助性活动。
|
</p>
|
<p>会议议程仅适用于狭义的会议，如各级党政机关、企事业单位的办公会议与专题会议，各级人民代表大会、职代会、教代会等。</p>
|
<p>会议议题一般由动宾结构构成，如听取政府工作报告、审议政府工作报告、表决关于政府工作报告的决议草案、选举最高人民法院院长等。会议议程仅列出议题及讨论次序，不做时间或其他安排。</p>
|
<p>凡属重要的大会，议程通常由领导机关提出，由会议领导班子（如主席团）讨论和决定。一般单位的例会通常由秘书部门根据领导交代、部门要求和自己掌握的情况，对议题进行筛选后向领导提出建议。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第159页 -->
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<div class="page-box" page="173">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">159</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e283">（二）会议议程的确定原则</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0173-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.顺序要正确</p>
|
<p>议程的先后顺序非常重要，切不可前后倒置或杂乱无章。这就要求组织者会前进行周密细致的安排，重要的议程还要事先进行预演和排练，防止出错。会议过程中如因组织不周出现差错或失误，轻则影响领导机关的威信，重则造成工作处于被动或失误。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.安排要适度</p>
|
<p>一次会议议程既不能安排过多，也不能太少。议程过多，因参会人员的精力和时间所限，可能议得不深不透，从而难以统一思想认识，议而不决，使会议收不到应有的效果；议程太少，会议过于松散，浪费时间。此外，还应考虑到会议的性质、内容、方法、目的和要求的不同。议程应逐项、逐段周密细致地安排，确保不错、不漏、不互相冲突。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">3.操作性要强</p>
|
<p>议程是具体、详细、实际的活动内容。议程明确具体，参会人员才能集中精力围绕议程开展活动，发言讨论时才能抓住中心和重点，才能避免不着边际离题万里。在具体安排上，要注意将同类性质的议题集中排列在一起，以便引起参会者的高度重视，起到强化、深化的作用，以便使会议讨论透彻。在时间上要把保密性强、涉及人员范围小的议题排在后面，以便无关人员届时退席。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">4.主次要分清</p>
|
<p>当会议议程较多时，要注意分清主次和轻重缓急。一般情况下，重要的、急需解决的问题，可安排在前面，其他问题可放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛，议事效率较高，把重要的、急需解决的问题放在前面，便于集中精力研究解决。有时虽然有些议题很重要，但议决的难度较大，可按先易后难的顺序，把它放在后面，而先议比较容易解决的问题，以提高议事效率。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">5.要留有余地</p>
|
<p>做任何工作都要留有余地，以应付临时出现的各种情况，安排会议议程亦应注意这个问题。如果时间安排得过紧过满，一旦出现临时情况就无法应对。因此，时间安排要留有余地。机动时间长短视会议规模而定，时间较长的会议一般留半天至一天左右的机动时间为好。
|
</p> -->
|
<h5 id="e284">（三）会议议程的内容</h5>
|
<p class="zt-h6">1.开场：开幕式</p>
|
<p>主持人的开场白是会议开始后首先要进行的部分。开场白的内容包括：必要的参会者介绍，此次会议所要解决的问题，问题的有关背景，此次会议的目标等各方面的内容，甚至有时还要透露主持人或召集者的态度。开场白的内容范围由会议召集者来恰当把握，但具体内容应由主持人本人来控制。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.基本情况介绍：嘉宾作主题演讲</p>
|
<p>在主持人的开场白中提出问题后，应设计由几位参会者介绍他们对这个问题所掌握的情况，这样可以让其他参会者对这个问题有一个初步的了解，并且可以以这些基本的
|
</p>
|
</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第160页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">160</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<p class="td-0">情况为出发点进行思考，为之后的讨论做铺垫。</p>
|
<p>这里有两点需要注意：第一，介绍者应是提前指定并对问题有一定研究的人，他们介绍的情况应当是可靠的；第二，介绍者的发言应简练扼要、重点突出，不需要介绍更多细节方面的问题。</p>
|
<p class="zt-h6">3.自由发言讨论问题</p>
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<p>虽然是自由发言，但实际上仍应提前拟定一个大致的顺序，这个顺序可以让一些反应较快、性格外向的参会者首先发言，再让一些思考时间较长、较深入的参会者接着发言，这样可以避免出现无人发言的尴尬场面，并且可以使整个讨论逐步深入，从而调动和活跃大家的思维。
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</p>
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<p>自由发言之后，会议的讨论就该进入更激烈的阶段了，这时参会者极容易分为几派，并且有些参会者会彼此针锋相对，虽然场面可能会有些混乱，但这时正是问题讨论最深入的时候，可以令所有的矛盾都自行充分暴露出来，为后面形成决议做准备。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.结论</p>
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<p>在充分讨论之后，需要逐步进行意见整合，找到共同点，消除分歧。这时，主持人应处于主导地位，促使参会者们的意见相互配合、达成一致，最后以一定的形式表述出来，提交上级或向下级传达。</p>
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<p class="zt-h6">5.会议结束：闭幕式</p>
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<p>会议达成决议后，会议议程还没有正式结束，会议主持人或是会议组织者一般都需要对会后的工作进行简单的安排，或明确地向参会者布置任务。</p>
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<p>会议议程除了应包括以上内容外，还可以根据实际需要对会议议程进行添加或删减。例如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况介绍可由主持人代为进行等，这些都要视会议的具体情况而定。大中型会议的议程基本遵循以上五个流程。
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</p>
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<h5 id="e285">（四）会议议程的书面结构</h5>
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<p class="zt-h6">1.标题</p>
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<p>由会议名称加上“议程”二字组成。</p>
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<p class="zt-h6">2.题注</p>
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<p>法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，并用圆括号括入，例如：（2023年3月4日第十四届全国人民代表大会第一次会议预备会议通过）。一般性会议议程应注明会议的起讫日期，例如：（2023年4月1—2日）。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.正文</p>
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<p>简要概括说明会议每项议题和活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。</p>
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<div class="bk-21">
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<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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p-id="5390"></path>
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</svg>【小资料6-1】某公司2023年第四季度第二次总经理办公会议议程</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>1.听取并审议销售部关于本年度商品促销活动的报告</p>
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<p>2.听取并审议安全生产部明年安全生产工作计划</p>
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<p>3.听取并审议财务部关于春节慰问老职工费用额度的报告</p>
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<p>4.听取并审议人力资源部关于部门主管人员调整问题的报告</p>
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<p>5.研究并决定总经理助理的人选</p>
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<p class="right">公司总经理办公室</p>
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<p class="right">2023年12月4日</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第161页 -->
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<div class="page-box" page="175">
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<div v-if="showPageList.indexOf(175) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">161</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>小资料6-1中的会议议题排序中，第一个议题放在最前面，一方面说明其最重要，另一方面是考虑到该议题适宜范围较广的人员参加，可集思广益，科学决策。此外，一般来说，将涉密的会议议题安排在最后，第四个和第五个议题就是基于该因素排列的。
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</p>
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<h4 id="d094"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议日程</span></h4>
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<p>会议日程是会议议程的具体体现，会议议程是会议日程的一部分。</p>
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<h5 id="e286">（一）会议日程的含义</h5>
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<p>会议日程是以“天”为单位，根据会议计划和进程，对会议各项活动按单位时间予以落实的具体安排，类似于会议的作息时间表。会议日程对狭义的会议和广义的会议都适用。会议日程的内容可以包含全部会议性活动，即议题性活动、非议题性活动、仪式性活动及辅助性活动等，都可列入会议日程。会议日程对会期有要求，凡会期满一天（两个时间单位）的会议都应制定会议日程。
|
</p>
|
<p>会议日程一般采用简短的表格形式表达，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。会议日程一般要面向参会者公布，并制成书面形式，于报到时随同会议材料一起发出，以便参会人员了解和遵守。</p>
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<h5 id="e287">（二）会议日程的作用</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0175-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。会议日程也是会议组织者对会议实施组织、参会者参加会议和人们了解会议情况的重要依据。具体来讲，会议日程的作用主要体现在以下方面：一是保证会议议程的具体实施；二是方便参会者熟悉会议内容；三是有助于提高会议效率。
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</p> -->
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<h5 id="e288">（三）会议日程安排的要求</h5>
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<p class="zt-h6">1.会期满一天的会议应制定会议日程</p>
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<p>日程不仅要将全部议程加以细化，而且要反映会议过程中其他的辅助活动。会议日程的安排既要精简、高效，又要科学、合理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人体生理和心理活动规律，以提高会议活动的质量。</p>
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<p class="zt-h6">2.安排重要活动的最佳时段</p>
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<p>心理学家的试验表明，人的精力、体力每天呈规律性变化，高峰出现在10：00和16：00左右，这时，人的思维最清晰，情绪最饱满，精力最充沛，注意力最集中，是安排重要会议活动的最佳时段。</p>
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<p class="zt-h6">3.合理分配会议时段</p>
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<p>在确定会议的时间总长度后，接下来要确定全体会议、平行会议及相关活动的时间段，要做到合理分配每个会议时间段。日程表中的各项安排一般不轻易调整或拖延进行。下面是一个为期两天的会议，表6-7给出了会议时段的分配参考。
|
</p>
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<p class="img">表6-7 会议时段分配参考</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0185-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第162页 -->
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<div class="page-box" page="176">
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<div v-if="showPageList.indexOf(176) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">162</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>在会期每个半天的活动时间里，应安排15～20分钟的茶歇时间。不同会议议题间需要换若干演讲嘉宾时，也可安排10分钟左右的间歇，方便参会者休息，以便组织者在间隙时间调换主席台上演讲人的座签、茶水、座椅等，或者安排相关贵宾退场。
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</p>
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<h5 id="e289">（四）会议日程的书面结构</h5>
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<p class="zt-h6">1.标题</p>
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<p>由会议名称加上“日程”或“日程表”组成。</p>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读6-2】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(26)">第二届中国文旅大消费创新峰会首日日程</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<p class="zt-h6">2.题注</p>
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<p>标明活动的具体日期、地点、主题、主办单位等信息（标题中已显示的信息可以省去），以便于散发或刊登宣传。</p>
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<p class="zt-h6">3.正文</p>
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<p>（1）文字式。用汉字或阿拉伯数字标引各项具体活动的名称、内容，列出相应的活动步骤和细节，要求详细、明确。</p>
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<p>（2）表格式。以会议各项活动举办的先后时间为基础，将会议各项活动以较为精确的时间排列出来，其优点是容易控制各项活动的时间，保证整个会议按预定时间进行。为使读者能够清晰理解会议中各项活动的时间安排，推荐选择表格式来呈现会议日程。
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</p>
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<h4 id="d095"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议程序</span></h4>
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<h5 id="e290">（一）会议程序的含义</h5>
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<p>会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤，具有详尽性、明确性和可操作性的特点。狭义的会议和广义的会议中的相关活动均适用。</p>
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<h5 id="e291">（二）会议程序的适用范围</h5>
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<p class="zt-h6">1.议题性活动</p>
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<p>议题性活动中围绕各项议题展开的选举、表决等会议活动，应制定会议程序。</p>
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<p>需要注意的是，围绕各项议题展开的选举、表决等，如果强调会议具体讨论或解决的问题时，应作为议题列入会议议程；如果强调的是具体的活动过程，则需要制定程序以确保活动顺利有序进行。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第163页 -->
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<div class="page-box" page="177">
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<div v-if="showPageList.indexOf(177) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">163</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.仪式性活动</p>
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<p>如开幕式、闭幕式、颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等程式性较强的活动应制定相应的程序。</p>
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<h5 id="e292">（三）会议程序的作用</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0177-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>会议程序要比会议议程和会议日程更具体，可对每项发言、每项活动细节的名称、主持人或发言人的身份以及发言限定的时间都作出明确规定。</p> -->
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<h5 id="e293">（四）会议程序的书面结构</h5>
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<p class="zt-h6">1.标题</p>
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<p>由活动名称（全称或规范化简称）加上“程序”或“顺序表”组成。</p>
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<p class="zt-h6">2.题注</p>
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<p>标明活动的具体日期、地点、主题、主办单位等信息（标题中已显示的信息可省去）。</p>
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<p class="zt-h6">3.正文</p>
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<p>（1）序号式。用汉字或阿拉伯数字标引各项具体活动，列出相应的活动步骤和细节，要求详细、明确。</p>
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<p>（2）时间序列式。把各项会议活动按较为精确的时间先后顺序来排列，其优点是容易控制各项活动的时间。</p>
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<p class="zt-h6">4.落款</p>
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<p>一般写“秘书处”，亦可省去。</p>
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<div class="bk-21">
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<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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|
p-id="5390"></path>
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</svg>【小资料6-2】会议议程、会议日程和会议程序的区别与联系</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>1.区别</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0177-02.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括非议题性活动、仪式性活动及辅助性活动。凡有两项以上议题的会议，都应当事先制定会议议程。会议议程主要适用于狭义的会议。</p>
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<p>会议日程是把每天的各项会议活动按单位时间予以落实的具体安排，狭义和广义的会议都适用。会议日程的内容可涵盖议题性活动、非议题性活动、仪式性活动及辅助性活动。凡会期满1天的会议都应当制定会议日程。
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</p>
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<p>会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤，狭义的和广义的会议中的相关活动均适用。其内容可以是议题性活动中的选举、表决等具体活动，也可以是开幕式、闭幕式、颁奖、授勋、签字、揭幕等仪式性活动。
|
</p>
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<p>会议议程、会议日程在会前发给参会人员；会议程序只供领导主持会议时参考，不发给其他参会者。</p> -->
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<p>2.联系</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0177-03.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>（1）三者都是关于会议活动先后顺序的安排。</p>
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<p>（2）规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。</p>
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<p>（3）会期较短、议题较少，并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。</p>
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<p>（4）会议议程、日程可以用一个日程表将二者统一体现，也可以根据会期较长情况将议程、日程分开单列，没有统一规定。</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第164页 -->
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<div class="page-box" page="178">
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<div v-if="showPageList.indexOf(178) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
|
<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">164</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-2.jpg" />
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</p>
|
</div>
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<p class="dialogQuestion">
|
<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c028"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">拟发会议通知</span></h3>
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<p>拟发会议通知最重要的目的就是向参会者说明会议的相关情况。同时，也是会议主办方了解和掌握参会者反馈的一种途径。</p>
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<h4 id="d096"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议通知的内涵</span></h4>
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<h5 id="e294">（一）会议通知的含义</h5>
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<p>会议通知是告知参会者有关事项的会议文书，是传递召开会议信息的载体，是会议主办方同参会者之间进行会前沟通的重要渠道。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中规定，通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。
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</p>
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<h5 id="e295">（二）会议通知的作用</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0178-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.传递会议信息</p>
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<p>会议通知可以传递有关会议的内容、性质、方式、时间、地点、演讲嘉宾等基本信息，以便参会者做好充分准备，按时赴会。</p>
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<p class="zt-h6">2.收集参会信息</p>
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<p>会议通知可以收集参会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件，以便主办方进一步完善议题和议程，审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。</p>
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<p class="zt-h6">3.获取参会反馈</p>
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<p>会议通知有助于向会议主办方获取参会者的姓名、职务、参会人数、是否需要预订住宿等反馈信息，从而为会议的接待工作做好准备。</p>
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<p class="zt-h6">4.履行相关义务</p>
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<p>在一些法定性会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知是会务工作机构的法定义务，同时也是对参会者权利的尊重。在商务会议中，参会者往往需要通过付费才能参加会议活动，享有注册会员的权利。参会者根据会议通知所提供的信息，可以提前或现场做好付费参会的准备。
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</p> -->
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<h5 id="e296">（三）会议通知的种类</h5>
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<p class="zt-h6">1.预先通知</p>
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<p>预先通知是在发出正式通知之前，为了让参会人员做好充分准备，提前发出的预告性通知。</p>
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<p>预先通知先于正式通知，其目的主要是请参会者提前做好参加会议的准备。凡是需要征求参会者的意见，或者需要参会者事先提交论文、报告、答辩和汇报材料的，或者需要先报名然后确定参会者资格的会议，应当先发预先通知。待会议议程、时间、地点以及参会资格正式确定后，再发正式通知。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">165</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.正式通知</p>
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<p>会议前期筹备工作就绪后，若没有大的变动，会议主办方可向参会者发出正式的会议通知。</p>
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<h5 id="e297">（四）会议通知与会议邀请函的区别与联系</h5>
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<p>在行业的会议项目中，会议通知和会议邀请函常常混用，尽管它们都是用于传达会议相关信息的正式商务文书，但仍然有一些细微区别。</p>
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<p class="zt-h6">1.区别</p>
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<p>（1）发挥的作用不同。邀请函具有礼仪和告知的双重作用，确保受邀人明确知道被邀请参会；而会议通知一般仅具有告知作用，确保参会人员对会议有清晰的了解，并做好参会准备。</p>
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<p>需要提醒的是，会议邀请函一般可不写主办机关单位名称和“关于举办”的字样，如《中国会议产业大会邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”。
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</p>
|
<p>（2）适用场景不同。首先，邀请函主要适用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人。不属于本组织的成员一般不具有法定的参会权利或义务，是否参加会议由受邀对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会等，以发邀请函为宜，并可能要求受邀人回复是否能够参加会议。
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</p>
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<p>其次，会议通知适用于具有纵向关系（主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者参会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。各类学会、商会、协会等团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员，对于团体成员应当发送会议通知，而邀请非团体成员参会则应当发邀请函。
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</p>
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<p>（3）发送次数不同。会议邀请函一般只需要在会议筹备阶段向拟邀请对象发送一次；而会议通知在会议前期筹备阶段和中期筹备阶段均可向参会者发出，且可以多次发送。在会议倒计时阶段将不再发送会议通知，此时会议主办方可向参会者发出参会提醒和指示。
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</p>
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<p>会议通知和会议邀请函的发送时间可以根据会议主办方的需求和实际情况进行灵活调整。无论何时发送，都需要确保参会者能够及时收到信息，并做好相应的准备。</p>
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<p class="zt-h6">2.联系</p>
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<p>（1）信息传达相同。无论是会议通知还是会议邀请函，它们的共同目的都是传达与会议相关的重要信息。无论是会议的时间、地点、议程安排，还是会议的主题和目的，这些信息都需要通过通知或邀请函的形式传达给参会人员。
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</p>
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<p>（2）格式要素相同。会议通知和会议邀请函都有一定的格式要求，以保证信息的清晰、准确和易读。通常，它们都包括标题、称呼、正文、落款、明确的会议信息以及适当的时间和地点安排。因此，在编写会议通知或会议邀请函时，可以借鉴彼此的格式要素。
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</p>
|
<p>（3）参会确认相同。会议通知和会议邀请函都需要参会人员对是否参会进行确认或回复，因此会议主办方一般都会在文中附上回执。参会确认的反馈对于会议主办方而言非常重要，有助于确保参会者的精准性和会议的整体统筹安排。
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</p>
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<h4 id="d097"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议通知的内容</span></h4>
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<h5 id="e298">（一）告知会议背景</h5>
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<p>会议背景中应告知参会者举办会议的缘由、目的、宗旨与意义等。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">166</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e299">（二）告知会议基本信息</h5>
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<p class="zt-h6">1.会议名称</p>
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<p>会议名称应写全称。若会议名称字数较长，在首次出现时一定使用全称，在其他地方再次出现时，可用规范化的简称或统称代替。</p>
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<p class="zt-h6">2.组织机构</p>
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<p>联合主办的会议，要写明每一主办单位的名称；成立了组织委员会、筹备委员会、指导委员会、学术委员会等会议组织机构的，要写清机构名称、人员组成情况等。</p>
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<p class="zt-h6">3.会议内容</p>
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<p>会议内容包括会议的主题、议题、讨论的提纲、议程安排等。例如，报告会应当写明报告人姓名、身份和报告主题、配套活动的形式和内容。</p>
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<p class="zt-h6">4.参加对象</p>
|
<p>如果通知是发给单位的，应当说明参加会议人员的具体条件，如职务、级别、年龄等。专题工作会议应要求分管领导到会。若参加对象资格不同，则通知中应分别用“出席”“列席”“旁听”“特邀”等词语来对应，且不能用错。参加对象需要逐级推荐的，要说明推荐的程序。有的会议为了达到一定的规模，通知中还会规定每个单位参加会议的人数。
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</p>
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<p class="zt-h6">5.会议时间</p>
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<p>会议时间包括报到时间、注册时间、正式开始时间、会期和闭会时间等。</p>
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<p class="zt-h6">6.会议地点</p>
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<p>对于会议地点，应具体写明会场或酒店所在的地名、路名、门牌号、楼号、房间号、会场名称等。</p>
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<p class="zt-h6">7.联系方式</p>
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<p>会议联系方式包括主办单位或筹备机构的地址、邮编、银行账号、电话、电子邮箱、网址、联系人姓名等。</p>
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<p class="zt-h6">8.落款</p>
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<p>在正式的会议通知中，落款处应当署明主办单位名称，加盖主办单位公章，并注明具体的发文时间。发文时间用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（1不编为01）。</p>
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<h5 id="e300">（三）告知应做准备事项</h5>
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<p>主要包括：参加会议的费用及支付方式，报名的方式和截止日期，有关论文征集、撰写、打印和提交的要求及截止时间，会议的正式语言和工作语言，入场凭证以及组织者认为必须说明的其他事项。</p>
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<h5 id="e301">（四）附带会议回执</h5>
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<p>会议通知一般应有回执，回执经常作为附件与会议通知一起发送。在拟写带回执的会议通知时，一般有以下几个步骤。</p>
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<p>（1）明确回执的基本格式、回执的基本内容等。</p>
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<p>（2）明确会议通知主送对象是个人，还是单位或者集体。</p>
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<p>（3）回执中一定要注明回执邮寄的地址、联系方式等信息。</p>
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<p>（4）如果会议通知有附件，一定要进行说明，在邮寄会议通知时不要将附件遗忘。</p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">167</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d098"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议通知的形式</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0181-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e302">（一）口头通知</h5>
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<p>口头通知最突出的优点是快捷、便利，适用于参会人员较少的小型会议。其缺点是以声音为媒介，不易保存；若受传者遗忘，则会影响会议顺利进行。</p>
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<h5 id="e303">（二）电话通知</h5>
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<p>以电话为媒介传递信息不仅快捷、准确、到位，而且一般情况下成本较低。需要注意的是，以这种方式传达通知时，出于有的参会者因某些原因没有接到电话的考虑，会务人员必须在事后选择合适的时间继续通知，直到参会者接到电话（传真）或知晓会议通知为止。在传达会议通知时，为了明确责任，会务人员要据实填写会议通知传达情况登记表，见表6-8。
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</p>
|
<p class="img">表6-8 会议通知传达情况登记表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0191-1.jpg" /></p>
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<h5 id="e304">（三）书面通知</h5>
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<p>书面通知是一种传统的方式，它适用于邀请外部单位或外部成员参加的会议，一般常用于大、中型会议。书面通知在传递的过程中需要一定的时间，因此要提前准备。如果在预定的时间内对方没有收到通知，还需要及时采取措施做相应的补发等工作。书面通知的效率比较低，但是，通过书面材料可以将有关事宜交代得清清楚楚，对参会者来说可为其提供较大的方便。
|
</p>
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<h5 id="e305">（四）电子邮件</h5>
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<p>电子邮件通知综合了上述三种方式的优点——快捷、准确、低成本，而且内容清楚、一目了然。但是，由于群发邮件过多，可能会存在接收者邮箱服务器屏蔽电子邮件的情况。因此，在发送电子邮件通知后，应辅以电话通知，提醒接收者查收并及时反馈参会意愿。
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</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-3.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</p>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">168</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c029"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">设计会议视觉材料</span></h3>
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<p>举办一次会议，相当于一次会议品牌的展示。统一的会议视觉符号不仅能体现会议组织单位的正规、严谨，而且能给参会者留下深刻的印象，有利于会议品牌深入人心。因此，对会议进行视觉包装非常有必要。</p>
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<h4 id="d099"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议视觉材料的风格与颜色</span></h4>
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<p>需要注意的是，国际大型会议的性质决定了会议视觉材料的设计风格应尽量国际化，既严谨又不失特色。通常，深蓝色和暗红色是比较常见的会议用色，当然也可以进行适当的创新和发挥。风格一致的视觉材料会给人一种整齐、高端的感觉。通常情况下，如果会议本身拥有自己的标志（LOGO），那么其他视觉材料可以在LOGO的基础上进行相应的设计。如果会议无特定LOGO，则可以根据会议背板的设计风格，延伸设计出其他的会议视觉材料，使人更易于识别。
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</p>
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<h4 id="d100"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议视觉材料的主要类型</span></h4>
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<h5 id="e306">（一）会议背板</h5>
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<p>会议背板是指安装在会议现场的背景板，用以确定会议基调，展示会议主题、主办单位等信息。会议背板的框架材质一般是木质或桁架，表面覆盖喷绘布。目前，LED电子显示屏（俗称大屏幕）作为会议背板也常用于会议现场。
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</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0182-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>会议背板上应体现有关会议的内容，主要包括：（1）会议的会徽和有关组织的徽章；（2）会议的名称、缩写；（3）举办时间、地点；（4）会议的主办单位。</p> -->
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<p>会议背板设计应符合会议性质，风格不可过于沉闷，但也不能过分夸张、花哨，总体上应遵循严谨、高端的原则。设计内容应简洁，色调应统一，色彩应明快。例如，红色象征热烈喜庆，适用于重大的集会；蓝色象征柔和宁静，适用于各类工作会议。
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</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0182-02.jpg" alt="">
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</div>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0182-03.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e307">（二）易拉宝</h5>
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<p>易拉宝又称H展架，因其展示的画面可以自由伸缩、方便携带而得名。易拉宝构造是一个坐地的卷轴，由地面向上是一根伸缩柱，柱顶有一个扣，使用时由卷轴拉出一幅直立式的海报，可以吸引路人的注意。易拉宝适用于会议、展览、销售宣传等场合，主要起背板补充、议程展示、采访背景或路线指示牌等作用，是使用频率最高的便携展具之一，如图6-2所示。
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</p>
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<p class="mt-20 center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0192-1.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图6-2 易拉宝</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第169页 -->
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<div class="page-box" page="183">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">169</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e308">（三）胸卡</h5>
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<p>胸卡，又称证件，是戴在胸前以示工作身份的卡片。胸卡的设计格调要与会议性质和氛围相适应。例如，庆祝会、代表大会的胸卡可以采用红色衬底，以体现喜庆的氛
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</p>
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<div class="img-rights w290 mb-30 openImgBox mt-20">
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<img class="img-0" alt="" src="../../assets/images/0193-1.jpg" />
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<p class="img">图6-3 某会议证件</p>
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</div>
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<span>
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<p class="td-0">
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围；学术会议、商务会议可采用蓝色衬底；涉外会议的胸卡应同时注明中文和外文，外文排在中文下方。
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</p>
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<p>在会议活动中，常见有以下几类证件，各类型证件应以不同颜色区分：一是证明参会人员身份的证件，如出席证/参会证、列席证、嘉宾证；二是标明工作人员身份的证件，如工作证、记者证、志愿者证；三是车证和司机证等准入证。图6-3是会议证件的参考图。
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</p>
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</span>
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<h5 id="e309">（四）记事本和笔</h5>
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<p>记事本和笔的类型非常丰富。会议组织者可以根据会议的基调、规模、预算等因素进行选择记事本和笔。如果需要，也可以自行设计，将会议LOGO或会议主办方的LOGO等标志印在记事本上。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-d" src="../../assets/images/0183-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e310">（五）资料袋</h5>
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<p>通常，会议资料包含会议手册、记事本、笔、宣传册、光盘、礼品等。会议资料袋的材质有纸质和亚麻材质两种。建议制作亚麻材质的布袋，既环保又可以反复使用，如图6-4所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0193-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图6-4 会议资料袋</p>
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<h4 id="d101"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">厂商联系与沟通</span></h4>
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<p>建议选择长期合作、配合比较默契的制作厂家；若没有此类合作伙伴，应选择信誉好、有口碑的厂家。</p>
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<p>在任何会议视觉材料进行制作前，都应与厂家相关负责人进行当面沟通，向其详细说明所需材质、纸张类型、所需效果等，并一定要求先打样，经过审核之后再大批量制作、印刷。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-4.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</span>
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第170页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">170</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c030"><span class="h3-zt1">第五节</span><span class="h3-zt2">选择会议礼品</span></h3>
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<p>通常，会议主办方会赠送参会人员礼品或纪念品，以表达对参会者赴会、演讲的感谢和敬意。会议礼品的选择因会而异、因人而异，不能千篇一律，更不能一成不变。一件合适的礼品会加深参会者对会议品牌的良好印象；不合适的礼品也会引起不必要的尴尬和不满。
|
</p>
|
<h4 id="d102"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议礼品的类型</span></h4>
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<h5 id="e311">（一）交际性礼品</h5>
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<p>交际性礼品是主要用于日常的各种商务交际场合，用来提升送礼人与受赠者关系和情感的商务礼品，受赠者主要为商务合作伙伴。定做这类礼品要侧重表达对受赠者的尊重与关爱，重点考虑受赠者对礼品的个体需求。较为雅致而又具有实用性的礼品一般较受欢迎，如红酒、紫砂壶、茶叶、字画等。
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</p>
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<h5 id="e312">（二）商务性礼品</h5>
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<p>商务性礼品是指企业或团体对外进行商务交流活动、加强协作和联系时使用的礼品。商务性礼品的受赠者多为外部企业或团体和个人，双方以互助、合作、共赢为目标，因此礼品的价值和文化特色比较明显。</p>
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<h5 id="e313">（三）标志性礼品</h5>
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<p>标志性礼品主要用于品牌形象的展示和宣传，重大对外活动的商务礼品也可以作为标志性礼品。标志性礼品的定制一般不需要考虑受赠者对礼品的需求，而要考虑突出企业或产品的鲜明特色。例如，企业某款特色产品的金质模型、刻有某团体标志的玉质印章等可作为标志性礼品。
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</p>
|
<h4 id="d103"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议礼品的选择</span></h4>
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<h5 id="e314">（一）会议礼品选择的考虑因素</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0184-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.与会议性质相符</p>
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<p>会议主办单位不同，会议礼品的选择也不同。由于会议礼品除了承载其本身的商品价值外，更重要的是起到传播主办单位价值理念和形象、品牌宣传的作用，会议礼品的选择应根据会议主办单位的性质来考虑。</p>
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<p>（1）政府会议。政府会议多为规格和档次较高的会议。因为主办单位的身份特殊，会议礼品也应选择品质、品位均较高的礼品，这样才能符合主办单位的特殊身份。另外，会议礼品的选择要能够突出地域或行业特色。例如，苏州市政府主办的会议可以选择苏绣制品作为会议礼品，自然资源部主办的会议可以将有代表性的矿石品质样本制成礼品赠予参会者。
|
</p>
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<p>（2）企事业单位会议。企业单位会议大多以商务型会议为主，会议礼品也是传递企业形象和价值观、传播企业品牌的重要媒介。会议礼品一般应以定制礼品为主，除了考虑在礼品上印上企业LOGO、会议名称外，还应考虑所选择的会议礼品应与企业所处的行业以及所出产的产品有一定联系，凸显企业文化、特点、品牌和理念。例如，家具生
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第171页 -->
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<div class="page-box" page="185">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">171</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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产企业可以用加工剩下的木材边角废物压制成设计精美、巧妙的相框，企业LOGO也可以用压制的方法制出，既有立体感又不破坏礼品的整体美感，在适当的位置上还可以刻上一句温馨的话语，体现企业的环保意识和关爱精神。再如，高科技企业选择会议礼品时要充分体现出礼品的技术含量和标新立异，凸显创造性思维，从而给受礼者留下深刻的印象。
|
</p>
|
<p>（3）社团会议。社团会议在选择会议礼品时应注重传达社团组织积极奋进的精神和凝聚力。</p>
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<p class="zt-h6">2.与会议目的相符</p>
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<p>（1）以纪念为主要目的的庆典会议和表彰会议。礼品选择的标准是要考虑礼品的纪念意义。礼品要有纪念价值和珍藏价值，保留时间长，适合摆放在办公桌上或挂在墙上展示，有一定的观赏价值或使用价值。最好有一定的象征意义，可以选择有象征意义的奖杯或奖台或有一定象征意义、适合桌子上摆设的工艺品，如具有吸附室内甲醛功能的炭雕摆件、金箔画等。
|
</p>
|
<p>（2）以培训、交流为目的的会议。这类会议包括带有培训性质的研修班、培训班等，礼品的选择以有实用价值、使用时间长、会议参加者喜欢为标准。办公礼品、书写礼品、文化用品实用性强，既有纪念意义又有宣传意义，是会议礼品的首选。
|
</p>
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<p>（3）年终会议。礼品应选择有一定价值，适合家庭和个人使用，最好是家庭和个人需要却没有的耐用品，例如家庭药箱、空气加湿器（北方冬天适用）、电子血压计、健康体重秤等。</p>
|
<p>（4）针对公司重要客户的会议。在选择这类会议礼品的时候要考虑礼品的价值、礼品的纪念意义和宣传效果。针对这样的会议可以选择高档品牌礼品、具有纪念意义的文化礼品。对于外事会议，还可以选择具有中国特色的礼品，如真丝织锦、珍贵字画等。这类会议礼品具有体积小、重量轻、便于携带的特点，实用且富有特色，能融合企业文化内涵。
|
</p>
|
<p>（5）福利、节假日慰问的会议。在这类会议中，礼品的实用性是首要考虑因素。适合家庭和个人需要的耐用品、高档保健家纺礼品等是礼品的首选，例如床上四件套、手织布床上用品、保健枕都是不错的选择。还有适合全家人使用的保健经络仪、电子血压计也是这类会议礼品的佳选。
|
</p>
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<p class="zt-h6">3.与会议主题相符</p>
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<p>在选择礼品时，建议尽量选择那些与会议主题相符的礼品。如果所举办的会议是关于环境保护的，那么礼品最好使用环保材料制作，同时也要注意包装材料要环保、简洁，使之与会议主题相符。</p>
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<p class="zt-h6">4.与地方特色相符</p>
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<p>在全球化时代，商品在全球市场上流通，同质化现象较为严重。人们通常会喜欢那些比较特别的、有浓厚地方特色的礼品，不仅代表了一个国家或城市最具魅力的元素，也具有一定的收藏价值。</p>
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<p class="zt-h6">5.符合受赠对象的心理需求</p>
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<p>参会人群的职业背景与生活习惯也决定了礼品定位方向。作为馈赠品，只有得到受赠者的认可与喜爱，才能体现其价值。从馈赠方的角度来看，也许采购的礼品经过了精挑细选，涵盖了诸如精美、贴心、实用等各种用意，但只要受赠者不喜欢，就可以判断礼品选择失败。
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</p>
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<p>考虑完以上五个因素后，会议礼品选择方案的雏形基本形成，可选择的礼品也比较
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第172页 -->
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<div class="page-box" page="186">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">172</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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集中。如今，会议日趋多元化，也决定了会议礼品的多元化。因此，礼品的分析与定位应建立在对会议的全方位认识上。这样不仅有助于馈赠方对礼品是否合适作出准确判断，而且能迅速找到那些适合会议的特定礼品，让所有参会者感到心满意足，起到皆大欢喜的效果。
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</p> -->
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<h5 id="e315">（二）会议礼品选择的禁忌</h5>
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<p class="zt-h6">1.品质不易控制</p>
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<p>礼品的质量可靠性必不可少，一份质量有瑕疵的会议礼品往往会引起受礼者对主办方自身产品质量的联想。一些易碎、易变质变形的产品最好不选，会议上发放礼品数量较多，人多手杂，极易损害礼品。例如选择瓷器等类型的礼品，外包装虽然完好，但赠送过程中或参会者带回途中也可能因碰撞等不可预知的情况而有所损坏。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.价值感低</p>
|
<p>如果礼品质量粗糙、价格过于便宜，不仅不能体现会议主办方的诚意，也会让参会者有被怠慢的感受。</p>
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<p class="zt-h6">3.体积大、质量大</p>
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<p>会议所在地较远时，体积过大或者太重的礼品会成为参会者的累赘。因此，在准备礼品时，要考虑到其所占空间大小和携带是否方便。例如家用电器、多用途餐具、保健器材等不适合在会议上作为礼品发放。这类礼品体积较大，携带不方便，重量相对较沉，作为公司福利品发放较为合适。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">4.宗教文化差异</p>
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<p>选择礼品时必须考虑宗教文化因素。例如，参会者是外国友人时，应考虑中西方文化差异，不应赠送西方人难以接受的中国特产或民族物品；参会者有宗教信仰的，礼品应避免涉及宗教文化冲突。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-5.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c031"><span class="h3-zt1">第六节</span><span class="h3-zt2">草拟会议讲话稿</span></h3>
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<p>在会议筹备阶段，会议组织者需要主动为领导、嘉宾准备讲话稿，包括开幕致辞、主持稿、总结讲话、晚宴致辞等。</p>
|
<h4 id="d104"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">讲话稿的内涵</span></h4>
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<h5 id="e316">（一）定义</h5>
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<p>讲话稿，又称发言稿，是参会者为了在会议上表达自己的意见、看法或汇报思想、工作情况而事先准备好的文稿。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿可起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。
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</p>
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<h5 id="e317">（二）特点</h5>
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.鲜明性</p>
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<p>会议上的发言是议论性的，它不同于总结报告或经验介绍。它主要是表达发言人对问题独特的见解，必须有鲜明的观点，且主题要单一、集中，能给人以鲜明的印象。发
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">173</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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言稿中对所讲的问题是赞成还是反对，是表扬还是批评，不能含糊其词、模棱两可，要旗帜鲜明。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.针对性</p>
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<p>由于参会的受众一般比较明确，发言稿内容应该集中于听众所关心的问题，所持观点和所依据的材料要能为听众所接受或认可。</p>
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<p class="zt-h6">3.通俗性</p>
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<p>会议发言稿一定要通俗易懂，让人听得明白。会议发言稿的内容要有一定的理论层次，但又不能过于艰深，要把深奥的道理讲通俗。发言稿要能“上口入耳”，做到持稿者好讲，听讲者好听。</p>
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<p class="zt-h6">4.新颖性</p>
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<p>会议发言稿要具有吸引力，就要有创新。一方面，观点要新、材料要新、结构要新，上述“三新”至少要有一新，力避陈词滥调，不说正确的废话；另一方面，要选准发言的切入点，内容精练，不必面面俱到。</p>
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<p class="zt-h6">5.鼓动性</p>
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<p>会议上的发言是与听众的一种直接互动，所以讲话稿要始终关注听众的倾听状态。要做到这一点，除了依靠发言稿思想内容的丰富深刻、见解精辟、有独到之处、发人深思，发言人语言表达的形象生动、富有感染力同样非常重要。此外，在讲话稿中如果有意识地插入一些现场互动的内容，如询问、征求意见、即时调查等，则可能更易激发听众的热情。
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</p> -->
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<h4 id="d105"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">讲话稿的书面结构</span></h4>
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<p>会议讲话稿没有固定的格式，往往依讲话的内容、场合、目的而定，一般包括以下三个部分。</p>
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<h5 id="e318">（一）标题</h5>
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<p>会议讲话稿的标题有多种写法。一种是由单位名称或讲话人、事由、文种组成；也可由事由加文种组成；也可由讲话的内容来确定讲话稿的标题，让人一听就知道讲话稿的主题。</p>
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<h5 id="e319">（二）正文</h5>
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<p class="zt-h6">1.开头</p>
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<p>开头或阐明讲话主题，或交代讲话背景，或提出问题，引起注意。开头要求能用最简洁的语言、最经济的时间，把听众的注意力和兴奋点吸引过来，达到出奇制胜的效果。因此，开头一定要精心推敲和组织，可采用开门见山方式直入主题，或者先说明讲话目的和交代原因等。
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</p>
|
<p class="zt-h6">2.主体</p>
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<p>主体部分或分析问题、解决问题，或总结经验教训，或安排新的工作项目。这部分要围绕一个主题有条理地展开，做到言之有物、言之有序。会议讲话稿主体结构常见的形式有以下几种。</p>
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<p>（1）前后照应式。即提出本人要谈的问题及对问题的看法，然后说明理由，最后照应开头对全文作简明扼要的总结。</p>
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<p>（2）层次表达式。即直接写出要讲的几个问题或几点意见，可用1、2、3等序号表示，问题讲完，即告结束，不写开头和结尾。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">174</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（3）内容连贯式。汇报经验、情况的发言或讲话，内容比较系统，它包括情况叙述、经验介绍、体会收获等，这几方面的内容要连贯地写出来，构成一篇比较完整的文章。</p>
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<h5 id="e320">（三）结尾</h5>
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<p>结尾部分一般是对全文的总结概括，同时提出要求、希望等，展望未来，提出号召，催人奋进。结尾要做到简洁有力，给人留有余味。美国作家约翰·沃尔夫说：“演讲最好在听众兴趣达到高潮时果断收束，未尽时戛然而止。”这也是讲话稿结尾最为有效的方法。
|
</p>
|
<p>在讲话处于高潮的时候，听众大脑皮层高度兴奋，注意力和情绪都由此而达到最佳状态，如果在这种状态中突然结束发言，那么保留在听众大脑中的最后印象就特别深刻。讲话稿结尾没有固定的格式，但一般原则是要给听众留下深刻的印象。
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</p>
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<h4 id="d106"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">讲话稿的草拟原则</span></h4>
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<h5 id="e321">（一）避免内容雷同</h5>
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<p>讲话的场合多种多样，在同一个场合可能有不止一位领导针对同一个问题发言，如何做到避免讲话内容的雷同是起草人员应预先考虑且有所准备的。起草人应尽可能地使领导的讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，这样才能收到好的效果。
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</p>
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<p>一般来说，起草人在草拟讲话稿的过程中要避免雷同，可从以下几个方面下功夫。</p>
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<p>（1）根据领导或嘉宾的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开讨论，这样可以自然而然地成为“一家之言”。</p>
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<p>（2）适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题，阐发观点，给听众耳目一新的感觉。</p>
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<p>（3）选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开阔视野、回味无穷。</p>
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<h5 id="e322">（二）契合会议类型</h5>
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<p>会议的种类很多，有工作会、业务会、座谈会、表彰会、纪念会等。不同类型的会议，不能用一个模式来写讲话稿。</p>
|
<p>工作会要在总结前一阶段工作的基础上，对下一阶段的工作进行部署，涵盖的内容较丰富，标题一般要点明主旨，有的还需要加副标题；正文部分列小标题，有的在小标题下加二级标题、三级标题，语言应严肃庄重。
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</p>
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<p>业务会是研究某一项业务工作的会议，如会计会、税务会等，专业性强，讲话内容要具体实用、便于操作，语言要朴实，可使用专业术语。</p>
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<p>座谈会的任务是对某项工作进行研究、交流和沟通，讲话的格调比较自由，可以讲认识，讲经验，也可以对某项工作提出意见和要求，语言比较轻松活泼。</p>
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<p>表彰会是为褒奖先进单位和英模人物而召开的，要对受奖者的先进事迹和先进经验加以肯定和赞扬，并号召大家向他们学习，讲话稿篇幅一般较短，但要充满激情，能鼓舞士气。</p>
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<p>纪念会纪念的是某一历史事件和历史人物，除对历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩加以肯定和颂扬外，还要立足当前、面向未来，对继承光荣传统、弘扬革命精神提出要求，语言要热情洋溢、催人奋进。</p>
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<h5 id="e323">（三）注意语境表达</h5>
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<p>国际会议中，嘉宾中有不少外国友人，会议现场需要同声传译解决语言问题。有的
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">175</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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参会领导习惯使用官话套话，由同声传译翻译出来后会显得十分呆板且不够准确。因此，在撰写会议讲话稿时，尽量少用官话套话，一则会降低国际会议的国际感，二则会让国外嘉宾难以捕捉讲话重点。
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</p>
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<h5 id="e324">（四）增加数据支持</h5>
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<p>常有领导在会议讲话时，喜欢引用古诗词以表达心情和意境。在国际会议中考虑到翻译的水平和听众的接收效果，建议少用为妙。在撰写会议讲话稿时，建议多用举例子、列数字这些直观、易懂的方式，不仅可以增加发言人语言的幽默感，还可以体现发言人严密的逻辑。
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</p>
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<h5 id="e325">（五）突出主旨重点</h5>
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<p>会议讲话稿要做到主旨鲜明、重点突出，不需要面面俱到。大型会议上的讲话，更要注重突出要点，要从整体结构上进行把控，先阐明此次会议的行业全局现状，再讲会议的意义和对它的期望等。这样的讲话层次鲜明，时间也易于控制，不至于过分拖沓，重点也易于突出。
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</p>
|
<h4 id="d107"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">讲话稿的写作技巧</span></h4>
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<h5 id="e326">（一）主题鲜明，重点突出</h5>
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<p>主题是讲话稿的灵魂，好比人的大脑，可以统率支配全身。文章的结构、布局，材料的选择、取舍，语言的运用都要为主题服务，受主题制约。</p>
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<p>主题的选择和确定，要根据会议的内容和讲话人扮演的角色来确定。例如，召开农业会议，就应主要讲农业问题，不能重点讲工业、商业和其他行业的事情。如果有几个领导讲话，最好在讲话前互相通气、分工明确，做到讲话既各有特点，又互相补充，互相照应，相得益彰，防止互相矛盾和交叉重复。
|
</p>
|
<p>一般来说，一篇讲话稿只能有一个主题，集中精力把一个问题说清楚，而不能有多个中心。讲话主题有大有小，有的比较宽泛，涵盖的内容多；有的比较狭小，涵盖面较小。除了大型会议的工作报告、工作总结和任务部署需要较大的主题外，其他讲话主题不宜太大，主题太大会把篇幅拉长，容易与工作报告重复，而且缺乏思想高度和深度。
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</p>
|
<h5 id="e327">（二）精心安排，布局合理</h5>
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<p>讲话稿的构思，有时要先提出几个方案，经过比较后确定最佳方案。</p>
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<p>一篇讲话稿大体上分开头、主体和结尾三个部分。开头和结尾往往比较简短。主体部分一般分几个层次和段落来讲，一要抓住重点，二要突出特点，善于用逻辑力量去吸引人、感染人和说服人。整篇讲话的开头、中间、结尾要形成内部逻辑联系，不要互相冲突。
|
</p>
|
<p>讲话稿的内容要有层次感，常用“首先”“其次”“最后”或者“一是”“二是”“三是”来分条陈述，且内容层次应逐层递进。讲话稿的内容还要过渡自然、连贯，常用的过渡词语有“因此”“而且”“但是”“当然”“应该看到”“应该强调的是”“综上所述”“总而言之”等，也可用一两句承上启下的话加以过渡。
|
</p>
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<h5 id="e328">（三）材料翔实，丰富多彩</h5>
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<p>材料一般分为理论材料、事实材料、数字材料以及与会议相关的信息四部分。理论材料来源于上级文件和书本；事实材料多来自基层；数字材料一般来自统计、综合部门；与会议相关的信息，包括会议的主题、内容、时间、地点、规模、议程及有哪些领
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第176页 -->
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">176</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">导讲话等，这些不必都写进讲话稿，但对增强讲话稿的针对性帮助很大。</p>
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<p>运用材料要注意保持观点与材料的统一。观点统领材料，材料说明观点。写讲话稿，首先要有丰富的材料，只有材料丰富，做到肢体丰满，才能确切地表现主题。因此，第一稿尽量多用些材料，以便在修改时有选择余地。使用的材料，既要有说服力，又要有新鲜感；既要有概括性的材料，又要有典型性材料。会议讲话稿要具有宏观性、全局性和普遍指导意义，因此材料要能反映概貌，而不是细枝末节。运用典型材料要注意贴切、自然，与观点紧密结合，相辅相成。
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</p>
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<h5 id="e329">（四）语言准确，朴实简洁</h5>
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<p>发言人在讲话时要配合洪亮悦耳的声音、抑扬顿挫的语调、喜怒哀乐的表情和动作。讲话稿的语句不宜太长，要通俗易懂，不能用生僻的字眼。表达方法自由，叙述、议论、说明、描写、抒情等多种表达方法都可以使用。
|
</p>
|
<p>讲话稿的语言要注意以下几方面。</p>
|
<p>一要准确。例如，一项工作只完成了一部分，就不能说“基本上完成”；一项活动只有一部分人参加，就不能说“普遍参加”。另外，公文引用的数据、人名、地名、时间要准确，引文出处要准确。讲话内容涉及较模糊的暂无定论的事理时，可用“多数情况下”“有的地方和部门”“比较突出的问题”，尽量少用“非常”“很”“最”“绝对一流”“绝无仅有”一类语意绝对的词语。
|
</p>
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<p>二要生动。会议讲话稿可以借助一定的修辞来增强文章的感染力，以营造发言时轻松愉快的气氛，增强讲演现场的效果。</p>
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<p>三要庄重。对于一些重要的工作报告和针对重大事件的讲话，应使用庄重严肃的语言。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0006-6.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·以会议召开时间为标准，国际会议往前倒推30天即会议中期筹备阶段，国内商务会议往前倒推15天即会议中期筹备阶段。</p>
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<p>·常见的会议服务外包内容主要有场地租用、舞台布置、物资采购、媒体推广、视觉设计、同声传译、翻译服务、速记服务、摄影服务、摄像服务、餐饮服务、交通服务等。</p>
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<p>·常用的服务外包的评价方法有主观经验法、数学计算方法。</p>
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<p>·会议议程是对会议所要解决的问题、拟讨论内容的概略安排。它是对会议活动议题性内容的程序化，针对的是会议讨论或解决的具体问题，以及围绕各项议题展开的报告、讨论、审议、选举和表决等活动，不包括非议题性活动、仪式性活动、辅助性活动。
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</p>
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<p>·会议日程是以“天”为单位，根据会议计划和进程，对会议各项活动按单位时间予以落实的具体安排，类似于会议的作息时间表。凡会期满一天（两个时间单位）的会议都应制定会议日程。</p>
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<p>·会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤，具有详</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第177页 -->
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<span class="header-Number">176</span>
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</ul>
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<p class="td-0">
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尽性、明确性和可操作性的特点。
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</p>
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<p>·会议通知是告知参会者有关事项的会议文书，是传递召开会议信息的载体，是会议主办方同参会者之间进行会前沟通的重要渠道。会议通知有预先通知和正式通知两种类型；会议通知的内容主要包括告知会议背景、告知会议基本信息、告知应做准备事项、附带会议回执等；会议通知分为口头通知、电话通知、书面通知、电子邮件等形式。
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</p>
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<p>·统一的会议视觉符号不仅能体现会议组织单位的正规、严谨，而且能给参会者留下深刻的印象，有利于会议品牌深入人心。因此，应做好会议的视觉包装工作。会议视觉材料的设计风格应尽量国际化，既严谨又不失特色，通常选用深蓝色和暗红色；常见的会议视觉材料主要包括会议背板、易拉宝、胸卡、记事本和笔、资料袋。
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</p>
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<p>·会议礼品分为交际性礼品、商务性礼品、标志性礼品三类；会议礼品选择的考虑因素主要有与会议性质相符、与会议目的相符、与会议主题相符、与地方特色相符、符合受赠对象的心理等。</p>
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<p>·讲话稿，又称发言稿，是参会者为了在会议上表达自己的意见、看法或汇报思想、工作情况而事先准备好的文稿。讲话稿具有鲜明性、针对性、通俗性、新颖性、鼓动性等特点；会议讲话稿没有固定格式，往往依讲话的内容、场合、目的而定，一般包括标题、正文、结尾三个部分。其中，讲话稿正文由开头和主体构成。撰写讲话稿时应注意把握好讲话稿草拟原则和写作技巧。
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</p>
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<p><b>二、重点概念</b></p>
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<p>会议服务外包会议议程会议日程会议程序</p>
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<p>会议通知会议视觉材料会议礼品讲话稿</p>
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<p><b>三、思考讨论题</b></p>
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<p>1.会议服务外包的特点有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.one" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.常见的会议服务外包审核的主要内容及评价方法有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.two" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.简述会议议程和会议日程、会议程序的区别与联系。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.three" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>4.会议通知的内容和形式分别是什么？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.four" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>5.常见的会议视觉材料包括哪些类型？设计会议视觉材料的作用有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.five" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>6.会议礼品选择的考虑因素和禁忌有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.six" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>7.领导讲话稿由哪几个部分构成？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.seven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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</svg>【综合案例分析】近年来国内会议承办机构办会情况</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>当前，服务贸易在“经济转型和产业调整”中发挥着重要作用，“花钱买服务办会”的理念也不断被会议主办单位所认同。以往只有跨国公司的企业会议和大型社团类国际学术会议才交给会议服务机构承办，其他类型的会议则大多由主办机构自己操办。而《2020年中国会议统计分析报告》显示，已有许多中小型的国内社团类会议交给会议服务机构承办。表6-9的数据显示，2020年占据会议总量85.6%的会议仍然由主办机构自己承办，仅有10.8%的会议交给了会议服务机构承办。
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</p>
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<p class="img">表6-9 2020年国内会议承办机构数量及占比统计</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0201-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<!-- 第178页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第六章 会议中期筹备阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">178</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-2">
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<p>表6-10给出了按会议承办机构分类的2012—2020年的统计结果，从中不难发现，主办单位自己操办会议的比例在逐年减少，但是在2017年出现拐点，有上升趋势；交给会议服务机构的会议在逐年增加，虽然这个变化趋势非常缓慢，但我国会议市场巨大，从长远分析来看，交给会议服务机构的会议比例会逐年增多。
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</p>
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<p class="img">表6-10 近九年国内会议承办机构办会占比</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0202-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
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<p>1.结合案例分析，花钱买服务办会是否有必要？哪些会议适合交由会议服务机构承办？哪些会议适合主办机构自己操办？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.eight" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.会议服务机构办会比重在逐年上升，说明了什么现象？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
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style="max-width: 90%; min-width: 90%;" class="fz-16" @change="setBookQuestion"></textarea>
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</p>
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<p>3.结合案例数据，预测未来国内会议市场办会的趋势。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit6.ten" placeholder="请输入内容" rows="6"
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style="max-width: 90%; min-width: 90%;" class="fz-16" @change="setBookQuestion"></textarea>
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第179页 -->
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<div v-if="showPageList.indexOf(193) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">179</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h2 id="b007"><span class="h2-zt1"></span>第七章 会议倒计时阶段</h2>
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<p class="center"><img class="img-g" alt="" src="image/0203-1.jpg" /></p>
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<p class="img">本章思维导图</p>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应熟悉会议倒计时阶段的时间划分和本阶段的主要工作内容，能组织会前工作协调会，掌握常见会场布置的五种风格，掌握会议座位安排的具体要求，能制定会议接待准备方案，明确会前检查的内容与方式。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告指出：“全面建设社会主义现代化国家，必须坚持中国特色社会主义文化发展道路，增强文化自信，围绕举旗帜、聚民心、育新人、兴文化、展形象建设社会主义文化强国，发展面向现代化、面向世界、面向未来的，民族的科学的大众的社会主义文化，激发全民族文化创新创造活力，增强实现中华民族伟大复兴的精神力量。”要提高全社会文明程度，在全社会弘扬劳动精神、奋斗精神、奉献精神、创造精神、勤俭节约精神，培育时代新风新貌。
|
</p>
|
<p>通过本章的学习，学生可以认识到加强统一指挥调度，是确保会议顺利进行的关键。会议策划人员不仅应加强协调配合和统一指挥调度，形成一盘棋，加强测试演练，查隐患、堵漏洞、强弱项，而且在职场上应和谐各部门、上下级之间的关系，增强职业使命感、责任感及化解矛盾纠纷的意识和能力。要想参会者之所想、办参会者之所需，应把握时代精神，强化职业素养和实战能力，推动新技术、新理念同会议中期筹备阶段有机结合；引导学生强化严谨细心，弘扬奋斗精神、敬业奉献精神，培育时代新风新貌，确保会议筹备工作顺利完成。
|
</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·工作协调会</p>
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<p>·会场布置风格：剧院式、课桌式、全围式、半围式、分散式</p>
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<p>·会议座位安排</p>
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<p>·会议接待准备</p>
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<p>·会前检查的内容与方式</p>
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</div>
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<p>以会议召开当日为标准，往前倒推7天就是会议倒计时阶段。此阶段会议各项工作应落实到个人，会务组工作地点大部分应转移到会议场地内，主要工作包括召开工作协调会、会场布置、会议接待准备、会前检查等。
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</p>
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</span>
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayedThree = !imgDisplayedThree">第七章
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会议倒计时阶段</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第180页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">180</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c032"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">召开工作协调会</span></h3>
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<p>召开工作协调会的目的主要是确定会议各部门及工作人员的分工，明晰工作人员的职责，梳理会议流程，为会议执行工作确立良好的分工协作机制。</p>
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<h4 id="d108"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">参会人员的范围</span></h4>
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<p>在工作协调会上，工作人员要明确自己的职责和工作流程，同时也要知道自己的合作伙伴和相关工作的负责人。因此，工作协调会应尽量让更多的人参加。参会人员一般为组委会秘书长、接待人员、协调人员、物品负责人、各组负责人、酒店或会展中心相关负责人。
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</p>
|
<p>在协调会开始前，各工作人员需要提交自己的手机号码，相关人员将联系方式汇总，以方便在会议准备和执行阶段联系。</p>
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<h4 id="d109"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">工作协调会的内容</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/0194-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>工作协调会一般要梳理从会议准备到会议结束的每个环节，会上要落实接机、会场布置、领导会见、贵宾接待室、送机、物料准备等事项，而且要确定好人员分工，以及工作人员之间的协作方式。</p>
|
<h5 id="e330">（一）接待</h5>
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<p>接待工作主要包括以下内容：哪些嘉宾需要主办方领导去机场接机或接站；是否有嘉宾需要使用机场贵宾通道；是否需要献花、摄像；是否需要翻译；汇总参会者飞机抵达航班和时间。</p>
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<h5 id="e331">（二）会场内外布置</h5>
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<p>会场布置工作主要包括会场总体布局、主席台物品摆放、听众区分类、会议注册处、会场签到处等布置。</p>
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<p>协调会上，不仅要把每个区域的布置工作落实到个人，还应注意根据实际情况准备物料，如在布置领导会见室时，是否需要横幅、鲜花品种的选择等问题，均应在协调会上落实。</p>
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<h5 id="e332">（三）再次梳理会议流程</h5>
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<p>在协调会上，有必要对会议当天的流程进行全景式梳理。在梳理过程中，工作人员要在明晰自己的职责基础上注意各相关环节的工作以及环节间的衔接方式。例如，在接机人员接到嘉宾后，如何与酒店注册和接待人员联系，何时联系，以及联系的内容等，在协调会上就应确定下来。
|
</p>
|
<h5 id="e333">（四）送离</h5>
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<p>送离是会议流程的收尾环节。主要涉及内容有：一般嘉宾的送离、领导级和重量级嘉宾的送离。尤其是对于领导级和重量级嘉宾，应在工作协调会上确定是否需要主办方领导陪送至机场或车站，并确定具体由谁去送离。
|
</p>
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<h5 id="e334">（五）准备物料</h5>
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<p>为了不在会议当天疲于准备物料，在协调会上就应当由物料负责人汇报准备情况。
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</p> -->
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第181页 -->
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<div class="page-box" page="195">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">181</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<!-- <p class="td-0">
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会议中用的物料种类很多，如会议手册、会刊、餐券、票证、纪念品等，应检查种类和数量是否达到会议要求，同时应预留出备用物料。
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</p>
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<h5 id="e335">（六）制定工作人员的总分工表</h5>
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<p>由于涉及工作之间的协作，因此在将各项工作落实到个人以后，应制定分工表。要将工作分工落实到个人，分工必须具体，必须详细到责任人，如表7-1、表7-2所示。</p> -->
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<p class="img">表7-1 会议任务分工表示例</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0205-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第182页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">182</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="img">表7-2 某大型活动人员分工安排表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0206-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第183页 -->
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<div class="page-box" page="197">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">183</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0007-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c033"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">会场布置</span></h3>
|
<p>会议场地是一场会议的基础硬件之一。一个与会议和活动匹配度高的会议场地，无疑将为会议和活动本身增色不少。而相对于不同的会议形式，会场布置是否合理对于会议能否成功举办具有很大的影响。</p>
|
<h4 id="d110"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议注册布置</span></h4>
|
<p>完成会议注册标志着参会嘉宾正式成为会议中的一员。对于工作人员来说，办理会议注册既是确认参会者赴会的手续，又能在这一环节办理诸如信息确认、证件制发、材料发放等工作。</p>
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<h5 id="e336">（一）地点选择</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0197-01.jpg" alt="">
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</div>
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<p>为了使嘉宾到达酒店或会场后能够轻松找到会务组，注册处会布置在大厅正对面或大厅进门口后的一侧。通常情况下，会场附近要设置明显的指示牌标志，同时在注册处前设置清晰可见的排队区域，标明不同的服务窗口或人员，以便参会人员快速排队并等候注册。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">184</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e337">（二）布置时间</h5>
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<p>注册处的布置应该在开始注册的前一天晚上进行，需要摆放和布置的物品主要是会议背景板、X展架、桌椅等。注册时所需要的注册表、文件袋、礼品袋、打印机、发票等贵重物品，可以在注册当日进行摆放和布置。
|
</p>
|
<h5 id="e338">（三）所需物料</h5>
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<p>注册时所需物料主要是打印机、证卡、点钞机、计算器、签字笔、计算机、住宿登记表、会议各项活动登记表等。这些设备需要提前检查和准备，确保其正常工作并与相关系统进行连接测试。如果会议资料未放在会场座位，可以在注册时发放给嘉宾，此时需要将提前装好的资料袋和礼品摆放在注册处。此外，在注册处附近可设置饮水机、休息区等，为参会人员提供便利和舒适的环境。
|
</p>
|
<h5 id="e339">（四）注册处的布局</h5>
|
<p>根据注册方式和参会人数合理布置注册台。如果是线下注册，通常需要设置一个或多个注册台，确保能够同时接纳大量参会人员。正式的注册处应当在注册台后面设置背板，既能方便嘉宾寻找，又可供嘉宾注册时拍照留念。注册台的大小按照注册时所进行的工作量多少来布置，一般设会议注册区、资料发放区（文件、证卡、礼品等）、发票领取区和住宿办理区。各区域按照参会者注册时需要办理的各项事宜的顺序摆放，一般是按“会议注册—领取资料—领取发票—办理住宿”的顺序进行。注册台的桌子应当用暗红色或者蓝色的桌布包裹。
|
</p>
|
<p>在会议背景板与注册台之间，应留足空间供工作人员办公和摆放各种物品。物品的摆放需与各功能区相对应，以方便各种物品的拿取。注册处布局图如图7-1所示。</p>
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<p class="center openImgBox mt-20 mb-20"><img class="img-b" alt=""
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src="../../assets/images/0208-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-1 会议注册处布局图</p>
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<h4 id="d111"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会场布置风格</span></h4>
|
<p>会场布置主要根据会议的形式以及会议室大小来决定，常见的布置风格主要有剧院式、课桌式、全围式、半围式、分散式五类。</p>
|
<h5 id="e340">（一）剧院式</h5>
|
<p>剧院式又称礼堂式，舞台位于场地一侧的正前方，前一、二排为重点邀约嘉宾坐席区，多采用“课桌+座椅”的形式；后排区域为其他邀约参会者坐席，仅摆放座椅。后排区域座椅横向成排，面向主席台。除了横排外，座椅也可变成环形，或跟随焦点形成所需角度。剧院式是最常见的会场布置方式，也是容纳人数最多的会场布置风格，适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等，参会者作为听众，无须书写。剧院式布置参考图如图7-2、图7-3所示。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">185</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0209-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-2 剧院式</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0209-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-3 某会议剧院式布局参数</p>
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<p>剧院式布局能将空间利用率最大化。但是，该布局风格对培训会议来说并非理想的会场布局，因为参会者无法方便地做笔记、与他人讨论或使用讲义或培训材料。</p>
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<h5 id="e341">（二）课桌式</h5>
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<p>课桌式即桌椅横向成排，面向讲台。会场除舞台区域外，其他区域多摆放课桌配座椅。课桌式适用于论坛、研讨会、培训、总结会等时间较长的活动，便于参会者放置资料、记录。课桌式布置参考图如图7-4、图7-5所示。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">186</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0210-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-4 课桌式</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0210-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-5 某会议课桌式布局参数</p>
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<h5 id="e342">（三）全围式</h5>
|
<p>全围式即不设专门的主席台，会议领导和参会者坐在一起，桌子摆成中空形状，不留缺口，椅子摆在外围。全围式主要适用于召开小型和特小型的座谈性、协商性的会议，又可细分为全围长方形、全围椭圆形、全围圆形等。
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</p>
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<p class="zt-h6">1.全围长方形</p>
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<p>全围长方形（见图7-6）适用于内部会议或者双边谈判的现场。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">187</span>
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</ul>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0211-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-6 全围长方形</p>
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<p>进行内部会议时，职务最高的人应该位于短矩形边的一侧，并且应该面门而坐。</p>
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<p>进行双边谈判时，双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在居中的位置，职位排在第二和第三位的人分别坐在他的右边和左边，依次排列。</p>
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<p class="zt-h6">2.全围椭圆形</p>
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<p>全围椭圆形（见图7-7）适用于内部会议，职务最高的人应该位于椭圆形会议桌的一头。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0211-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-7 全围椭圆形</p>
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<p class="zt-h6">3.全围圆形</p>
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<p>全围圆形（见图7-8）适用于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。圆桌会议深刻体现了参会人员平等互利的原则，淡化了尊卑概念。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0211-3.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-8 全围圆形</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第188页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">187</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e343">（四）半围式</h5>
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<p>半围式介于分散式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又易于营造融洽的气氛，适用于中小型的工作会议。半围式可细分为半围马蹄形、半围桥形两种类型。
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</p>
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<p class="zt-h6">1.半围马蹄形</p>
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<p>半围马蹄形又称为U形，是指将多张会议桌排成U形，即将桌子连接起来摆放成长方形，但空出一个短边，座椅围合于桌后。其优点是方便参会者进行互动，也有利于演讲者播放幻灯片讲解，适用于讨论会、头脑风暴会议、培训会等，如图7-9所示。
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</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0212-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-9 半围马蹄形</p>
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<p class="zt-h6">2.半围桥形</p>
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<p>桥面是主席台或评委席，对面是咨询、述职、考评、听证、面试对象的座位，半围桥形布置给对象的心理压力较大。桥形布置参考图如图7-10、图7-11所示。</p>
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<div class="fl al-fe mb-20 mt-20">
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0212-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-10 半围桥形简图</p>
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</span>
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0212-3.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-11 半围桥形</p>
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</span>
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</div>
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<h5 id="e344">（五）分散式</h5>
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<p>分散式是把会场分为若干个中心，参会者根据安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用，又给参会者提供了多个交流的中心，从而使会议的气氛更加轻松。分散式适合召开规模较大的联欢会、茶话会等，如图7-12所示。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">189</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0213-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-12 分散式</p>
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<p>分散式可以细分为方桌形（见图7-13）、V字形（见图7-14）、圆桌形（见图7-15、图7-16）等。</p>
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<div class="fl al-fe mb-20 mt-20">
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0213-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-13 分散式：方桌形</p>
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</span>
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0213-3.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-14 分散式：V字形</p>
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</span>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0213-4.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-15 分散式：圆桌形</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<div class="page-box" page="204">
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x
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">189</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0214-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-16 某单位团拜会现场（分散式）</p>
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<p>不管采用何种形式，会场布置的目的都是为会议服务的，或方便进出，或增强沟通，或传递信息。因此，在布置前，会议组织者要将需求明确告知酒店或会议中心的工作人员。</p>
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<h4 id="d112"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会场座位安排</span></h4>
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<h5 id="e345">（一）小型会议</h5>
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<p>小型会议一般是指参加者较少、规模不大的会议。全体参会者都应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座有以下三种形式。</p>
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<p class="zt-h6">1.自由择座</p>
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<p>自由择座即不排定固定的具体座次，由全体参会者完全自由地选择座位就座。</p>
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<p class="zt-h6">2.面门设座</p>
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<p>一般情况下，面对会议室正门的是会议主席座位。其他的参会者在其两侧自左而右地依次就座。</p>
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<p class="zt-h6">3.依景设座</p>
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<p>所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致所在，如字画、讲台、横幅、徽标等。其他参会者的排座，则略同于前者。</p>
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<h5 id="e346">（二）大型会议</h5>
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<p>大型会议在会场上要分设主席台和观众席。主席台要认真排座，观众席座次可排可不排。</p>
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<p class="zt-h6">1.主席台排座</p>
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<p>大型会场的主席台，一般面对会场主入口，面对观众席。主席台成员的桌上，要放置正反两面的桌签。国内目前主席台排座有三个基本规则：一是前排高于后排；二是中央高于两侧；三是左侧高于右侧。</p>
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<p>主席台布置有两种摆放方式：第一种是“演讲席+座位”式；第二种是只设演讲席。</p>
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<p>（1）“演讲席+座位”式。座位按照课桌式摆放，主持人座位最靠近演讲席。在政务会议中，主席台上嘉宾以中间为尊、左尊右卑；在商务会议中，主席台上的嘉宾以中间为尊、右尊左卑。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">191</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>第一，台上人员为单数情况，如图7-17所示。</p>
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<p class="center openImgBox mb-20 mt-20"><img class="img-b" alt=""
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src="../../assets/images/0215-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-17 主席台单数排座</p>
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<p>第二，台上人员为双数情况，如图7-18所示。此时，1号、2号领导同时放在中间。在政务会议中，1号领导在居中的左边，2号领导在居中的右边；在商务会议中，1号领导在居中的右边，2号领导在居中的左边。
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</p>
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<p class="center openImgBox mb-20 mt-20"><img class="img-b" alt=""
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src="../../assets/images/0215-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-18 主席台双数排座</p>
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<p>（2）只设演讲席。嘉宾在会场前排就座，由主持人按顺序邀请嘉宾上台即可。图7-19、图7-20分别介绍了政务会议、商务会议嘉宾在观众席就座的座次。</p>
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<div class="fl al-fe mb-20 mt-20">
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0215-3.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-19 政务会议嘉宾席位</p>
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</span>
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="w80" alt="" src="../../assets/images/0215-4.jpg" />
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</p>
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<p class="img">图7-20 商务会议嘉宾席位</p>
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</span>
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</div>
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<p class="zt-h6">2.观众席排座</p>
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<p>在大型会议上，主席台下的一切座席都是观众席。观众席可以自由择座或按单位就座。</p>
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<p>（1）自由择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。</p>
|
<p>（2）按单位就座。即参会者在观众席上按单位、部门或者地位、行业就座。可以依据参会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后，或其平时约定俗成序列就座。按单位就座具体表现为以下三种形式。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">192</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>①横排法。横排法是从主席台视角看，把观众席中的每一个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列，如图7-21所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0216-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-21 观众席横排法</p>
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<p>②竖排法。竖排法是从主席台视角看，按照既定的次序把参会的每一个代表团、小组、单位的座席排成一横行，再按每一个代表团、小组、单位的顺序从前向后依次纵向排列。选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。大型代表会议采取竖排法比较好，如图7-22所示。
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</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0216-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-22 观众席竖排法</p>
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<p>③左右排列法。左右排列法是把每一个代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的新中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交叉扩展排列座次。选择左右排列法时应注意人数，如图7-23所示。
|
</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0216-3.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-23 观众席左右排列法</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">193</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>按单位就座时，如果分为前排、后排，就以前排为高，以后排为低；如果分为不同楼层，那么楼层越高，排序越低。</p>
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</p>
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<span>视频：全国人代会上，代表们的座位如何排</span>
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</p>
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</div>
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<h4 id="d113"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">会场氛围营造</span></h4>
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<p>会场气氛会直接影响到参会者的情绪，关系到会议举办效果。营造良好的会场气氛是会议组织者创造力和想象力的重要体现。不同的会议要求有不同的环境。例如，座谈会会场要求和谐融洽，庆祝大会会场要求喜庆热烈，纪念性会议要求隆重典雅，日常工作会议要求实用简单。会场氛围营造可以通过以下几个方面来实现。
|
</p>
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<h5 id="e347">（一）会标</h5>
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<p>将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即会标。会标能体现会议的庄严性，激发参会者的参与积极性。会标常见的形式是在会场舞台上方悬挂一条横幅或以LED液晶屏显示文字形式呈现。</p>
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<h5 id="e348">（二）会徽</h5>
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<p>会徽，即能体现或象征会议精神的图案标志或LOGO，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集。</p>
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<h5 id="e349">（三）座签</h5>
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<p>座签是参会人员身份的标志。既充分体现了对该座人员的尊重，又起到了清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字打印。应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称，如图7-24所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0217-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-24 会议座签</p>
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<h5 id="e350">（四）桌布</h5>
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<p>会议桌布作为会场布置中一个必不可少的环节，越来越被会议主办方看重。从高端的商务峰会、座谈会到普通的例行会议，这个看似不起眼的装备，却在会议进行中起着非常关键的作用。</p>
|
<p class="zt-h6">1.桌布色系</p>
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<p>会议桌布的色彩在应用上，主要分为蓝色系、绿色系、红色系、香槟黄与迷彩色。</p>
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<p>（1）蓝色系凸显健康，能让人心情愉悦，气氛轻松，适用于产品发布会、读书会、智能产业论坛，甚至一些比较高端的外交峰会。蓝色代表着高色温值，这种色彩的桌布有助于提升参会者的注意力。</p>
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<p>（2）红色系是庄重、典雅与高贵的代表，但是气氛稍显凝重，适用于政府会议，以及一些高端商务型会议。除此之外，主席台的桌布色彩一般为红色，主要也是为了突出庄重的氛围。</p>
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<p>（3）香槟黄代表高贵与富有。黄色运用得好，还能够与现场灯光相互呼应，使人</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">194</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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产生代入感，让参会者迅速融入现场环境中。黄色一般应用在金融性较强的商务会议上。
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</p>
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<p>（4）绿色系，一般来说较少出现在日常的商务、外交等会议上。这种色彩的桌布一般应用在军事、培训以及讲座等具有浓厚特定领域的会议活动中。</p>
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<p>（5）粉色系，在一些非常规的会议活动中也能看到，这种场合经常是服装鞋帽等轻工业产品的发布会和一些家庭用品的产品推介会。粉色代表着轻松洋溢，更适用于以女性为主角的会议。</p>
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<p>（6）迷彩色通常应用于与军事有关的相关会议或活动中，应用在户外会议的居多。</p>
|
<p class="zt-h6">2.桌布材质</p>
|
<p>通常使用的桌布材质根据生产工艺可以分为塑料类和纺织类两大类。塑料类的桌布包括PVC桌布、EVA桌布、PEVA桌布、烫花桌布、棉衬底PVC桌布、PP桌布等；纺织类的桌布包括涤棉针织花边桌布、纯棉丝光网扣桌布、涤丝经编提花桌布、纯棉丝光提花桌布、涤棉平织印花桌布、涤棉平织绣花桌布、亚麻针织花边桌布、涤麻平织补花桌布等。
|
</p>
|
<p>（1）塑料类桌布。实用性的台布多以PVC质地的为主，其中又以棉衬底PVC台布的质量最有保障。这种台布底层铺上的一层棉底，使得其柔软易折叠，避免了传统PVC台布硬、脆的缺点。同时，这种台布不像传统的塑料台布颜色过于单一、暗沉，颜色和花型多样，易搭配多种装修风格，是软装潢不错的选择。
|
</p>
|
<p>（2）纺织类桌布。纺织类的桌布多以装饰为主，其面料同时也是非常环保健康的，吸湿性好，亲肤爽肤；经预缩处理，手感舒适，织物紧密。这类桌布经过丝光处理，明亮、柔和、色泽鲜艳，是会议中最常用的一种桌布。其中棉麻桌布是一种不错的面料，质感相当好，非常耐磨耐用，且面料环保健康。而绸缎桌布多用于酒店晚宴、会议、婚庆中。
|
</p>
|
<h5 id="e351">（五）其他</h5>
|
<p class="zt-h6">1.灯光</p>
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<p>要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席的灯光亮。若主席台布置有LED大屏幕，主席台两侧应额外追加两组灯光，以避免出现拍摄的会议照片出现较暗的情况。</p>
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<p class="zt-h6">2.色调</p>
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<p>要注意不同色调会给参会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，属于暖色调，使人感觉热烈辉煌，适用于庆典类会议；蓝、绿、紫庄重典雅，属于冷色调，使人感觉严肃端正，适用于一般工作会议。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">195</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">3.旗帜</p>
|
<p>重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛。</p>
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<p class="zt-h6">4.标语</p>
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<p>简洁明快的标语口号能振奋参会者精神，强化会议主题。</p>
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<p class="zt-h6">5.花卉</p>
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<p>适当摆放花卉能给人以清新活泼之感，既能营造会议氛围，又能减轻参会者长时间的疲劳。</p>
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<p class="zt-h6">6.会议摆台</p>
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<p>首先，主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码是否正确，印刷及装订质量是否合格等方面进行逐一检查，如图7-25所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0219-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-25 某会议摆台</p>
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</p>
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<p class="center videoname">
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<span>视频：会议摆台</span>
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</p>
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</div>
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<p>其次，准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机；会场空间大，可逐桌摆放茶水、矿泉水等；如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。图7-26、图7-27所示是两种不同的会议用品摆台，仅供参考。
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</p>
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<!-- 轮播图 -->
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<p class="img">图7-26 会议用品摆台示例1</p>
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<img src="../../assets/images/0219-3.jpg" />
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<p class="img">图7-27 会议用品摆台示例2</p>
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<!-- 第196页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">196</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d114"><span class="zt-h4">五</span><span class="qyls-h4">会场主要设备</span></h4>
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<p>会场设备是现代会议活动得以顺利进行的物质保障。会场设备的主要作用包括记载表达信息、提供条件保障、营造环境气氛、克服交流障碍、实现远程会议等。</p>
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<h5 id="e352">（一）基本设备</h5>
|
<p>基本设备主要是指满足会议活动基本需要的设施，如讲台、桌椅、话筒、灯具、通风机、卫生用具以及供水供电设施等。</p>
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<p class="zt-h6">1.讲台</p>
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<p>多用立式讲台：位置一般在主席台右前侧，如图7-28所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0220-1.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-28 某论坛讲台</p>
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<p class="zt-h6">2.话筒</p>
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<p>话筒是嘉宾发言的重要工具，在会议开始前要仔细检查。若会议有互动环节，观众需要发言或提问，则应准备备用话筒。会议中常见的话筒类型有无线话筒、微型话筒、固定立式话筒等，如图7-29所示。</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0220-2.jpg" /></p>
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<p class="img">图7-29 会议中常见的话筒类型</p>
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<h5 id="e353">（二）印刷设备</h5>
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<p>印刷设备是指印制和复制会议文件的机器设备，如打印机、扫描仪、复印机等。</p>
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<h5 id="e354">（三）安全设备</h5>
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<p>中、大型会议的现场一定要有足够安全的安全通道，配备质量可靠的门禁设备、消防器材和救生用品。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第197页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">197</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e355">（四）视听设备</h5>
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<p>视听设备包括扩音机、投影仪及投影屏幕、音响、白板、LED屏幕、电子书写板、同声传译系统等。在安放投影屏幕时应注意，安放屏幕的位置、角度要合适，既要保证演讲人不用离开讲桌上的麦克风便能看见屏幕，又要保证屏幕底部距离地面不少于1.2米。
|
</p>
|
<h5 id="e356">（五）通信器材</h5>
|
<p>通信器材包括举行电视电话会议、网络视频会议所用的电话机、电视机、计算机以及相应的通信网络设施。</p>
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<span>视频：某论坛会前布置</span>
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
|
<h3 id="c034"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">会议接待准备</span></h3>
|
<p>会议接待是指围绕参会人员的迎送、吃、住、行、参观、访问等方面作出的安排，是会议倒计时阶段工作的重要内容和组成部分。会议的性质与规模不同，接待的要求、内容也不同。</p>
|
<h4 id="d115"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议接待的总体原则</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0211-01.jpg" alt="">
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</div>
|
<!-- <h5 id="e357">（一）工作制度化</h5>
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<p>会议组织者应建立健全各项接待工作制度，包括会议接待管理规定、接待信息收集制度、外宣品管理规定、接待人员工作纪律等。制度应有效落实，做到人人落实制度、事事执行制度、时时贯彻制度，形成靠制度管理、按制度办事、用制度管人的良好氛围。
|
</p>
|
<h5 id="e358">（二）操作流程化</h5>
|
<p>会议组织者应认真执行接待工作流程体系，规范接待工作程序，严格接待标准，强化服务监督，做到工作流程明确、人员操作得当、服务质量到位，各个环节丝丝入扣，不出纰漏。</p>
|
<h5 id="e359">（三）服务规范化</h5>
|
<p>会议组织者应明确服务责任，确保服务措施到位，力求有效落实以一张笑脸、一份接待服务手册、一张名片、一路激情讲解为主要内容的“四个一”服务模式。</p> -->
|
<h4 id="d116"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">制定会议接待工作标准</span></h4>
|
<h5 id="e360">（一）信息收集</h5>
|
<p>会议接待人员应根据参会者回执内容，及时收集、完善参会嘉宾有关信息，做到及时、迅速、全面、准确、详尽。信息收集的主要内容包括以下几方面。</p>
|
<p class="zt-h6">1.参会者的基本情况</p>
|
<p>包括参会者地区、姓名、性别、年龄、身份、职务、宗教信仰、生活习俗等。</p>
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</div>
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</div>
|
</div>
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<!-- 第198页 -->
|
<div class="page-box" page="212">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
|
<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">198</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.参会目的、意图</p>
|
<p>参加会议的目的、意图，决定了参会者在会议期间的立场和态度。应通过多种途径和渠道了解和掌握，以便有针对性地做好接待工作。</p>
|
<p class="zt-h6">3.抵离时间和交通工具</p>
|
<p>要准确掌握参会者抵达和返离的具体时间和交通工具，以便安排人员和车辆到机场、码头、车站迎接和送别。</p>
|
<h5 id="e361">（二）接待方案</h5>
|
<p>会议接待方案应做到格式规范、文字简练、内容准确、报批及时，充分体现参会嘉宾和会议主办方的意图，具有会议特色，各项安排合理。具体会议接待方案的内容可见第三部分。</p>
|
<h5 id="e362">（三）食宿安排</h5>
|
<p>遵循有关规定，控制在会议预算标准和参会者可承受能力范围内，食宿各项安排合情、合理、合时，尽量满足参会嘉宾的需求。</p>
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<h5 id="e363">（四）日程安排</h5>
|
<p>应做到接待时间精确、各种安排科学合理、路线选择恰当，达到环节相连、细节相扣的目的。</p>
|
<h5 id="e364">（五）协调联络</h5>
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<p>会议组织机构内部应与交通、餐饮、食宿供应商等单位主动协调、联络畅通、无缝衔接，做到上下联动、左右联动，形成合力。</p>
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<h5 id="e365">（六）服务礼仪</h5>
|
<p>会议接待人员应个人形象良好、礼仪运用恰当、服务热情周到。</p>
|
<h4 id="d117"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">制定会议接待方案</span></h4>
|
<p>重要的会议接待，应事先制定接待方案，并提交上级主管部门审批。接待方案批准后，即成为会议接待工作的依据。一般而言，会议接待方案应包括以下内容。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0212-01.jpg" alt="">
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</div>
|
<h5 id="e367">（一）接待方针</h5>
|
<p>接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针不是一成不变的，而是应当根据会议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。</p>
|
<h5 id="e368">（二）接待规格</h5>
|
<p>接待规格主要表现在以下几个方面：迎接、宴请、看望、陪同、送别参会对象时，主办方出面的人员的身份；会议活动过程中主办方安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度；主办方确定的参会对象的食宿标准。
|
</p>
|
<h5 id="e369">（三）接待内容</h5>
|
<p>会议接待的内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看电影和文艺演出、参观游览、联欢娱乐、返离送别等方面。</p>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
|
<!-- 第199页 -->
|
<div class="page-box" page="213">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
|
<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">199</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<h5 id="e370">（四）接待日程</h5>
|
<p>接待日程安排应当同会议活动日程的整体安排通盘考虑，并在会议日程表中反映出来，便于参会嘉宾了解和掌握。</p>
|
<h5 id="e371">（五）接待责任</h5>
|
<p>接待责任是指会议活动中各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。不同的接待部门（人员）具有不同的职责。例如：</p>
|
<p>会议组委会负责总体统筹、协调和联络工作。</p>
|
<p>秘书组负责撰写好欢迎词、祝酒词等文稿，并在接待工作结束后，负责相关文件的整理归档。</p>
|
<p>后勤组负责按时安排迎客车辆，预先为参会人员准备好客房及膳食，提供票务预订服务。</p>
|
<p>接待组负责布置接待环境，迎来送往。</p>
|
<p>宣传组负责安排迎送条幅、路标、纪念品的派送及宣传材料的准备。</p>
|
<p>会务组负责参会人员的签到、登记。</p>
|
<p>财务组负责收取或清退参会者的会费、旅游观光费、住宿餐饮费，开具相关发票，与酒店进行清账结算等。</p>
|
<h5 id="e372">（六）接待经费</h5>
|
<p>接待经费是整个会议预算的构成部分，主要安排参加对象的餐饮、茶歇、嘉宾住宿和交通费用，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等支出，涉外会议活动时还包括少量的礼品费。</p>
|
<h4 id="d118"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">培训接待人员</span></h4>
|
<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
|
<img class="img-c" src="../../assets/images/0213-01.jpg" alt="">
|
</div>
|
<!-- <p>会议接待的对象不同，接待的要求也就不同。因此，会议接待工作人员要根据具体的接待对象学习和掌握有关的接待知识，必要时，对接待工作人员，尤其是志愿者进行培训，使他们熟悉接待对象的基本情况特点，以便有针对性地做好接待工作。
|
</p>
|
<p>接待人员培训的主要内容有以下几方面。</p>
|
<h5 id="e373">（一）接待服务礼仪规范</h5>
|
<p>主要包括接待人员个人形象规范（如仪容、仪表、仪态规范）、沟通交流规范、商务礼仪规范等。</p>
|
<h5 id="e374">（二）会议基本内容</h5>
|
<p>主要包括会议全称、会议背景、会议目的、参会嘉宾类型、参会嘉宾来源、会场区位、会场设施和用品等。</p> -->
|
<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0007-3.jpg" />
|
</p>
|
</div>
|
<p class="dialogQuestion">
|
<span class="td-0">【本节测试】</span>
|
<span class="td-0">
|
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</p>
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</div>
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</div>
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<!-- 第200页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<span class="header-Number">200</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c035"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">会前检查</span></h3>
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<h4 id="d119"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会前检查的作用</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0214-01.jpg" alt="">
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</div>
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<!-- <p>会前检查是会前各项准备工作的落脚点，是保证会议顺利举行的必要条件。其主要作用有以下两个方面。</p>
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<h5 id="e375">（一）发现问题，及时纠正</h5>
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<p>会前筹备工作任务重、头绪多、事务杂，难免出现考虑不周或有纰漏或差错的情况。会前检查可以发现问题，及时加以纠正，有效防止将问题带到会议中。</p>
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<h5 id="e376">（二）调整计划，改进提高</h5>
|
<p>会议策划方案是举办会议的设想。即使“完美”的会议策划方案，在会议筹备中也会因情况发生变化而产生新问题。会前检查可以及时调整会议策划方案，使会议各项筹备工作臻于完善。</p> -->
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<h4 id="d120"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会前检查的内容</span></h4>
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<p>会前检查的内容包括会议策划方案中所述的全部项目，重点检查内容包括以下三个方面。</p>
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<h5 id="e377">（一）会议文件准备</h5>
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<p>会议文件既是会议目标和结果的体现，又是领导和管理会议的依据。会议文件的差错，小则影响会议进程，大则可能产生严重的政治后果。因此，要对文件的起草、校对、印制、分装等各个环节进行严格检查，严防出错。
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</p>
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<h5 id="e378">（二）物品检查</h5>
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<p>物品准备妥当后，务必对其进行仔细检查。该项工作通常由各项工作的负责人协同会场负责人进行检查。物品检查的要点是物品种类、数量是否齐全，在会议中使用是否便利。例如，演讲PPT版本较低，会场计算机打开慢，导致会议时间隐形延长；会议展示资料是PDF文件格式，但会场计算机未安装相关软件；或展示资料有视频、音乐，涉及信号切换问题。此外，应预先制定应急措施，在设备出现问题或物品短缺时，可以在不影响会议进行的情况下补充物品。
|
</p>
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<h5 id="e379">（三）会场检查</h5>
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<p>会场检查的范围包括主会场、分会场以及参会者的驻地。检查内容主要包括以下几个方面。</p>
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<p class="zt-h6">1.会场基础设施</p>
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<p>会场基础设施一般由酒店或会展中心专业的工作人员负责检查，主要检查电路状况、桌椅摆放等。会务组要给予积极的配合，对出现的问题要及时反馈。</p>
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<p class="zt-h6">2.会议设备</p>
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<p>主要检查如LED屏幕、音响、灯光、投影仪、话筒等是否符合会议需要，是否能正常工作。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第201页 -->
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">201</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">3.会场软设施</p>
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<p>检查过场音乐、过场视频、过场PPT等是否有序衔接等。在会议进行中使用过场音乐、过场视频和过场PPT等过渡元素是一种有效的交流方式，可以提高会议效果和参会者的参与感。</p>
|
<p>（1）过场音乐。在一些正式的会议活动中，比如大型会议、颁奖典礼、年会等，使用过场音乐可以增加氛围感和仪式感，让参会者在等待会议开始时或会间休息过程中有所期待。</p>
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<div class="mindMap">
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读7-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(27)">山东：重大活动举办前至少进行1次检验性演练</span><span
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class="mindMap-type"></span>
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</div>
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</div>
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<p>（2）过场视频。过场视频可以在会议开始前或者在会间休息时播放，通过视觉画面和声音效果的结合来吸引参会者的注意力，用于展示相关的内容并传达信息，如会议宣传片、嘉宾祝福、公司介绍、项目成果展示、成功案例等。
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</p>
|
<p>（3）过场PPT。过场PPT可以用来展示会议主视觉、会议议程、介绍演讲嘉宾或提供重要信息。它可以包含简洁清晰的文字、图表、图片或视频片段，帮助参会者更好地理解和跟进会议的内容。</p>
|
<p>是否使用过场音乐、过场视频和过场PPT取决于会议的性质、目的和参会者的需求。有些会议可能更注重专业性和效率，不需要这些元素。因此，在安排会议时，要根据具体情况综合考虑，确保这些过渡元素能够有助于会议的顺利进行，同时提升参会者的参与体验。
|
</p>
|
<h4 id="d121"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会前检查的方式</span></h4>
|
<h5 id="e380">（一）听取汇报</h5>
|
<p>会议组织者领导或负责人听取关于会议筹备工作的汇报，然后作出指示，最后由会议筹备工作机构各小组负责整改。</p>
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<h5 id="e381">（二）实地检查</h5>
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<p>领导或负责人亲自到会场进行实地检查，以便及时发现问题并加以纠正。</p>
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<h5 id="e382">（三）会议彩排</h5>
|
<p>会议彩排，即依据会议流程，在会场内将会议过程中工作人员的工作演习一遍。虽然是彩排，但工作人员需要将其看作真正的会议过程。此时要求各部门工作人员各就各位，如控制PPT的人、控制灯光的人、提醒发言的人、控制音乐的人等。会场负责人还应安排工作人员的调动和工作的协调。彩排一般在物品检查完毕后进行，彩排的次数依据效果而定，没有次数规定，一般直至没有问题出现即可。
|
</p>
|
<p>会议彩排的重点内容一般有开幕式各环节，嘉宾引导，各项仪式活动，如颁奖仪式或签字仪式等。在彩排过程中，应注意保持会场环境卫生和物品的整齐。彩排结束后，所有工作人员应退出会场，以保持会场布置。
|
</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0007-4.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</span>
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">202</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·会议倒计时阶段是以会议召开当日为标准，往前倒推7天。</p>
|
<p>·会议倒计时阶段首先应召开工作协调会。召开工作协调会的目的主要是确定会议各部门及工作人员的分工，明晰工作人员的职责，梳理会议流程，为会议执行工作确立良好的分工协作机制。工作协调会一般要梳理从会议准备到会议结束的每个环节。
|
</p>
|
<p>·会场布置主要根据会议的形式以及会议室大小来决定，常见的布置风格主要有剧院式、课桌式、全围式、半围式、分散式五类。剧院式是最常见的会场布置方式，也是容纳人数最多的会场布置风格，适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等，参会者作为听众，无须书写。课桌式适用于论坛、研讨会、培训、总结会等时间较长的活动，便于参会者放置资料、记录。全围式即不设专门的主席台，会议领导和参会者坐在一起，桌子摆成中空形状，不留缺口，椅子摆在外围。全围式主要适用于召开小型和特小型的座谈性、协商性的会议，又可细分为全围长方形、全围椭圆形、全围圆形等。半围式即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又易于营造融洽的气氛，适用于中小型的工作会议。半围式可细分为半围马蹄形、半围桥形两种类型。分散式是把会场分为若干个中心，参会者根据安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。分散式适合召开规模较大的联欢会、茶话会等，可以细分为方桌形、V字形、圆桌形等。
|
</p>
|
<p>·小型会议的座位安排没有统一要求，可以采用自由择座、面门设座、依景设座三种排座方式。</p>
|
<p>·大型会议的主席台布置有两种摆放方式：一种是“演讲席+座位”式；另一种是只设演讲席。在政务会议中，主席台上嘉宾以中间为尊、左尊右卑；在商务会议中，主席台上嘉宾以中间为尊、右尊左卑。观众席可以自由择座或按单位就座。
|
</p>
|
<p>·会场氛围的营造可以通过会标、会徽、座签、桌布，以及灯光、色调、旗帜、标语、花卉、会议摆台等来实现。</p>
|
<p>·常见的会场设备主要有基本设备（讲台、话筒等）、印刷设备、安全设备、视听设备、通信器材等。</p>
|
<p>·会议接待是指围绕参会人员的迎送、吃、住、行、参观、访问等方面作出的安排，是会议倒计时阶段工作的重要内容和组成部分。会议的性质与规模不同，接待的要求、内容也不同。</p>
|
<p>·会议接待的总体原则主要包括工作制度化、操作流程化、服务规范化等；会议接待工作标准主要包括信息收集、接待方案、食宿安排、日程安排、协调联络、服务礼仪、工作成效七方面内容。</p>
|
<p>·重要的会议接待，应事先制定接待方案，并提交上级主管部门审批。一般而言，会议接待方案应包括接待方针、接待规格、接待内容、接待日程、接待责任、接待经费等。</p>
|
<p>·会前检查是会前各项准备工作的落脚点，是保证会议顺利举行的必要条件。会前检查的重点内容有会议文件准备、物品检查、会场检查等。会前检查可以通过听取汇报、实地检查、会议彩排等方式完成。</p>
|
<p><b>二、重点概念</b></p>
|
<p>工作协调会 会场布置风格 剧院式 课桌式</p>
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<p>全围式 半围式 分散式 会议座位安排</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第203页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第七章 会议倒计时阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">203</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>会场氛围营造 会议摆台 会场设备 会议接待</p>
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<p>会前检查</p>
|
<p><b>三、思考讨论题</b></p>
|
<p>1.如何组织工作协调会？工作协调会讨论的主要内容是什么？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit7.one" placeholder="请输入内容" rows="6"
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style="max-width: 90%; min-width: 90%;" class="fz-16" @change="setBookQuestion"></textarea>
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</p>
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<p>2.简述常见的会场布置风格及其适用范围。</p>
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</p>
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<p>3.商务会议和政务会议的主席台座位安排是否有区别？若有，具体在哪些方面存在区别。</p>
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</p>
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<p>4.大型会议的观众席如何安排座位？</p>
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</p>
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<p>5.会场氛围营造可以从哪些方面着手？</p>
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</p>
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<p>6.常见的会场设备有哪些？</p>
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</p>
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<p>7.会议接待在整个会议组织中起到哪些作用？如何制定会议接待方案？</p>
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</p>
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<p>8.会前检查的意义有哪些？会前检查的具体内容与方式分别是什么？</p>
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</svg>【综合案例分析】第十三届世界水务大会</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>世界水务大会由世界水务协会主办，是集会议研讨与展览为一体的国际性水务会议。该大会每三年举办一届，每届提前六年申办。自1985年9月15日首届世界水务大会在澳大利亚悉尼举行以来，越来越多的国家开始积极地参加大会，如今已有30余个国家参与和支持。
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</p>
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<p>历经38年，世界水务大会首次在中国举行。第十三届世界水务大会于2023年10月18—20日在上海召开。本届大会由住房和城乡建设部指导，世界水务协会、中国建筑金属结构协会、上海市水务局共同主办。大会以“全球水务高质量发展”为主题，以“更环保、更智能、更安全”为口号，汇聚来自中国、美国、德国、英国、印度、巴西、沙特阿拉伯、新加坡等国家的水务专家、学者和行业人士，共同探讨并分享水务领域的新思想、新技术、新应用。
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</p>
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<p>本届大会设有开幕式、闭幕式、4场大会主题演讲、4场主题分论坛、1场主题交流、1场附设展览会、1场论文评选颁奖仪式，共有50余位国际嘉宾、超过500名参会代表参会。该大会已发展成为一个国际性的学术交流和展示平台，为参会成员探讨水行业发展和技术交流提供了高效的沟通平台。
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</p>
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</div>
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<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
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<p>1.假设你是该会议组委会成员，请拟写本次会议的接待方案。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit7.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.该大会除了全体会议外，还设有分论坛、主题交流等活动，请思考不同的会议形式如何选用会场布局风格。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit7.ten" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.该会议在会前检查的重要内容有哪些？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit7.eleven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第204页 -->
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<div class="page-box" page="218">
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">204</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h2 id="b008"><span class="h2-zt1"></span>第八章 会议执行阶段</h2>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应熟悉会议执行阶段的时间划分和本阶段的主要工作内容。熟悉会议接站服务的主要内容，掌握会议不同类型的签到方式，熟悉会议现场服务工作的具体内容，明确会议记录工作的主要内容与技巧。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告指出：“中国式现代化的本质要求是：坚持中国共产党领导，坚持中国特色社会主义，实现高质量发展，发展全过程人民民主，丰富人民精神世界，实现全体人民共同富裕，促进人与自然和谐共生，推动构建人类命运共同体，创造人类文明新形态。”
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</p>
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<p>“天下之事，虑之贵详，行之贵力。”中华文化历来重视执行。“言必信，行必果。”“令则行，禁则止，宪之所及，俗之所被，如百体之从心，政之所期也。”这些古语都强调了执行的重要性。随着我国进入新发展阶段，会议执行阶段也面临高质量发展的新要求。办会理念的创新和技术手段的融合，令会议活动更加回归本质，注重务实，为会议组织架起便捷和高效的桥梁，也极大地提升了参会者的体验感。当前，会议行业要融合科技发展力量，积极推动数字化、智能化转型，鼓励学生积极投身到会议执行阶段的具体工作中，提供更加优质的参会体验。
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</p>
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<p>通过本章的学习，一方面，学生能够认识到会议的顺利进行和有效沟通离不开公平、公正、公开原则，有利于培养学生的精细化服务意识、团队合作意识、勤俭节约精神和工匠精神，培育时代新风新貌；另一方面，学生可以认识到节俭、高效、数字化是目前会议执行阶段的主旋律，有助于督促学生树立远大理想与崇高信仰，永葆初心使命，并在工作中将其转变成锐意进取、开拓创新的精气神和埋头苦干、真抓实干的自觉行动，为会议的顺利举办赋能助力。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·接站服务</p>
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<p>·会议报到与签到</p>
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<p>·会议影像服务、会议茶歇服务</p>
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<p>·会议记录</p>
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</div>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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</svg>
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</span>
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayedFour = !imgDisplayedFour">第八章
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会议执行阶段</span><span class="mindMap-type"></span>
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</div>
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<p class="openImgBox mt-20 td-0" v-if="imgDisplayedFour"><img class="img-0" :src="mindMapFive"
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alt=""></p>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">205</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>执行阶段即会议召开当天。前期准备的所有工作都是为了会议的成功举办。对于主办方而言，执行阶段的成功在很大程度上意味着会议的成功。</p>
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<h3 id="c036"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">接站与引导</span></h3>
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<h4 id="d122"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">接站服务</span></h4>
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<p>接站，即会议组织者安排人员在机场、港口、车站迎接参会人员。接站前要确定迎接规格，安排陪同人员，制作引导标识和指示路牌。</p>
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<div class="img-rights w180 openImgBox mb-30">
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<img class="img-0" alt="" src="../../assets/images/0229-1.jpg" />
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<p class="img">图8-1 会议接站牌效果图</p>
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<span>
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<p>会议接待人员应在参会者报到之前预先了解其所乘坐的飞机、车、船的班次、车次。如无法了解，应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。最好在车站、机场等设立接待站，制作一块醒目的牌子或横幅，写明“×××会议接待处”等字样，如图8-1所示。待参会人员到来后，要尽快将客人送往会场或会议驻地。
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</p>
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<p>做好接站服务要注意以下几个方面。</p>
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<h5 id="e383">（一）确定迎接规格</h5>
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<p>迎接规格主要是指会议接待方派出的迎接人员的级别。迎接规格主要依据嘉宾的身份、地位，以及与会议主办单位的关系来判断。对于不同身份、不同国籍、不同单位的人，迎接规格要视情况而异，最高级别的迎接规格针对的迎接对象是外国国家元首、政府首脑。
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</p>
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</span>
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<p>若参会嘉宾的身份、地位高，那么迎接人员的身份、地位也相应要高，如东道主组织负责人、会议主办方领导，应由会议承办单位的主要负责人出面迎接。若接待方当事人临时因身体不适不便出面或不在当地，可适当灵活变通，由职位相当的人士或副职人员出面。总之，接待方迎接人员的身份应与嘉宾相差不大，同嘉宾身份相当为宜。
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</p>
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<p>对于应邀参会者，无论是官方人士、专业代表团或民间团体、知名人士，在他们抵离时均应安排相应身份的人员前往机场、车站、码头等迎送。一些重要的迎接，特别是外事活动的迎接还要考虑组织欢迎队伍，举行一定的仪式礼仪，必要时还要进行新闻报道。
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</p>
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<div class="img-rights w200 openImgBox fl fd-c al-c">
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<img class="w75" alt="" src="../../assets/images/0229-2.jpg" />
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<p class="img">图8-2 个别参会对象接站牌</p>
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</div>
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<span>
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<p>在行业会议实践中，会议组织者可能不考虑迎接普通参会者，仅考虑迎接主要演讲人、重要领导。</p>
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<h5 id="e384">（二）竖立接待标志</h5>
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<p>参会者集中抵达时，应在接站处竖立醒目的接待标志，以便参会者辨识。若接站现场较大，人员环境嘈杂，还应准备好手提式扩音器。在迎接个别参会对象时，接站人员可以手举欢迎标志，如图8-2所示。
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</p>
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<h5 id="e385">（三）掌握抵达详情</h5>
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<p>随时掌握并统计抵达的名单和人数，特别是要留意晚点抵达的参会者，以免漏接。同时，还要留意那些事先未发回执的参会人员，及时与会议接待组负责人联系，帮助</p>
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</span>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">206</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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参会者补订房间、增补会议资料。
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</p>
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<div class="img-rights w200 openImgBox mb-30">
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<img class="img-0" alt="" src="../../assets/images/0230-1.jpg" />
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<p class="img">图8-3 小轿车座次<br />礼仪（司机驾车）</p>
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</div>
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<h5 id="e386">（四）主动热情迎接</h5>
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<p>当参会者到达时，接站人员应主动迎上前去做自我介绍，并与其握手表示欢迎。如果领导亲自前去迎接重要参会嘉宾，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。</p>
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<h5 id="e387">（五）安排统一乘车</h5>
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<p>针对普通参会者，常见的是安排大巴车统一将参会者送达会场进行注册签到。大巴车上应安排一名会议接待人员全程陪同。</p>
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<p>针对重要参会嘉宾或领导，可为其安排小轿车。会议接待人员与参会嘉宾一同乘坐小轿车时要注意座位次序。一般而言，小轿车的座位次序基本规则为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即轿车的后排右位为上座，应安排坐主宾；后排左位为次座，应安排坐主陪领导；接待人员一般坐在副驾驶座位上，如图8-3所示。
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</p>
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</span>
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<h5 id="e388">（六）设立接待站点</h5>
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<p>如果参会者抵达时间不集中，且会议组织者不设专车接机或接站，则可在机场或火车站出站口一侧设立一个接待处，并配备专人解答参会者提出的各种问题。此举有助于为参会者提供帮助，给其留下良好的印象。</p>
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<h4 id="d123"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">引导服务</span></h4>
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<p>引导服务是指会议举办期间接待工作人员为参会者提供的指引会场、座位、餐厅、住宿房间以及参会者所要打听的地方的路线、方向、具体位置、交通条件等服务。一些大型会议或重要会议，均设有专职引导服务人员，即礼仪人员。国际会议的礼仪人员还要求熟练使用外语。在会议举办期间，引导服务具体可包括以下内容。
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</p>
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<h5 id="e389">（一）会议场馆指引</h5>
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<p>会议接待人员负责向参会者提供会议场馆的具体位置和路线指引，确保参会者能够顺利到达会议地点。他们应告知参会者如何前往会场，包括公共交通工具的选择、地铁站或公交站点的位置、停车场的位置和停车指引等。同时，会议接待人员还应根据主办方在会场附近设置的标识牌或指示牌，指引参会者找到入口和注册处等重要区域。
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</p>
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<h5 id="e390">（二）座位安排指引</h5>
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<p>在大型会议中，会议接待人员负责帮助参会者找到自己的座位。他们会根据参会者的注册信息，将座位安排表与会议场地平面图相结合，准确指引参会者找到自己的座位。对于临时换座或没有座位的情况，他们也应提供相关解决方案。
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</p>
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<h5 id="e391">（三）会议日程指引</h5>
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<p>会议接待人员会向参会者提供会议日程和议程安排，包括主题演讲、分会场安排、休息时间等重要信息。他们应确保参会者了解会议日程的安排和变动，并在会场或重要场所设置公告板或电子屏幕，及时展示日程安排、重要通知和变更信息。
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</p>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">207</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e392">（四）会议设施和服务指引</h5>
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<p>会议接待人员应提供关于会议设施和服务的指引。例如，告知参会者各个区域的位置，如餐厅、休息区、展览区等，以及相关服务设施的位置，如洗手间、充电区、媒体中心等。同时，回答参会者关于会议设施设备的问题，并为参会者提供帮助和支持，确保他们能够舒适愉快地参与会议。
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</p>
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<h5 id="e393">（五）现场疑问解答和协助</h5>
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<p>会议接待人员应随时回答参会者在会议期间的疑问，无论是有关会议内容的问题、场馆设施的疑惑，还是其他与会议相关的事项，均应提供准确的信息和解答。同时，会议接待人员也应具备协助处理突发情况的能力，如紧急情况下的医疗协助、意外事件报告等。
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</p>
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<h4 id="d124"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">返离服务</span></h4>
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<p>返离，即会议闭幕后参会者的离会和返回。按照心理学的规律，一项活动留给人的最后印象一般会较深刻地留在人们的脑海里，所以切不可疏忽会议返离服务。在会议举办期间，返离服务具体可包括以下内容。</p>
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<h5 id="e394">（一）提供离会指引建议</h5>
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<p>主办方应在会议闭幕前提供参会者离会的指引和建议，包括为参会者提供交通工具的选择和使用建议，例如，告知公共交通工具的时间表和路线，以及附近出租车站点的位置等。同时，还应在会议场馆附近设置标识牌或指示牌，指引参会者找到离会的出口和交通站点。
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</p>
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<h5 id="e395">（二）提供行李寄存服务</h5>
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<p>为方便参会者在离会前活动，主办方应提供行李寄存服务。例如，设置专门的行李寄存区域，接收参会者想要寄存的行李，并为每个行李标注标签以确保安全。在参会者离会时，会议接待人员应将行李交还给参会者，确保行李完整并核对标签以防漏失。
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</p>
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<h5 id="e396">（三）检查会场与房间</h5>
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<p>会议接待人员应负责检查会场和房间的状态，以确保参会者离会时的整洁有序。在会议闭幕之前，会议接待人员应巡视会场和房间，检查是否有遗留物品、设施损坏或需要修复的地方。如果发现问题，应及时通知相关部门进行处理，确保参会者离会时会场和房间处于良好状态。
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</p>
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<h5 id="e397">（四）结算费用</h5>
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<p>在返离服务中，主办方需要确保参会者能够方便地结算相关费用。例如，支付会议注册费、住宿费、餐食费用以及其他可能产生的费用明细。为了简化结算过程，主办方可以提供多种支付方式，并尽量避免长时间等候或烦琐的结算程序。
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</p>
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<h5 id="e398">（五）送行服务</h5>
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<p>在返离服务的最后阶段，会议主办方应根据离会人数情况安排车辆将参会者送到机场、火车站或长途汽车站等目的地，同时会议接待人员也会随车陪同。这项服务旨在确保参会者能够顺利离会，返回各自的目的地，并协助参会者解决离会过程中可能出现的问题。在送行过程中，会议主办方还可以借此机会和参会者进行交流，对参会者表示感谢并表达期待下次再见面的意愿。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">208</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0008-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</span>
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</p>
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<h3 id="c037"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">会议报到与签到</span></h3>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料8-1】会议报到与签到工作如何落实</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>（总经理办公室）</p>
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<p>李总：“小王，参会代表从今天起就会陆续到达，接站、报到、签到与入场安排等相关事项，由你负责。有什么困难可以直接向我汇报。”</p>
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<p>王俐：“好的，我会尽快落实的。”</p>
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<p><b>思考：</b>如果你是小王，你准备如何落实？</p>
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</div>
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<p>会议报到与签到是参会者在正式开会前需要办理的两种手续，其目的是准确掌握参会人员的情况，特别是对于有选举内容的会议来说，报到与签到环节十分有必要。</p>
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<p>接站、报到、签到与入场安排都是会议工作中的重要内容。会议工作人员应提前做好准备，提前了解交通、住宿服务等相关的服务信息。</p>
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<h4 id="d125"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议报到</span></h4>
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<h5 id="e399">（一）会议报到的含义</h5>
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<p>会议报到是会议主办方向参会者提供的办理入场手续和领取相关会议资料的服务，是指参会人员从自己的工作单位或驻地到达指定的开会地点，并告知会务组或履行登记手续。会议报到是参会者与主办方之间的第一次接触，对于营造良好的会议氛围、提供参会者所需信息以及解决参会者问题具有重要意义。
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</p>
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<h5 id="e400">（二）会议报到的材料准备</h5>
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<p>主办方应准备以下材料，以向参会者提供完善的报到服务。</p>
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<p class="zt-h6">1.参会者证件</p>
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<p>参会者证件是确认参会者身份的重要凭证，主办方应提前为参会者准备并制作个性化的工作证或名称牌，上面包含参会者的姓名、单位、职位等信息，这有助于参会者与其他参会者进行交流时识别身份。</p>
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<p class="zt-h6">2.会议手册</p>
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<p>会议手册是提供给参会者的重要资料。会议手册包含会议日程、演讲嘉宾介绍、演讲主题、会场布局图等信息。会议手册是参会者了解会议内容和安排的重要参考资料，可以通过电子版或纸质版的形式提供给参会者。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.报到表/注册表</p>
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<p>主办方应提供报到表或注册表，用于参会者填写个人信息以便进行统计和管理。报到表通常包括参会者的姓名、职称、联系方式、单位等信息。这有助于主办方对参会者的人数和背景信息进行统计和分析。在实践中，主办方一般通过会前的参会回执进行信息收集，现场只需要确认身份即可，仅内部会议、小型会议，临时新增的参会者需要填写报到表中的相关信息。
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</p>
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0222-01.jpg" alt="">
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<!-- 第209页 -->
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">209</span>
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</ul>
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<p class="zt-h6">4.会场地图</p>
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<p>为了方便参会者进行定位和导航，主办方应提供会场地图或平面图，标明会议场地的布局和重要区域的位置，这有助于参会者准确找到会议厅、展厅、餐厅、休息区等地点。</p>
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<p class="zt-h6">5.参会人员通讯录</p>
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<p>一般而言，学术会议或协会主办的年会会向参会者提供参会人员名录，其中包括参会者的姓名、所属机构、职务、邮箱等信息。参会人员名录可以帮助参会者了解其他参会者的基本信息，方便后续交流和联络。</p>
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<p class="zt-h6">6.参会证书</p>
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<p>参会证书可以作为参会者的个人履历和专业发展的证明，对职业发展具有积极的作用，仅限于国际会议和各类非固定的培训会议。许多国际会议会给参会者提供参会证书。参会证书制作精美，其上印有会议名称、举办地点、时间和会徽、参会者姓名，以及大会主席亲笔签名，以表示对参会人员的尊重。非固定的培训会议一般是为参会者提供培训的结业证书。除此之外，其他一般性的会议不需要提供参会证书。
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</p>
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<p>需要注意的是，不同的会议可能会提供不同的材料和服务，这取决于会议的规模、类型和目标。主办方应根据具体情况，合理选择和准备相应的材料，为参会者提供更好的服务和体验。</p>
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<h5 id="e401">（三）会议报到的主要工作内容</h5>
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0223-01.jpg" alt="">
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<!-- <p>参会者报到时，会议接待人员要做好以下工作。</p>
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<p class="zt-h6">1.查验证件</p>
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<p>查验证件的目的是确认参会者的参会资格。需查验的证件包括会议通知、邀请函、单位介绍信或其他相关有效文件。</p>
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<p class="zt-h6">2.登记信息</p>
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<p>登记信息即请参会者在登记表上填写个人有关信息，如姓名、性别、单位、职务、职称、联系地址、电话等。会议报到登记表既可以统计参加会议的人数，为做好会议期间的各项服务工作进行准备，又可作为编制参会者通讯录的依据。登记信息也可根据参会者之前反馈的回执信息，提前录入计算机，参会者在现场报到时接待人员确认对方姓名后即可现场打印参会者的证件。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.接收材料</p>
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<p>接收材料即会议接待人员统一接收参会者随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发，以避免自行分发而影响会场秩序。</p>
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<p class="zt-h6">4.发放会议资料袋</p>
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<p>除了提前分发的会议文件外，其他文件应当在参会者报到时一并发放。会议资料包含会议手册、记事本、笔、宣传册、光盘、礼品等。</p>
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<p class="zt-h6">5.预收费用</p>
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<p>有些会议需要参会者支付一定费用，如会务费、食宿费、资料费等，这类会议在报到时要安排财会人员现场预收费用并出具费用票据或正式发票。</p>
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<p class="zt-h6">6.安排住宿</p>
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<p>会议接待人员要根据参会者的身份和要求，在现有的条件下尽可能合理安排住宿。住宿安排好后，接待人员应当在登记表上标明每个参会者的房间号码。</p> -->
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<div class="mindMap">
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<span class="fl">【拓展阅读8-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(28)">会议注册报到方式与流程</span><span
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">210</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d126"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议签到</span></h4>
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<h5 id="e402">（一）会议签到的含义</h5>
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<p>会议签到是指在正式开会前，在入场口签名报到，以掌握出席会议确切人数的一项工作。因为会议报到人数并不一定等于实际参会人数，所以在正式开会前还有必要对实际参会人数做最后一次清点统计，以便做好会场的布置和组织工作。尤其是有些会议只有达到法定人数才能召开，否则会议选举和通过的决议无效。可见，会议签到是一项很重要的工作。
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</p>
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<p>一般的小型会议将报到与签到手续合并，甚至可以在参会人员到达会议室后再签到。中型、大型会议的签到是独立的程序，签到时，会议工作人员要根据参会人数提前在签到处等候参会人员签到。</p>
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<h5 id="e403">（二）会议签到的方式</h5>
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<p class="zt-h6">1.传统签到方式</p>
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<p>（1）签到表签到。即会务组事先准备好表格，供参会者现场签名，以表示到会。小型会议、内部会议常使用此方式，如表8-1所示。规模较大、参会人数较多的会议，可根据参会部门、参会者身份或地区来源等分开签到，以方便统计。
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</p>
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<p class="img">表8-1 ××会议签到表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0234-1.jpg" /></p>
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<p>（2）证卡签到。工作人员将印好的签到证事先发给参会人员，参会人员在进入会场时将签到证交给工作人员，表示到会。该方式多适用于人数较多的各类培训会议、内部会议，具有使用方便、能解决入场签到拥挤问题等优点，缺点是不便于查找。
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</p>
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<p>（3）座次表签到。会议工作人员事先确定座次表，座次表上每个座位填上参会人员的姓名和座位号，参会人员按座次表就座。该方式具有便于查找座位、能集中同部门
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</p>
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<div class="img-rights w270 mt-20 mb-20 openImgBox">
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<img class="img-0" alt="" src="../../assets/images/0234-2.jpg" />
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<p class="img">图8-4 某会议现场计算机签到</p>
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<span>
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<p class="td-0">
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人员的优点，多适用于内部会议、中型会议。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.新型签到方式</p>
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<p>（1）计算机签到。参会人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，由签到机读取参会者预置的信息，参会人员到会结果就会由计算机准确、迅速地显示出来，如图8-4所示。该方式常适用于大型会议，具有快速、准确、简便的优点，缺点是需要租赁或购买签到仪器设备，对成本有要求。
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</p>
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</span>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">211</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（2）微信签到。在会议现场，让参会者扫描会议主办方提供的二维码，关注公众号以后发送指定关键词“签到”完成签到上墙，签到结束后所有参与活动的用户可以通过微信头像在大屏幕上完成抽奖，如图8-5所示。
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</p>
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<p class="center openImgBox mt-10"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/0235-1.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-10">图8-5 某会议现场微信签到</p>
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<p>微信签到有以下几方面优点。</p>
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<p>①操作简便。用户只需要关注公众号即可参加，回复关键字或者点击自动回复就可以签到。</p>
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<p>②附加值高。用户签到的同时就会主动关注公众号，会给公众号带来指定行业的用户或者意向客户，而且可以要求用户填写相关信息，以便进行信息统计。</p>
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<p>③使用方便。只需要借助公众号，绑定手机微信之后即可使用，操作方便，流程简单。</p>
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<p>④方式新颖。可用签到人员的头像滚动抽奖，活动方式更加新颖。</p>
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<p>⑤省时省力。节省了人力成本和时间成本。</p>
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<p>（3）二维码签到。二维码签到代替了传统纸面签到，是指会议组织者将参会者的会议报到信息保存到二维码中，利用群发彩信或短信技术，预先将信息发送到参会者的手机上。会议工作人员通过扫描参会者的二维码或输入其手机号码后四位进行身份验证并签到，如图8-6所示。该签到方式的优点是签到速度快，参会人员体验感好，可以实时查看和管理签到数据，也可以防止其他人员混入。
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</p>
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<p class="center openImgBox mt-10"><img class="img-f" alt="" src="../../assets/images/0235-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-10">图8-6 某会议现场二维码签到</p>
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<p>（4）身份证签到。身份证签到系统适用于各种会议，如图8-7所示。签到现场仅需准备计算机和身份证阅读器，参会者只需要出示个人身份证，读卡器即可读取居民身份证信息并进行安全认证。该签到方式降低了会议组织者的办会预算，提高了方便性和安全性。该签到方式的缺点是，从技术角度讲，直接读取身份证信息，会让一些参会者感觉被侵犯了隐私。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第212页 -->
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<div class="page-box" page="226">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">212</span>
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</li>
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</ul>
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读8-2】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(29)">会议报到与会议签到的区别与联系</span><span
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</div>
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<p class="center openImgBox mt-20"><img class="img-e" alt="" src="../../assets/images/0236-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-20">图8-7 某会议现场身份证签到</p>
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<div class="bk-21">
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</svg>【小资料8-2】其他新型签到方式介绍</p>
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<div class="bk-2">
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<p class="img">表8-2 新型签到方式的特点与场景</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0236-3.jpg" />
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</p>
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</div>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0008-2.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<h3 id="c038"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">会议现场服务</span></h3>
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<h4 id="d127"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议入场服务</span></h4>
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<p>大中型会议一般都采用对号入座的方式或将会场划分为若干区域，以地域、部门或行业为单位集中就座。召开大中型会议时，为了方便参会者尽快就座和保持会场秩序，需采取适当方式引导座次，即会议的入场工作。无论是采取对号入座，还是随意入座，或是划分区域入座，都应设立指示牌或由会议工作人员引导入场就座，如图8-8所示。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">213</span>
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<p class="img">图8-8 某会议现场入场服务</p>
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<h4 id="d128"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">资料发放服务</span></h4>
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<p>会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会者手中。</p>
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<h5 id="e404">（一）资料发放的方式</h5>
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<p>分发会议文件和材料有以下两种方式。</p>
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<p class="zt-h6">1.会前发放</p>
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0227-01.jpg" alt="">
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</div>
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<p>会前分发文件和材料，可以在参会者进入会场时，由会务人员在会场入口处分发给每位参会者；也可以在开会之前，按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件材料。</p>
|
<p class="zt-h6">2.会中发放</p>
|
<p>会中分发文件材料，可将会务人员分派到各组，每人负责每组文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要进行登记，以免漏收，如图8-9所示。</p>
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<p class="center openImgBox mt-10"><img class="img-e" alt="" src="../../assets/images/0237-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-10">图8-9 某会议现场文件发放</p>
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<h5 id="e405">（二）涉密资料的发放</h5>
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<p>对于某些保密程度较高的会议文件，要按照编号分发。会务人员分发这种保密文件时，要注意准确性、保密性以及登记手续的完整无误。如果一次会议要发几个保密文件，每个人拿到的会议文件上的编号应一致。这种做法有利于会议文件的管理与回收。可以在会议文件上加盖参会者姓名章或在会议文件上写上参会者姓名，按人装封和分发。封面上应加盖密封章和限时章，同时要完善签收手续。
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</p>
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<p>特别重要的会议文件分发，还可要求参会者收到会议文件后，在回执上签字，并将回执退回发文机关。</p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">214</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d129"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议影像服务</span></h4>
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<p>会议影像服务主要是指会议进行中的摄影、摄像服务。主要工作内容包括以下几个方面。</p>
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<h5 id="e406">（一）拍摄空镜头</h5>
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<p>又叫景物镜头，是指画面中没有人。拍摄空镜头的画面一般包括：会场全景、会议标识和品牌、主会场和分会场、签到台、展示区、会场内的装饰和布置、会场周边的环境和风景。如果是会场背板、演讲台、发言人表情等，应拍摄相应的细节画面。拍摄空镜头可以为参会者提供整体的视觉感受，让他们更好地了解会议场地和环境，并帮助他们提升对整个会议的期待和兴趣。
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</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0228-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e407">（二）拍摄签到过程</h5>
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<p>全景拍摄参会者的签到过程，特别是礼仪人员为重要嘉宾或领导佩戴胸花的细节，以及重要嘉宾和领导到场时，主办方上前迎接、握手的场景以及重要嘉宾、领导签字的过程。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0228-02.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e408">（三）拍摄领导和嘉宾发言</h5>
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<p>无论是拍摄主持人主持的场面，还是拍摄领导讲话、嘉宾发言或参会者发言的场面，一般都应有特写镜头，重点注意抓拍讲话人的表情。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0228-03.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e409">（四）拍摄宴会</h5>
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<p>主要拍摄领导和嘉宾致辞、敬酒、演出及参会者互动等镜头。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0228-04.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e410">（五）拍摄合影</h5>
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<p>会议合影的拍摄要求较高，对人员的站位排列、现场的光线、背景都有讲究。事先应安排好前排就座的领导和嘉宾的座次，拍摄过程要尽可能简短。</p>
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<p class="zt-h6">1.合影嘉宾位置的安排</p>
|
<p>在政务会议中，合影时嘉宾的位置仍然坚持“左尊右卑”原则，而商务会议刚好相反，即为“右尊左卑”。嘉宾位置安排时，仍然要考虑首排人数的奇偶性情况，以下是政务会议合影时首排嘉宾的位置，如图8-10、图8-11所示。
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</p>
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<p class="center openImgBox mt-10"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0238-1.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-10">图8-10 政务会议合影时首排嘉宾位置（奇数）</p>
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<p class="center openImgBox mt-10"><img class="img-c" alt="" src="../../assets/images/0238-2.jpg" />
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</p>
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<p class="img mb-10">图8-11 政务会议合影时首排嘉宾位置（偶数）</p>
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<p class="zt-h6">2.合影地点的选择</p>
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<p>（1）室外较开阔的地方，且能设置背板，或便于悬挂横幅。</p>
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<p>（2）注意场地采光条件，避免逆光拍摄。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">215</span>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>（3）室内场地考虑能容纳嘉宾人数，以及室内灯光强度等。</p>
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<p class="zt-h6">3.安排合影引导员</p>
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<p>当主持人宣布合影时间和地点后，参会嘉宾会陆陆续续走到合影场地。千万不要指望嘉宾自动各就各位，一定要安排合影引导员，使合影环节高效、顺畅完成。</p>
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<p>合影引导员的工作主要有以下三项。</p>
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<p>（1）引导前排嘉宾尽快入位，尤其是核心嘉宾。</p>
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<p>（2）引导嘉宾尽快站好，身高的调配和左右对称是重要的调整要素。</p>
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<p>（3）引导嘉宾的目光朝向和表情。</p>
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<span>视频：手机拍摄会议活动视频小技巧</span>
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<h4 id="d130"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">会议茶歇服务</span></h4>
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<p>茶歇的目的是缓解因工作压力而产生的疲劳状态。茶歇源自美国心理学家华生（J.B.Watson）最早提出的“break”，即“工间休息”的概念。华生认为，“工间休息”能有效缓解工作压力。经常性的工间休息不但能调整不良的生理状态，而且有助于缓解现代人普遍的心理压力，促进参会者的人际交往，实现良好的沟通，也有利于营造愉悦的会议氛围，提高参会效率。
|
</p>
|
<h5 id="e411">（一）会议茶歇的含义</h5>
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<p>茶歇是指在会议活动的中间部分，为了舒缓紧张气氛，更好地进行下一时段的会议内容，会务组为所有参会对象提供的包含热饮、冷饮、甜点、水果、小吃的服务。</p>
|
<p>人的精力有限，不能长时间集中注意力做同一件事，因此有必要在紧张的会议过程中安排合适的茶歇时间。在这段时间内，参会人员可以通过喝茶、享用点心、沟通交流等方式来缓解紧张和疲劳。</p>
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<h5 id="e412">（二）茶歇的时间和地点安排</h5>
|
<p class="zt-h6">1.时间安排</p>
|
<p>科学研究发现，人在考试、参加会议等活动中，由于精力集中、情绪紧张从而容易产生饥饿感。因此，通常在一天的会议中，应该合理地安排两次茶歇，分别是在午餐前1.5小时和晚餐前2小时。</p>
|
<p class="zt-h6">2.地点安排</p>
|
<p>如果参会者人数较多，会场面积较大，原则上应在会场之外（如序厅）安排专门的茶歇场所。若有必要，还应设置指引牌和引导人员为参会者指明方向。如果会场足够大，同时另外安排的茶歇场地较远时，也可以在会场中通过屏风、展架等方式人为设置茶歇区。
|
</p>
|
<p>如果参会者人数较少，则应与酒店协调，在会场出入口处分别摆设专用茶歇，同时茶歇周围应该合理增加休息区，以便客人取用食物后就近落座、休息与沟通。同时，茶歇区域的设置要尽量紧凑，便于整体协调以及嘉宾间的充分沟通。
|
</p>
|
<h5 id="e413">（三）茶歇食物的种类</h5>
|
<p>会议茶歇食物一般包括饮品类、点心类以及水果类三种类型，如图8-12、图8-13所示。</p>
|
<p>饮品类主要包括矿泉水、绿茶、红茶、奶茶、牛奶、果汁、咖啡、鸡尾酒等；点心类主要包括中西式糕点、甜品、饼干等；水果类主要包括时令水果、花式果盘等。会务组要提前与酒店或会展中心商定茶歇所需要的食品和饮品，按照“多类少量”的总体原则准备茶歇。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">216</span>
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</p>
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<p class="img">图8-12 某会议现场茶歇</p>
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</span>
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</p>
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<p class="img">图8-13 某会议茶歇服务</p>
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</span>
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</div>
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<p>上午时段的茶歇，由于距离午餐时间较近，应该主要安排水果、干果、茶水、软饮等比较清淡的饮食。</p>
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<p>下午时段的茶歇，应该与上午时段的有所区别，品类应该更多，口味可以更重些。由于下午会议的时间普遍偏长，同时下午人体容易感到困乏，因此可在水果、饮料等饮品的基础上增加饼干、巧克力、咖啡、冰激凌等能补充能量的食物。
|
</p>
|
<p>茶歇服务人员要至少在会议开始前5分钟准备好所有的饮品，并做好服务准备。服务期间要礼貌地询问客人所需要的饮品，并迅速为其准备，同时保证餐台以及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。茶歇结束时要整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。
|
</p>
|
<h5 id="e414">（四）茶歇服务的流程</h5>
|
<p>会议开始前，茶歇服务人员要将桌面及装饰等布局整理完毕。</p>
|
<p>茶歇开始前15分钟，茶歇服务人员要将所有物品摆放完毕，注意保持桌面整洁美观。</p>
|
<p>茶歇开始后，茶歇服务人员应指引参会人员至茶歇区休憩，并积极为参会者服务。</p>
|
<p>茶歇结束前5分钟，茶歇服务人员应友情提示参会人员尽快回到会议室。</p>
|
<p>茶歇结束后，茶歇服务人员要整理茶歇区物品，将可回收的物品送至指定地点，并清理地面及桌面垃圾。</p>
|
<h4 id="d131"><span class="zt-h4">五</span><span class="qyls-h4">会议保密服务</span></h4>
|
<p>任何一场会议都不同程度地涉及保密问题。大到国家，小到基层单位，凡重大而机密的问题，都是通过会议形式来议决的。政务会议或部分商务会议中往往涉及会议保密工作。会议保密工作的内容主要包括以下几方面。
|
</p>
|
<h5 id="e415">（一）会场保密</h5>
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<p>一是地点保密，即不让外界知道会议在何处举行。</p>
|
<p>二是会场环境保密，如会场周围不设任何标志。</p>
|
<p>三是会场的基本设施保密，如会场必须具有良好的隔音和屏蔽效果，以免声音和信号外泄。</p>
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<h5 id="e416">（二）文件保密</h5>
|
<p>这是会议保密的重点，包括属于秘密范围的各种文件的草案或讨论稿、备选的决策方案、会议记录、不能公开发表的最终文件等。</p>
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<h5 id="e417">（三）宣传保密</h5>
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<p>涉及重大机密的会议，一般不安排新闻记者参加，新闻稿由会议秘书部门起草。任</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">217</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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何人不得擅自向外透露会议的内容。为避免在宣传报道中泄密，应注意以下几方面：
|
</p>
|
<p>一是划清保密范围和保密项目，并使有关领导和工作人员周知。</p>
|
<p>二是严格区分内外。</p>
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<p>三是加强对机密文件和内部刊物的管理，凡带有密级的报刊转载机密文件和资料，必须事先征得制文单位的同意。没有密级的报刊，不得转载机密文件、资料和标有密级的报刊书籍中的文章。如确有需要转载，应征求对方同意，并将含有机密的部分采取删节、改编等保密措施。
|
</p>
|
<h5 id="e418">（四）人员保密</h5>
|
<p>人员保密，是指除了会议的领导和少数重要的工作人员外，其他参会者和工作人员在会前不得了解和打听会议内容，会后也不得公开超出规定范围的内容。</p>
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<h4 id="d132"><span class="zt-h4">六</span><span class="qyls-h4">会议安保服务</span></h4>
|
<p>会议安保工作规格和内容要根据会议的性质、规模、内容、参加人员的级别来确定。国际会议，党和国家的重要会议，大型会议或内容十分重要、需要绝对保密的中小型会议，都应设立专门的会议安保工作小组。</p>
|
<h5 id="e419">（一）会议安保人员的类型</h5>
|
<p>选择额外的安保人员是降低会议风险的好办法。出于不同的目的，会议经常安排多种类型的安保人员或志愿者，他们与会场设施所属的专职安保人员协同开展工作。为了能在真正发生危机、灾害及其他紧急情况时有序配合，及时作出正确的响应，缩短响应时间，必须事先明确好各类安保人员相互之间的指挥、管理关系。举办会议可以选择的安保人员类型如表8-3所示。
|
</p>
|
<p class="img">表8-3 会议安保人员的类型</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0241-1.jpg" /></p>
|
<p class="zt-h6">1.合同性安保人员</p>
|
<p>会议组织者为了满足某些特定会议的安保需要，会从保安公司雇佣合同性安保人员。安保执勤中需要的证件、制服、装备应由保安公司负责提供。诸如安保人员的数量、执勤时间、每名安保人员的执勤位置以及总开支情况等细节，应在会议组织者和保安公司所签订的合同中详细列出。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.执法人员</p>
|
<p>有的会议或者活动可能需要很高水平的安全保卫安排，这一般需要警方的介入，如当地警察。另外，当会议在大学校园内举行时，通常由学校的校警负责校园范围内人员和设施的安全。一般情况下，会议执法人员是在会议或者活动现场唯一能够持枪械执勤的安保力量，他们的首要任务是保卫公众安全。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">218</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">3.联防保安</p>
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<p>联防保安主要是指一些安全保卫人员的结合体，他们是与参会者年岁相仿、外观相仿的一群人，经常是最一线的安保力量。出现紧急情况时，他们身穿印有“保安”字样的背心或佩戴印有“保安”字样的红袖标，就可以开始履行职能，从而让现场的所有当事人明白安保人员就在现场。这些安保人员通常从举手投足中就能显示出权威性，有的从体态上也能显示出威慑性。联防保安的工作职责就是及时识别问题，并采取措施消除初期危险，以免发展成需要更高级别安保力量介入的更严重事件。
|
</p>
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<p class="zt-h6">4.个人保安</p>
|
<p>个人保安担负着保护一个或多个高危重要人物的使命，如名人政要、明星、政府机关高级别领导人等。</p>
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<p class="zt-h6">5.单位专有保安</p>
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<p>单位专有保安是主办会议的工作人员或者会场单位的雇员。在酒店或者会议中心工作的安保人员，在会议中也被视为会议接待单位的保安。在某些情况下，会场的安保工作可以由第三方安全承办商或者分包商负责，而不依靠会议实施单位的自有安保人员。
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</p>
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<p class="zt-h6">6.志愿者</p>
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<p>志愿者承担着特定的安保职能，但志愿者通常不被视为安保专业人员，这是因为他们并没有接受过安保培训或者仅接受过简单的安保培训。志愿者可以承担诸如在参会者入场时检查票证、接受问询，或者在主题演讲阶段维持会场秩序、防止拥挤等职责。对于志愿者在安保方面的权限范围，以及在不同的紧急状况发生时应该第一时间与谁联系，如发生斗殴、参会者受伤、启动警报等，会议组织者应提前进行告知。
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</p>
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<p>一场会议可能需要多种类型的安保人员以满足不同目的。只要每个安保服务提供者都能知道自己的责任权限，而且能有一个明确的指令体系加以协调，那么这些人员就能形成合力，有效统筹解决会议活动的安全、安保和参会者服务问题。
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</p>
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<h5 id="e420">（二）会议安保工作的主要内容</h5>
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<p class="zt-h6">1.制定会议安保工作方案</p>
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<p>会议的安保工作一般在组委会的统一领导下进行，负责会议安保工作的部门，在会议前期筹备阶段就应根据会议要求制定安保工作方案。在工作方案中，应将安保的组织机构、职责任务、具体工作等一一明确，尤其应有预防突发事件的应急预案，以保证在关键时刻能迅速反应与采取有效的应对措施。在会议执行期间，为了进行有效管理，进入任何会议有关场所（包括会场、会议住宿地、会议停车场、会议休息室等），都应凭证进出。安保工作方案中应为不同参会者设计出不同情况下的通行证。
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</p>
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<p class="zt-h6">2.维持会场秩序</p>
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<p>会议举行期间，安保部门一方面应密切注意会场外围环境的社会治安，维护好会场外围的社会治安秩序，另一方面要严格检查参会人员的出入证件，防止与会议无关的人员混入。如果参会人员众多，容易在进场、出场时发生拥挤甚至混乱现象，安保部门应协助会议现场引导人员，在会场各进出口把好关，做好疏导工作，保证参会者快速、顺利进场、出场，避免出现意外情况。
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</p>
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<p class="zt-h6">3.保护参会者的人身安全</p>
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<p>保护参会者的人身安全是会议安保工作的重中之重。会议召开前，会议安保部门要对会场内外、周围环境做详细的勘查，排除恐怖袭击、爆炸、火灾等安全隐患。如有必要，可主动与当地公安警察部门联系，以取得公安警察部门的积极支持与配合。会议举行期间，应做好防范工作，如提前勘查行车路线和观察游览地点等，并和交通运输部门
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第219页 -->
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">219</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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取得联系，做好沿途和所到之处的安保工作。
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</p>
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<p class="zt-h6">4.保护参会者的财产安全</p>
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<p>若参会者在会议当地遇到盗窃事件，则会给其留下极不愉快的印象。因此，在会议举办期间，安保部门应重点防范盗窃事件，为参会者提供代管代存服务，将参会者带来的机密文件、大宗款项、重要设备等保存于专门设置的储藏处。同时，会议组织者也应以书面形式告知参会者尽量避免到人多复杂的地方去。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">5.其他方面的安全注意事项</p>
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<p>安保部门还需做好的安全注意事项包括饮食安全、文体娱乐安全、各种用具和设备使用安全以及会议信息安全等。饮食安全应注意的重点是防止他人投毒事件的发生；文体娱乐安全应注意防止意外事故的发生，如拥挤伤人、到险地游玩发生险情等；用具和设备使用安全应注意的重点是防止因使用不当伤人，如使用电器设备不当发生火灾或发生其他伤人甚至伤亡事故；会议信息安全应注意防止外部人员混入会场，窃取会议机密，也防止内部人员用录音设备或从会议使用的计算机、通信设备中窃取会议机密。
|
</p>
|
<p>除了以上会议现场服务内容，会议现场服务还包括会议速记服务、会议翻译服务、会议直播服务、医疗卫生服务等。这些服务一般可寻求有资质的第三方专业公司提供，由会议组织者根据会议板块进行外包。</p>
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<span>视频：会议记录怎么记比较快</span>
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</p>
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c039"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">会议记录</span></h3>
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<h4 id="d133"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议记录的内涵</span></h4>
|
<h5 id="e421">（一）含义</h5>
|
<p>会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议中的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。</p>
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<h5 id="e422">（二）特点</h5>
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</div>
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<!-- <p class="zt-h6">1.真实性</p>
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<p>会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅、同意。</p>
|
<p class="zt-h6">2.资料性</p>
|
<p>会议记录可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。</p>
|
<p class="zt-h6">3.完整性</p>
|
<p>会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，以及领导讲话、参会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要完整地记录下来。</p> -->
|
<h5 id="e423">（三）作用</h5>
|
<p class="zt-h6">1.形成档案材料</p>
|
<p>会议记录不仅是会议内容和成果的记录，更是具有历史意义和价值的重要档案材
|
</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">220</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
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料。通过详细记录会议的内容、讨论和决策，会议记录成为了解过往会议的重要途径。这些记录可以为组织保留会议的经验和知识，为未来的回顾和研究提供有力支持。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.提供决策支持</p>
|
<p>会议记录为研究和总结会议提供重要依据，有助于参会者跟踪行动和任务的执行情况，以及协调和管理行动。同时，会议记录可以帮助决策者更好地了解过去的决策过程，评估结果，并在未来的决策中作出更明智的选择。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">3.提供行动指南</p>
|
<p>会议记录是传达执行会议决议和指导行动的依据，既可以作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。记录会议的详细讨论和决议结果可以为团队成员提供明确的行动指南。团队成员可参考会议记录了解具体行动步骤，确保会议决策的有效实施。
|
</p>
|
<h4 id="d134"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议记录的要求</span></h4>
|
<h5 id="e424">（一）准备工作要求</h5>
|
<p class="zt-h6">1.选择合适的记录工具和设备</p>
|
<p>准备足够的笔和记录用纸，并根据需要准备录音笔以备手工记录的补充。也可以考虑使用现代科技设备，如使用软件设备进行语音文字转写或使用计算机进行记录，确保设备完好且运行正常，做好调试和测试工作。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.了解会议信息和议程</p>
|
<p>提前备好会议议程表，了解参会者或发言人的背景信息，并在会议开始前熟悉其中的议题和安排，以便理解专业术语，准确记录发言内容。</p>
|
<p class="zt-h6">3.提前到达会场</p>
|
<p>提前到达会场，了解参会人员的座位情况，以便快速识别发言人。此外，确保现场设备的正常运作，如检查录音设备的电池和存储空间，准备备用纸张等。</p>
|
<h5 id="e425">（二）记录要求</h5>
|
<p class="zt-h6">1.记录完整</p>
|
<p>会议记录应该尽可能地记录会议的所有重要内容，包括会议基本信息、参会人数、发言人姓名、议题讨论、决策结果等。记录人员应确保记录的全面性和准确性，不漏掉任何重要内容，并保持记录的连贯性和一致性。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.重点突出</p>
|
<p>尽量用简练的语言，概括性地记录会议的关键要点，如重要的观点、问题、讨论和决策等。在记录时可以使用缩写、关键字和简洁的短语来提高效率。</p>
|
<p>会议记录的重点一般包括：（1）会议中心议题以及围绕中心议题而展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方主要见解；（3）权威人士或代表的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">3.逻辑清晰</p>
|
<p>会议记录应该按照时间顺序或议题顺序进行组织，并使用清晰的标题、段落和标点符号等，确保信息的呈现和阅读具有清晰的结构。</p>
|
<p class="zt-h6">4.准确无误</p>
|
<p>确保所记录的信息准确无误，不出现遗漏、错误或歧义等问题。对于重要的决策和行动计划，需要特别细致地记录，字迹清晰易辨认，以避免任何误解或混淆。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<span class="header-Number">221</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">5.中立客观</p>
|
<p>会议记录应保持中立和客观，避免主观偏见或个人解读。记录人员应尽量准确记录发言者的意见和观点，而不带入自己的主观判断或评价，以保持记录的公正性。</p>
|
<h4 id="d135"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议记录的主要内容</span></h4>
|
<p>会议记录一般应包括以下三部分内容。</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0235-01.jpg" alt="">
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</div>
|
<h5 id="e426">（一）会议基本情况</h5>
|
<p>在会议基本情况中，应注明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。</p>
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<h5 id="e427">（二）会议内容</h5>
|
<p>会议内容要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。本部分有两种记录方法，分别为摘要记录法和详细记录法。</p>
|
<p class="zt-h6">1.摘要记录法</p>
|
<p>摘要记录法是指只记录会议要点和中心内容，即只需要记录会议的议题、议程、发言人姓名、发言要点与主要事实、决议情况等。这种记录方法要求记录员在充分把握会议讨论内容的基础上，根据议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图，以及发言内容的价值记录摘要性内容。此方法主要适用于汇报会、座谈会等小型会议。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.详细记录法</p>
|
<p>详细记录法的原则是有言必录，即要求记录人员对会议的全过程、所有发言，包括发言中的插话，都要原原本本地详尽记录。不能只写重点，只记结论，更不能随意增删取舍。为了准确完整地记录好，可以配备两名以上会议记录人员或用录音笔进行录音以便会后核对、修正、补充。当然，详细记录并非一字不漏地逐字逐句记录，对于一些口语、俗语、重复的词语可不必记录。做详细记录，要求记录者认真负责，精力集中，特别是要注意发言人开始、转题、结尾时的语言。凡是特别重要的会议，都应进行详细记录。
|
</p>
|
<h5 id="e428">（三）会议结尾</h5>
|
<p>会议结尾部分应由会议记录人员签名，并提交主管签字审核。</p>
|
<p>表8-4提供了一份会议记录模板，仅供参考。</p>
|
<p class="img">表8-4 会议记录模板示例</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0245-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">222</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d136"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">会议记录的技巧</span></h4>
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<h5 id="e429">（一）快速记录</h5>
|
<p>在采用传统的手工方式记录时，字要写得小一些、轻一点，多使用连笔手法，这样才能记得快。若是借助计算机或软件来进行会议记录，则要求能熟练操作快捷键，采用多窗口和分屏以减少窗口切换的时间。同时，还可以通过实时协同编辑软件（腾讯文档、石墨文档等），多人同时编辑和修改会议记录。此外，若使用语音转文字软件来做会议记录时，应选择经过市场认可且具备高准确性的语音转文字软件，这样可以减少后续手动修改和校对的工作量。
|
</p>
|
<h5 id="e430">（二）择要而记</h5>
|
<p>在记录某个人的发言时，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记；在记录某句话时，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。在记录整个会议内容时，要围绕会议议题、会议主持人和发言人的中心思想，参会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录。要注意上下句子的连贯性、可信性，一篇好的记录应当独立成篇。
|
</p>
|
<h5 id="e431">（三）该省则省</h5>
|
<p>该省则省是指在记录中合理使用省略法，如使用简化词语、简称，省略较长的成语、俗语、习惯用语，句子的后半部分暂时省略，记下起止句或起止词等，会后再补充完整。具体做法有：第一，使用简称、简化词语和统称。例如，“中山大学”简写为“中大”。第二，省略词语和句子中的附加成分。例如，“但是”只记“但”。第三，省掉词语或句子的附件成分、相同成分。例如，“可以”记为“可”。“因为”“经过”“现在”“盼望”等，记前一字。句子或词组的相同部分，也可以承后省略。例如，幼年时代、少年时代、青年时代，记为幼、少、青年时代。第四，对句中出现的常用词或词组记句首一个字，字后用短横线代替词或词组的其他部分。例如，“全国旅游业务今年取得令人瞩目的经济效益”，可记录为“全—旅—今—取—令瞩—经效”。
|
</p>
|
<h5 id="e432">（四）善用替代</h5>
|
<p>善用替代是指用较为简便的写法代替复杂的写法。代替的具体做法有：一是简称法，例如用姓代替全名。二是用笔画少、易写的同音字代替笔画多而难写的字。三是用缩略词和通用符号代替文字。例如，用∵代替因为，用∴代替所以，用e.g.表示例如，用->表示导致等。同时，可以使用符号和箭头来表示决策、行动计划等内容。四是用拼
|
</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">223</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
|
音代替生僻字词。五是用外语符号代替。例如，重庆电视台可记录为CQTV；世界贸易组织可记录为WTO。
|
</p>
|
<p>需要注意的是，在整理和印发会议记录时，均应按规范要求书写。</p>
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<div class="video-box">
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<p class="center text td-0">
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</p>
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<p class="center videoname">
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<span>视频：会议速记</span>
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<span class="fl">【拓展阅读8-3】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(30)">会议记录人员应具备的素质</span><span
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</p>
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·接站，即会议组织者安排人员在机场、港口、车站迎接参会人员。接站前应确定迎接规格，安排陪同人员，制作引导标识和指示路牌。</p>
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<p>·做好接站服务要注意：确定迎接规格；竖立接待标志；掌握抵达详情；热情介绍，主动握手；陪同乘车；设立接待处。</p>
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<p>·引导服务是指会议举办期间接待工作人员为参会者提供的指引会场、座位、餐厅、住宿房间以及参会者所要打听的地方的路线、方向、具体位置、交通条件等服务。</p>
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<p>·返离，即会议闭幕后参会者的离会和返回。返离服务的具体内容有提供离会指引建议、提供行李寄存服务、检查会场与房间、结算费用、送行服务等。</p>
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<p>·会议报到，是指参会人员从自己的工作单位或驻地到达指定的开会地点，并告知会务组或履行登记手续。会议报到的主要工作内容包括查验证件、登记信息、接收材料、发放会议资料袋、预收费用和安排住宿等。
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</p>
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<p>·会议签到，是指在正式开会前，在入场口签名报到，以掌握出席会议确切人数的一项工作。一般的小型会议将报到与签到手续合并，甚至可以在参会人员到达会议室后再签到。中型、大型会议的签到是独立的程序。
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</p>
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<p>·传统签到方式主要有签到表签到、证卡签到、座次表签到；新型签到方式主要有计算机签到、微信签到、二维码签到、身份证签到等。</p>
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<p>·会议现场服务主要包括会议入场服务、资料发放服务、会议影像服务、会议茶歇服务、会议保密服务、会议安保服务等。</p>
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<p>·会议影像服务的主要内容包括拍摄空镜头、拍摄签到过程、拍摄领导和嘉宾发言、拍摄宴会、拍摄合影等。</p>
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<p>·会议茶歇食物一般包括饮品类、点心类以及水果类三种类型。会务组应按照“多类少量”的总体原则准备茶歇。</p>
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<p>·会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议中的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。会议记录具有真实性、资料性、完整性的特点。</p>
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<!-- 第224页 -->
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<li class="header-text">第八章 会议执行阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">223</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>·会议记录应提前做好准备工作，其主要内容一般应包括会议基本情况、会议内容、会议结尾三个部分；会议记录的技巧主要有快速记录、择要而记、该省则省、善用替代。</p>
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<p><b>二、重点概念</b></p>
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<p>接站服务 会议报到 会议签到 计算机签到</p>
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<p>微信签到 二维码签到 会议影像服务 会议茶歇服务</p>
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<p>会议保密服务 会议安保服务 会议记录</p>
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<p><b>三、思考讨论题</b></p>
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<p>1.会议接站服务的主要工作内容有哪些？</p>
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</p>
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<p>2.新型会议签到方式及其优缺点是什么？</p>
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</p>
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<p>3.常见的会议现场服务有哪些？</p>
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</p>
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<p>4.会议影像服务的主要工作内容是什么？</p>
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</p>
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<p>5.会议茶歇的时间和地点如何安排？</p>
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</p>
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<p>6.会议记录的主要内容及技巧有哪些？</p>
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</svg>【综合案例分析】第八届国际天然气水合物大会茶歇危机</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p>2014年7月28日至8月1日，第八届国际天然气水合物大会在北京国家会议中心召开。会议由中国地质调查局和中国科学院联合主办，中国科学院广州能源研究所、中国科学院天然气水合物重点实验室、中国科学院广州天然气水合物研究中心参与承办，北京欣欣翼翔国际会议奖励旅游公司执行。来自澳大利亚、孟加拉国、巴西、加拿大、中国等共28个国家和地区的800余名专家、学者参加了此次盛会。
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</p>
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<p>会议期间，主办方要求会议执行方提供会议茶歇服务。受预算限制，主办方仅同意购买500人的茶歇，拒绝了执行方提出的购买700人茶歇的建议。由于此次会议参会者人数众多，且国外参会者占有相当大的比例，若执行主办方的要求，则会使参会者的满意度降低。
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</p>
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<p>刘毅作为执行方国际会议部部长，是此次会议执行单位的主要负责人之一。经与团队商议，他在主办方只购买500人茶歇服务的前提下，最终采取了茶歇“分批次提供”的方案。该会议下设多个分论坛，不同的分论坛休会时间不同。基于此，执行方联系了北京国家会议中心，提出先供应2/3的茶歇，待后结束的分论坛参会者休会时，再供应余下1/3的茶歇。这样，不但能避免大家一拥而上造成茶歇短缺的现象，又能为后面结束的分论坛参会者提供茶歇服务，有效化解了此次茶歇危机。
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</p>
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</div>
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<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
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<p>1.会议茶歇服务对会议的顺利举办和提高参会者满意度有何重要性？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit8.seven" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.该会议茶歇采用“分批次提供”是否有必要？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit8.eight" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.在执行主办方茶歇预算的前提下，面对800人的参会者，你是否还有其他可供选择的方案？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit8.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第225页 -->
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<div class="page-box" page="239">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">225</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h2 id="b009"><span class="h2-zt1"></span>第九章 会议收尾阶段</h2>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【学习目的】</span></p>
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<p>通过本章的学习，读者应掌握会议收尾阶段的主要工作内容，熟悉会场收尾与送机安排的主要内容，掌握寄发感谢信的工作要点，明确会议费用结算的方式，熟悉会议资料存档的方法，掌握会议评估、会议总结的方法，能撰写会议项目的会议评估报告、会议总结报告。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【思政内容】</span></p>
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<p>党的二十大报告提出：“必须坚持系统观念。”“我们要善于通过历史看现实、透过现象看本质，把握好全局和局部、当前和长远、宏观和微观、主要矛盾和次要矛盾、特殊和一般的关系，不断提高战略思维、历史思维、辩证思维、系统思维、创新思维、法治思维、底线思维能力，为前瞻性思考、全局性谋划、整体性推进党和国家各项事业提供科学思想方法。”
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</p>
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<p>习近平总书记于2018年7月作出重要指示，举办上合峰会，为青岛、山东的发展带来了新的机遇，希望认真总结“办好一次会，搞活一座城”的有益经验，推广好的做法，弘扬好的作风，放大办会效应，开拓创新、苦干实干，推动各项工作再上新台阶。这是总书记首次提出国际大型会展活动对城市发展起重大作用的论述。会议活动应坚持稳中求进工作总基调，加快会议强国建设，努力实现会议业更高质量、更有效率、更加公平、更可持续、更为安全的目标。
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</p>
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<p>通过本章的学习，学生能够认识到会议收尾阶段的工作体现了严谨细心、实事求是的原则和对参会者负责的态度；树立社会责任感与担当意识，树立可持续发展观，确保会议的成果能够满足人民的需求和期待，培养不忘初心、讲诚信、有担当的品质。
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</p>
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</div>
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<div class="bj">
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<p><span class="custom_tag3">【重点内容】</span></p>
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<p>·会场收尾</p>
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<p>·感谢信</p>
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<p>·结算会议费用</p>
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<p>·会议资料存档</p>
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<p>·会议评估的内容</p>
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<p>·会议总结的基本结构</p>
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</div>
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<p>好的开始也应有好的结束，“虎头蛇尾”现象在会议中应尽量避免。会议收尾阶段的工作，是为整个会议项目画上圆满的句号，有助于会议项目持续发展。</p>
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<div class="mindMap">
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<div class="fl al-c ">
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<span class="fl">
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</span>
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<span class="fl">【本章思维导图】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="imgDisplayedFive = !imgDisplayedFive">第九章
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会议收尾阶段</span><span class="mindMap-type">.jpg</span>
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</div>
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<p class="openImgBox mt-20 td-0" v-if="imgDisplayedFive"><img class="img-0" :src="mindMapSix"
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alt=""></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第226页 -->
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<div class="page-box" page="240">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">226</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c040"><span class="h3-zt1">第一节</span><span class="h3-zt2">会场善后</span></h3>
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<h4 id="d137"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会场收尾</span></h4>
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<h5 id="e433">（一）物品的回收与整理</h5>
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<p>会议结束后，迅速且有序地回收会议文件和物品至关重要。签到表、问卷、决议表等会议文件需及时整理，便于后续分析与存档。同时，会议用品如桌签、纸笔应分类归纳，以期复用或妥善保管。此外，对嘉宾使用的演讲材料（如PPT演示稿）和会议音频、视频资料应进行进行备份和整理，确保重要资料得到妥善保存。
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</p>
|
<h5 id="e434">（二）引导参会者离场</h5>
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<p>为了确保参会者能够有序离开会场，会议组织者应通过明确的指示牌和工作人员的引导，帮助参会者快速找到出口，避免造成拥堵和混乱。通常情况下，应等主席台领导离场后，再引导参会者有序离场。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。
|
</p>
|
<h5 id="e435">（三）会场检查</h5>
|
<p>会场检查主要是再次确认是否有物品遗留在会场内。首先是检查嘉宾席，确认嘉宾无物品遗留在会场。若发现嘉宾物品，则根据桌签判断物主，并及时联系嘉宾，同时可派工作人员将物品送还嘉宾。其次是检查保密的会议资料是否已经清空。尤其要注意的是，嘉宾的演讲材料（如PPT和演讲稿）如果存放在会场所提供的计算机内，会务组应确保其演讲材料在已经备份的情况下删除了，以免造成不必要的麻烦。
|
</p>
|
<h5 id="e436">（四）设备归还与检查</h5>
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<p>会议期间租赁的各类设备，如音响、投影、照明等，在会议结束后需及时归还给供应商或相关部门。在归还前，应对设备进行仔细检查与清洁，确保设备处于良好状态。同时，与供应商做好交接手续，明确归还时间、地点及联系方式等细节，以避免产生不必要的误会与纠纷。
|
</p>
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<h5 id="e436">（五）劳务费发放</h5>
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<p>有些工作人员的劳务费在会议服务结束时就要发放。如摄影、摄像工作人员一般是外包服务，因此需要及时发放劳务费。财务人员需要与相关人员做好配合，务必在验收之后再发放劳务费。</p>
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<p>在发放劳务费时，除了要验收工作成果之外，还应当做好发放记录，办理好相关手续，如开具发票、收款凭证等，都需要一一办理完毕，确认无误。</p>
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<h4 id="d138"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">送离安排</span></h4>
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<h5 id="e437">（一）送离的准备工作</h5>
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<p class="zt-h6">1.制定送机表格</p>
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<p>应包含嘉宾姓名、航班或车次号、飞机或火车的启程时间、离开酒店的时间、嘉宾联系方式、送机车辆司机联系方式等，如表9-1所示。</p>
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<p class="img">表9-1 ××年某会议送机情况一览表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0250-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第227页 -->
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<div class="page-box" page="241">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">227</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="zt-h6">2.车辆安排</p>
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<p>应提前安排好送机车辆。同时，为防止出现特殊状况，还应准备备用车辆随时待命。依据参会者离开酒店时间安排车辆，若不同参会者离开时间接近，为节约成本，可将参会者安排在同一车次内。对于重要嘉宾，应尽量一人一车，以示尊重。
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</p>
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<h5 id="e438">（二）发布送离信息</h5>
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<p>在送离各项准备工作就绪后，应在合适的时机发布送离信息。</p>
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<p>首先，出于礼貌和信息发布的准确性考虑，对于嘉宾，尽量采取面对面的方式告知。</p>
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<p>其次，具体告知场合应选择晚宴结束后回酒店的车上，或户外活动结束后回程的车上。</p>
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<p>最后，告知信息内容，如送机时间、上车地点、相关负责人联系方式等。</p>
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<h5 id="e439">（三）送离执行</h5>
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<p>在嘉宾离开前一天再次与嘉宾联系，核对航班、列车信息，同时提醒其出发时间、乘车地点及司机联系方式。出发当日，工作人员应提前检查车辆是否到位，嘉宾是否做好准备。</p>
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<p>一般参会者，只需在酒店送行即可；对于重要嘉宾，可适当安排陪同人员前往机场或车站送行。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-1.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<svg @click="openQuestion(28)" t="1736157124915" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024"
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</span>
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</p>
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<h3 id="c042"><span class="h3-zt1">第二节</span><span class="h3-zt2">结算会议费用</span></h3>
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<p>会议经费结算是会议组织者依据会前制定的经费预算，在会后对整个会议期间产生的各项经费使用情况进行统计、核对和清算的过程。该过程旨在确保会议经费的合理使用，符合预算要求，并满足财务管理的规范性和透明度要求。
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</p>
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<p>
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一切会议都应遵循勤俭节约的原则，精打细算，既要尽量减少不必要的开支，又要保证会议的质量和档次。超过预算指标，又无正当理由的开支不予报销。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第228页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">228</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d142"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">结算会议费用的工作要求</span></h4>
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<h5 id="e451">（一）合规性</h5>
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<p>会议经费的结算必须严格遵守国家财经法规、会议管理制度及单位内部财务管理制度，确保每一笔经费的使用都有法可依、有章可循。在实践中，这意味着所有支出必须有合法的凭证，如发票和合同，并且这些支出必须符合预算和审批要求。
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</p>
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<h5 id="e452">（二）准确性</h5>
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<p>会议经费的结算需要高度的精确性，各项收支项目的数字和记录必须完全正确。从预算的制定到支出的执行，再到结算的完成，每一个环节都需要进行严格的核对和审查，确保每一笔费用都能被正确地分类和计算，并确保数据的真实性和可靠性。
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</p>
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<h5 id="e453">（三）及时性</h5>
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<p>会议经费的结算工作应当在会议结束后尽快进行，避免拖延导致的资金占用和管理混乱。这意味着在会议结束后，会议组织者应立即收集所有账单和凭证，并开始结算流程。同时，应确保所有的财务报告和结算文件都符合内部审计和外部监管的要求，以提高结算过程的透明度和可信度。
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</p>
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<h5 id="e453">（四）透明性</h5>
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<p>
|
会议经费的结算过程应当开放和可查询的，以便所有相关方都能理解资金的使用情况。会议组织者应当在一定范围内公开经费使用情况，包括会议的总支出、各项费用的明细以及预算的执行情况，接受参会人员、财务部门以及上级领导的检查和审计。
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</p>
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<h4 id="d143"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">结算会议费用的工作内容</span></h4>
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<h5 id="e454">（一）统计支出类型</h5>
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<p>在会议经费结算过程中，首先需要对会议期间产生的各项支出进行分类统计。这包括固定支出、可变支出和预算外支出三大类（详见第十章第三节）。</p>
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<h5 id="e455">（二）确定结算方式</h5>
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<p>会议经费的结算方式直接关系到经费的回收速度和资金的安全性，它是确保经费结算顺利进行的关键步骤，主要包括收款和付款两种方式：</p>
|
<p class="zt-h6">1.收款方式</p>
|
<p>会议组织者应当在会议通知或预定表格中明确注明收费标准和收费方式等信息。为简化参会人员的缴费流程并提升工作效率，应提供多种支付方式，包括但不限于刷卡支付。同时，为了确保资金安全和便于财务监管，通常会推荐非现金支付方式，如银行转账或使用公务卡，以减少现金交易带来的风险，并确保支付过程的透明性和可追溯性。
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</p>
|
<p>此外，开具发票的工作人员要事先与财务部门确定正确的收费开票程序，确保无误。如果现场无法开具正式发票，则应与参会者协商，开具收据或证明，并在事后补开发票。</p>
|
<p class="zt-h6">2.付款方式</p>
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<p>
|
与会议供应商的付款是会议经费结算中的重要环节之一。为了确保付款的准确性和及时性，并维护良好的合作关系，会议组织者应当与供应商签订正式的合同或服务协议。这些文件应详细规定付款方式、时间点和其他相关条款。在实际付款时，会议组织者必须严格按照合同条款操作，并妥善保存所有付款凭证，以便在需要时进行审核和查验。
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</p>
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<p>
|
与各类会议供应商结算费用的付款方式如表9-2所示。一般需要支付的费用有场地租赁费、设备租借费、餐饮费、专家讲课费、文具和资料费、其他费用等。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第229页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">229</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="img">表9-2 付款方式</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0256-1.jpg" /></p>
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<h5 id="e455">（三）票据整理与报销</h5>
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<p>
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票据整理与报销是会议经费结算中的重要环节，它确保了经费使用的合规性和透明度。以下是该环节的具体工作内容：
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</p>
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<p class="zt-h6">1.票据收集与分类</p>
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<p>
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在会议圆满结束后，需及时从各部门、供应商及参会人员处全面收集办会相关的费用票据，包括发票、收据、合同等。随后，根据票据的费用性质（如住宿费、餐饮费、交通费等）进行分类整理，确保每一类费用都有清晰的归属，便于后续审核工作的顺利进行。
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</p>
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<div class="fl">
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img style="width: 77%;" alt=""
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src="../../assets/images/0257-1.jpg" /></p>
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<p class="img mb-10">图9-1 费用报销单据图</p>
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</span>
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<span>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt=""
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src="../../assets/images/0257-2.jpg" /></p>
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<p class="img mb-10">图9-2 发票粘贴单使用须知</p>
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</span>
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</div>
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<p class="zt-h6">2.票据审核</p>
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<p>
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分类整理完毕后，由财务部门或指定的审核人员对所有票据进行逐一审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性，以及票据所列费用是否符合会议预算和报销规定。对于任何不符合要求的票据，审核人员将及时退回并要求更正或补充，确保每一张票据都能经得起审查。
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</p>
|
<p class="zt-h6">3.报销申请提交</p>
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<p>
|
经过审核无误的票据将由会议组织者或指定人员统一整理，并填写详细的报销申请单。报销申请单需清晰列明每项费用的具体用途、金额以及建议的支付方式等信息，并附上所有相关票据和整理好的费用清单。随后，这份完整的报销申请材料将被提交给财务部门进行进一步的审批流程。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">4.报销支付</p>
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<p>
|
财务部门在收到报销申请后，将依据公司或单位的报销制度和流程进行细致审批。一旦审批通过，财务部门将按照既定的支付方式（如银行转账等）将报销款项及时支付给相关人员或单位。这一步骤标志着会议经费的正式结算完成，也为后续可能进行的会议效果评估和经验总结奠定了基础。
|
</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-3.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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<!-- 第230页 -->
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<span class="header-Number">230</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h3 id="c043"><span class="h3-zt1">第三节</span><span class="h3-zt2">会议资料存档</span></h3>
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<p>会议结束时，工作人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。</p>
|
<h4 id="d145"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">归档的具体信息</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0230-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h4 id="d146"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">汇总媒体报道</span></h4>
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<p>会议的媒体报道包括会议珍贵的影像、文字、图片资料，它代表外界对会议的看法，同时也是会议成果的一部分。因此，本部分将媒体报道汇总单独展开叙述。</p>
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<h5 id="e464">（一）媒体分类</h5>
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<p>常见的媒体划分为电视媒体、广播媒体、报纸媒体、网络媒体。不同类型的媒体报道文件有不同的要求：电视媒体要求有完整的视频文件；广播媒体要求有完整的音频文件；报纸媒体需要有报纸的版面，也可以提供电子版；网络媒体，文字、图片、视频均可。
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</p>
|
<h5 id="e465">（二）汇总要求</h5>
|
<p class="zt-h6">1.电视媒体</p>
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<p>标明媒体名称、报道日期、节目名称、报道播出时间，最后附上完整视频。</p>
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<p class="zt-h6">2.广播媒体</p>
|
<p>标明媒体名称、报道日期、节目名称、报道播出时间，最后附上完整的音频文件。</p>
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<p class="zt-h6">3.报纸媒体</p>
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<p>标明媒体名称、报道日期、版次，附上完整报道内容截图。</p>
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<p class="zt-h6">4.网络媒体</p>
|
<p>标明媒体名称、报道日期、网络链接，附上完整的报道内容、图片、完整视频。</p>
|
<p>各种不同类型的媒体报道要做出目录，再汇总成总的媒体报道目录，以方便日后查询，如表9-3所示。</p>
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<p class="img">表9-3 媒体报道汇总表</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0259-1.jpg" /></p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">231</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d147"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">资料整理方法</span></h4>
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<h5 id="e466">（一）资料格式</h5>
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<p>会议资料的格式分为电子版和纸质版。对于电子版资料，不仅应将原文件储存，还应将其刻录成光盘或上传云盘作为备份；对于纸质版资料，应尽量转换成电子版再进行相应归档处理。</p>
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<h5 id="e467">（二）资料排序</h5>
|
<p>资料的整理要全面且清晰，并按照一定的顺序排序。常见的排序方法如下。</p>
|
<p>一是按会议议程排序，即按照会议议程进行的先后顺序排列文件。</p>
|
<p>二是按重要程度排序，即按照文件所反映问题的重要程度进行排序。</p>
|
<p>三是按时间顺序排序，即按照成文时间的先后进行排序。</p>
|
<p>四是按部门工作排序，即按照会议各部门分工对其所完成的任务、工作内容进行排序。</p>
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<h5 id="e468">（三）案卷归档</h5>
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<p>排序后，要按照文件的特征进行概括以拟写案卷标题，并将文件整理装入文件盒。案卷标题的作用是为档案的管理、编目、登记、检索提供依据。将信息归类、存档完毕后，应做出文档目录，以方便日后查询。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-4.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c041"><span class="h3-zt1">第四节</span><span class="h3-zt2">寄发感谢信</span></h3>
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<p>会议结束后，需要写信给嘉宾以表达对嘉宾所做贡献的谢意，这样也有利于和嘉宾建立良好的合作关系。</p>
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<h4 id="d139"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">感谢信的内涵</span></h4>
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<h5 id="e440">（一）感谢信的含义</h5>
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<p>感谢信是向帮助、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表达谢意的专用书信。感谢信已被广泛应用于个人与个人之间、个人与组织之间、组织与组织之间，用以向给予自己帮助、关心和支持的对方表达感谢。
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</p>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<span class="header-Number">232</span>
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</li>
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</ul>
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<h5 id="e441">（二）感谢信的特点</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0241-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e442">（三）感谢信的发送时间</h5>
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<p>感谢信的发送时间要依照会议的收尾状况来定，即在会议收尾工作完毕之后，再向嘉宾致谢。一般情况下，会议收尾工作一周左右就可以完成，此时发送感谢信较为合适。同时，也要考虑到嘉宾的行程安排。如果了解到嘉宾在会后的一段时间较为繁忙，就不宜在此时发送感谢信，否则嘉宾可能会因为忙于其他工作而忽略接收到的感谢信，此时可以适当延后发送感谢信的时间。
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</p>
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<h4 id="d140"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">感谢信的结构</span></h4>
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<p>感谢信主要包括标题、称呼、正文、结语和落款五个部分。</p>
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<h5 id="e443">（一）标题</h5>
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<p>标题一般采用以下三种形式：</p>
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<p>一是单独由文种名称构成，即“感谢信”。</p>
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<p>二是感谢对象+文种名称，如“致×××的感谢信”。</p>
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<p>三是感谢双方+文种名称，如“A单位致×××的感谢信”。</p>
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<h5 id="e444">（二）称呼</h5>
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<p>开篇顶格写被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名，并在个人姓名后附上“先生”或“女士”，然后加冒号。</p>
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<h5 id="e445">（三）正文</h5>
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<p>提行空两格开始写，要求写感谢的内容和感谢的心情，应分段写出以下几个方面。</p>
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<p>一是感谢的事由：概括叙述感谢的理由，以表达谢意。</p>
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<p>二是对方的事迹：具体叙述对方的先进事迹，叙述时务必交代清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，尤其要重点叙述关键时刻对方给予的关心和支持。</p>
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<p>三是揭示意义：在叙述基础上指出对方的支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神。</p>
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<h5 id="e446">（四）结语</h5>
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<p>结语，即感谢信结束时表达敬意、感谢的话，如“此致敬礼”“致以最诚挚的敬意”等。</p>
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<h5 id="e447">（五）落款</h5>
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<p>末尾写上单位名称或个人姓名，并署上成文日期。若是单位寄发感谢信，还应加盖公章。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<span class="header-Number">233</span>
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</ul>
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|
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|
</svg>【小资料9-1】感谢信范例</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
|
<p class="center"><b>个人感谢信</b></p>
|
<p class="left-call">尊敬的××先生：</p>
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<p>××会议在××成功举办。本次会议得到了××和社会各界的高度评价，国内外数十家媒体对论坛进行了全面报道。</p>
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<p>您在本次论坛所做的精彩演讲《×××》，论点独特，论述全面，受到各界人士的关注和热议，成为本届会议的一大亮点。</p>
|
<p>在此，我们向您为本次会议所付出的努力致敬，并再次感谢您对我们的支持。</p>
|
<p>希望与您保持长期联系，期待与您再次合作！</p>
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<p>顺祝</p>
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<p class="left-call">商祺/文祺</p>
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<p class="right">落款</p>
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<p class="right">××年×月×日</p>
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<p class="center"><b>单位感谢信</b></p>
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<p class="left-call">贵州电视台：</p>
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<p>我校于××年×月×日至×月×日举办的“第六届国内亚洲研究中心主任联席会议”，在贵台领导的大力支持下，在台办工作人员的热情帮助下，获得圆满成功，受到韩国高等教育团队、参会各大学领导及各方面参会人员的充分肯定和高度赞扬，在此，我们对贵台表示衷心的感谢！
|
</p>
|
<p>贵州电视台作为这次会议的承办单位之一，台办工作人员承担了大部分接待任务，为会议的成功举办付出了辛勤的汗水。贵台所有参加会议筹备和接待的工作人员，以贵州人民特有的热情好客，以精益求精、细致入微的工作作风，感动着每位参会代表，从前期筹备到后期接待，协助我们完成策划、会议编排印刷等工作，点点滴滴的细致工作不仅使参会代表对此次会议高度赞扬，更使大家对贵阳流连忘返，对贵州电视台多了一份亲近与感激。在此，我们再次向你们表示衷心感谢！
|
</p>
|
<p>顺祝</p>
|
<p class="left-call">商祺</p>
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<p class="right">落款</p>
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<p class="right">××年×月×日</p>
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</div>
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<h4 id="d141"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">感谢信中的常见错误</span></h4>
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<p>以下选取了感谢信中常见的三类错误，供读者借鉴。</p>
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<h5 id="e448">（一）自我表扬式</h5>
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<p>该类错误主要以表扬自己组织所取得的成果为主，过多强调自己的作用和优势，给人一种自我吹嘘的感觉。这种感谢信并未从参会者或重要嘉宾的角度出发，过于关注自己的功绩，而忽略了感谢对方参与和支持的重要性。
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</p>
|
<p>针对这类错误，主办方今后在撰写感谢信时应避免自我表扬，而是更多地关注参会者或重要嘉宾的贡献和参与。感谢信可以使用客观和中立的语句和措辞来表达，其内容应侧重于直接表达对他们的感激之情，对他们在会议中的演讲、观点分享或支持的具体贡献给予肯定和赞赏。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">234</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-3">
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<p class="center"><b>某论坛感谢信</b></p>
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<p class="left">尊敬的____：</p>
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<p>2023年度×××论坛已落下帷幕，论坛现场的和谐气氛、嘉宾的精彩演讲、参会嘉宾聚精会神地倾听与思考的场景，或许依然萦绕在您的眼前。</p>
|
<p>在此，×××组委会全体同仁，对您在百忙之中抽出时间参加此次论坛，表示真诚的谢意！对您一直以来对×××工作的支持和帮助，表示由衷的感谢！</p>
|
<p>在您的关心和支持下，本届论坛取得了丰硕的成果。论坛上，来自韩国、日本、中国香港、泰国、瑞典、南非等国家和地区的传媒专家和来自国内广电、电信和互联网产业的170余位学者、业界精英汇聚一堂，<span
|
class="u">共享国际实战经验，探索×××的发展路径。论坛下，媒体高度关注，赢得广泛影响。</span>中央电视台新闻频道、新华电视、中央人民广播电台、中国国际广播电台对论坛进行了新闻报道；人民网、新浪网、中华传媒网、学术论坛在线为论坛开设了论坛专题；<span
|
class="u">此外，《人民日报》《经济日报》《中国青年报》《新京报》《环球时报》《北京周报》等三十多家中英文媒体也对论坛进行了多角度、全方位的报道。</span></p>
|
<p>希望在您的支持和帮助下，×××论坛能获得更大的发展！</p>
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<p>期待与您的再次相见！</p>
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<p>顺祝商祺！</p>
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<p class="right">落款</p>
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<p class="right">××年×月×日</p>
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</div>
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<h5 id="e449">（二）过度赞扬式</h5>
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<p>该类错误在于过分夸大参会者或嘉宾的作用和影响，使用过度的赞美言辞，给人一种虚伪和不真实的感觉。这种感谢信可能会让对方觉得过分恭维或不真诚。</p>
|
<p>针对这类错误，主办方今后在撰写感谢信时应注意避免过度赞扬和过于夸张的措辞。感谢信应真实地传达对参会者或嘉宾所做贡献的感激之情，用简洁明了的语言表达对他们的认可和感谢，避免使用过于华丽和夸张的辞藻。同时，尊重对方的个人隐私和边界，避免针对个人特质做过多评价。
|
</p>
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<div class="bk-3">
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<p class="center"><b>某论坛感谢信</b></p>
|
<p class="left">尊敬的____：</p>
|
<p>您好！</p>
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<p>首先，十分感谢您在百忙中出席2023年度××××论坛，发表精彩的演讲。</p>
|
<p><span class="u">您深邃的思考、敏锐的洞察和深入浅出的语言，吸引了论坛的广泛关注；您的谦和与幽默都让大家非常难忘。</span></p>
|
<p>再次感谢您对××××论坛的关注和支持！希望您今后能够继续关注××××的成长，也希望今后能够有更多机会和您合作。</p>
|
<p>最后，恭祝您在今后的工作和生活中——身体健康！阖家幸福！事业兴旺！万事如意！</p>
|
<p class="right">落款</p>
|
<p class="right">××年×月×日</p>
|
</div>
|
<h5 id="e450">（三）过度甜蜜式</h5>
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<p>该类错误在于使用过分亲昵和过分甜蜜的措辞或过于花哨和浮夸的措辞，可能给人一种虚假和肤浅的感觉。这种感谢信可能会让对方觉得过分撒娇或夸张，显得不正式和过于亲密。</p>
|
<p>针对这类错误，主办方在撰写感谢信时应该保持恰当的语气和措辞，避免过度甜蜜和过于花哨的用词。例如，可以使用简洁、真诚和亲切的措辞，以表达对对方的感激之情。感谢信应以正式和专业的语气表达对参会者或嘉宾的感激之情，注重礼节和敬意。
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</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第235页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">235</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<div class="bk-3">
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<p class="center"><b>某论坛感谢信</b></p>
|
<p class="left">尊敬的____：</p>
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<p>您好！</p>
|
<p>十分感谢您在百忙中出席2023年度××××论坛，和参会嘉宾分享您对“××××”的思考，感谢您对××××的支持！</p>
|
<p><span class="u">您专业的分析、翔实的数据和独特的视角，为论坛带来了新的启示，能邀请您参加本次论坛是一件幸事。</span></p>
|
<p>您为论坛带来的美好回忆，将永留我们心间。期待在未来的学术探索中，我们能再次相聚。</p>
|
<p>衷心祝愿您身体健康！阖家幸福！</p>
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<p class="right">落款</p>
|
<p class="right">××年×月×日</p>
|
</div>
|
<p>总的来说，主办方在撰写感谢信时应尊重参会者或重要嘉宾的角色和贡献，从他们的角度出发，真诚地表达对他们的感谢和认可。同时，言辞应适度，避免自我表扬、过度赞扬和过度甜蜜等错误。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-2.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c044"><span class="h3-zt1">第五节</span><span class="h3-zt2">会议评估</span></h3>
|
<p>会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议各要素、社会效益、经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">236</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h4 id="d148"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议评估的流程</span></h4>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="w80" src="../../assets/images/0250-01.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e469">（一）明确评估目的</h5>
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<p>一般来讲，会议评估的主要目的是找出本届会议策划及执行过程中存在的不足，从而能为今后举办类似会议积累经验。</p>
|
<h5 id="e470">（二）阐明评估内容、对象</h5>
|
<p>评估内容解决的是究竟评估何种问题。以会议效果评估为例，内容至少应该包括经济效益、社会效益、文化效益三个项目。但由于每个会议主题、会议性质、会议规模不同，所以除了以上三方面内容外，可能需要评估其他效果。
|
</p>
|
<p>会议评估的对象主要是参会者、会议陪同人员。如果会议存在附设展览，还应将参展商纳入评估对象。</p>
|
<h5 id="e471">（三）确定评估标准</h5>
|
<p>针对每一项评估内容，会议评估人员都应该设计相应的标准或指标。会议评估的标准可包括硬标准和软标准两类。其中，前者更注重结果，因而往往是显性的、定量的指标；后者更关注过程，往往是隐性的、定性的指标。
|
</p>
|
<h5 id="e472">（四）选择评估方法</h5>
|
<p>1.会议评估方法</p>
|
<p>会议评估的方法主要有三种：定性评估、定量评估以及历史比较法。定性评估常用的方法主要有深度访谈法、焦点小组座谈法、观察实验法等；定量评估法主要包括比率分析法、趋势分析法、抽样调查法、数学模型法等；历史比较法主要包括对历史数据的比较和时间序列的回归分析。
|
</p>
|
<p>评估人员应根据评估目的、对象和内容来选择合适的方法。对于连续多届、多年举办的会议，可以采用历史比较法。当然，为了准确有效地评估会议的效果，可以多种方法并用。</p>
|
<p>2.会议评估常用工具</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-b" src="../../assets/images/0250-02.jpg" alt="">
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</div>
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<h5 id="e473">（五）拟定评估实施方案</h5>
|
<p>在拟定会议评估方案时，需要明确几个问题：为何要进行评估，评估的对象是谁，评估的内容是什么，如何开展评估。另外，还需要考虑利用哪些资源才能使会议评估流程更加程序化、规范化、科学化。</p>
|
</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">237</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<p>对一个事件评估的最佳时机是在该事件刚刚结束的时候。小型会议应在会议工作全部结束时实施评估。对于大型会议，一次会议不仅有大会，而且有多个分组会议，包括会议附设展览和各种参观、访问、浏览等活动。考虑到有些参会者参加完大会和某个分会活动后就会离开，如果在会议全部结束后再进行会议评估，很多参会者就无法参加会议评估了，因此大型会议可在分项活动结束后实施评估。
|
</p>
|
<h5 id="e474">（六）比较会议效果</h5>
|
<p>比较会议效果是指将会议最终实现的效果与会前预期效果进行比较，找出已经实现的和未实现的预期目标，分析有些预期效果未能达到的主要原因，从而为下一次会议的举办提供借鉴。</p>
|
<h5 id="e475">（七）撰写评估报告</h5>
|
<p>在会议评估结束前，应将评估过程、收集的信息、分析结果等内容进行整合，形成一份综合性的会议评估报告。
|
</p>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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<img class="img-c" src="../../assets/images/0251-01.jpg" alt="">
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</div>
|
<p>评估报告应简明扼要，言简意赅，突出评估内容的重点。</p>
|
<h5 id="e476">（八）建立评估档案</h5>
|
<p>建档的主要目的是存档备查，以便为下次会议的举办提供必要的参考资料，同时也标志着一次会议的真正结束。</p>
|
<h4 id="d149"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议评估的内容</span></h4>
|
<h5 id="e477">（一）会议议程及内容</h5>
|
<p>会议议程及内容评估主要包括：会议主题、议题的恰当性；会议议程安排的合理性，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而参会者的参与也受到会议议程的影响与限制，因此会议议程安排的合理性是会议评估的重要内容；会议演讲人选择的得当性；会议张贴的论文的学术性和创新性；分组讨论的充分性。
|
</p>
|
<h5 id="e478">（二）会议各项活动</h5>
|
<p>会议活动评估主要包括：会议的欢迎宴会、欢送宴会安排的合适性；参观、访问、游览、文化体验活动安排的合适性；会议的项目签约、项目推介会安排的合适性。</p>
|
<h5 id="e479">（三）会议附设展览活动</h5>
|
<p>会议附设展览评价主要包括：展览场地的合适性；展品装卸、存储服务的质量；展览服务的质量；参展效果。</p>
|
<h5 id="e480">（四）会场设施、服务与环境</h5>
|
<p>评估内容主要有：会场的音响效果；会场的温度、湿度、照明度；会场同声传译设备及服务质量；会场指引系统的完备性；会议饮水服务质量；会议的茶/咖啡服务质量；会议的环境质量。</p>
|
<h5 id="e481">（五）会议住宿、餐饮</h5>
|
<p>评估内容主要有：会议指定酒店服务的质量；会议餐饮及其服务的质量。</p>
|
<h5 id="e482">（六）会议目的地质量</h5>
|
<p>评估内容主要有：会议目的地区位；会场区位及通达性；会议目的地环境的质量；</p>
|
</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第238页 -->
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<div v-if="showPageList.indexOf(252) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">238</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="td-0">
|
会议目的地居民的好客程度；会议目的地旅游景点的吸引力；会议目的地的形象。
|
</p>
|
<h5 id="e483">（七）会议宣传促销与接待工作</h5>
|
<p>评估内容主要有：会议宣传促销工作的成效；会议接待工作的质量；会议邀请人数、参加人数、实到人数的数量。</p>
|
<h5 id="e484">（八）总体印象</h5>
|
<p>评估内容主要有：会议对参会者的价值有多大；会议是否达到（高于或低于）会议者的期望值；参会者是否愿意参加下一次的会议。</p>
|
<h4 id="d150"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议评估的角度</span></h4>
|
<p>任何会议的举行都有以下共同属性：一是会议期间，必须付出一定的代价；二是会议应有一定的目的；三是会议结束后，无论成功与否，或多或少都能给人以启示，使人获得一定的经验和教训。</p>
|
<p>会议效率的高低，不是一个一成不变的概念，需要从不同角度加以评估。</p>
|
<h5 id="e485">（一）从付出代价的角度评估</h5>
|
<p>计算会议成本的公式为：</p>
|
<p>会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）</p>
|
<p>当然，会议实际费用还要加上会场租赁费、资料费、水电费等。在弄明白为每位参会者花了多少钱之后，还应当明白钱是否都花在了刀刃上。目的在于调整员工工作状态的会议，比较容易评估效果。例如，会后员工们卖出的产品是否增多，等等。如果达到预期效果，企业获得的额外利润就应归功于会议。
|
</p>
|
<p>评估会议是否值得举行，不能仅仅局限于付出的代价，而应考虑会议是否达到了预期目的。</p>
|
<h5 id="e486">（二）从会议品质的角度评估</h5>
|
<p>为了提高会议效果，可以分开评估会议的各个部分，并对其作出判断。下面提供了一份评估会议质量的清单，可以作为评估时的参考。</p>
|
<p class="zt-h6">1.会议目的</p>
|
<p>在清单开头，简要地指出既定的会议目的。</p>
|
<p class="zt-h6">2.印刷品</p>
|
<p>对设计和版面是否满意？内容是否正确或者表述清楚？印刷品是否及时提供？所花的费用是否值得？</p>
|
<p class="zt-h6">3.地点</p>
|
<p>会议地点的位置是否合适？大小是否合适？住宿、饮食和服务的等级如何？设施是否适用？工作人员是否肯帮忙？参会者的意见如何？</p>
|
<p class="zt-h6">4.交通</p>
|
<p>车辆是否保养得很好？车辆是否准时？机动性是否很高？</p>
|
<p class="zt-h6">5.演讲人</p>
|
<p>发言内容是否打动人心？讲稿的风格是否合适？内容是否明了？讲稿是如何提供的？</p>
|
<p class="zt-h6">6.参会者的意见</p>
|
<p>会议采用的风格是否合适？场地设计与音乐运用是否合适？会议时间是否合适？所花的费用是否值得？</p>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
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<span class="header-Number">239</span>
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</li>
|
</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<h5 id="e487">（三）从经验角度的评估</h5>
|
<p class="zt-h6">1.会期</p>
|
<p>在确保会议效果的前提下，应尽可能缩短会期，提高会议效率。如，预计开一天的会议，可以尽量压缩到半天，这样只需提供一晚的住宿，也可节省开支。</p>
|
<p class="zt-h6">2.活动</p>
|
<p>在策划活动时，主办方应根据会议目的、参会者的需求和会议类型的特点灵活选择不同的活动，以最大限度地提升会议的价值和效果。</p>
|
<p>对于学术会议来说，可以安排更多的研讨会和分组讨论会，以促进专业知识的交流和深入探讨。同时，提供学术成果展示的机会，让参会者能够展示他们的研究成果。另外，可以考虑安排专题讲座或特邀嘉宾演讲，增加学术会议的价值。
|
</p>
|
<p>对于企业内部会议而言，可以加入团队建设和培训活动，有利于增强团队协作，提升职业技能。此外，可以邀请行业专家进行分享和讨论，帮助员工了解行业动态和趋势，促进企业的发展和创新。</p>
|
<p>对于行业交流会来说，可以安排产品演示和商务洽谈，为参会者提供商业机会和合作可能。同时，可以设计行业论坛和圆桌会议，让参会者能够交流经验、分享见解，并探讨行业未来的发展方向。</p>
|
<p class="zt-h6">3.地点</p>
|
<p>会议地点的技术设施在不断改进，有良好设施的会场利用价值更大，这样可以节省设备的租赁费用。</p>
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<p class="zt-h6">4.参会者</p>
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<p>参会者的名单要精益求精，不可一味求多，选择参会者应以其最有可能为会议做出贡献为准。人数少意味着会议场地小，可节省场地租赁费、住宿费和餐饮费。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-5.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<h3 id="c045"><span class="h3-zt1">第六节</span><span class="h3-zt2">会议总结</span></h3>
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<p>会议结束后要对会议的方方面面进行总结，写出一份会议的总结报告。会议总结的目的是分析会议策划与组织过程中的经验和教训，为今后会议的举行、会议工作的开展提供参考依据。因此，会议总结在整个工作流程中具有承前启后的作用。
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</p>
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<h4 id="d151"><span class="zt-h4">一</span><span class="qyls-h4">会议总结的范围</span></h4>
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<h5 id="e488">（一）会议评估报告</h5>
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<p>会议评估的结果既是会议总结报告的基础，也是会议总结报告参考的重要内容。两者的区别如表9-4所示。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">240</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p class="img">表9-4 会议评估和会议总结的区别</p>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0263-1.jpg" /></p>
|
<p>会议总结和会议评估的联系是：两者都旨在促进会议的持续改进和提高，都是为了提高会议的效果和价值，促进团队协作和沟通。具体来说，会议评估可以帮助会议主办方了解会议的目标是否达成、时间是否合理、资源是否充足、参会人员是否满意等方面的情况。而会议总结则可以帮助参会者回顾会议的内容、讨论和决策结果，以便分享经验教训并为未来的项目提供参考。
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</p>
|
<h5 id="e489">（二）会前调研</h5>
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<p>会前调研工作总结主要是对办会目的与宗旨、会议选时与选址、会议主题与议题、会议嘉宾与参会者、会议可行性分析等进行总结。</p>
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<h5 id="e490">（三）会前策划</h5>
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<p>会前策划工作总结主要是对会议策划方案的可行性、策划方案亮点、会议组织机构确定、会议主体活动及子活动设计、会议资金来源及预算计划等进行总结。</p>
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<h5 id="e491">（四）会议筹备</h5>
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<p>会议筹备工作总结主要是对会议前期筹备、中期筹备、倒计时阶段各项主要工作进行总结。</p>
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<h5 id="e492">（五）会议执行</h5>
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<p>会议执行工作总结主要是对会议现场注册、现场接待、现场协调、现场服务、会议专业活动情况、会议文化体验活动情况、会议餐饮活动情况等进行总结。</p>
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<h5 id="e493">（六）会议收尾</h5>
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<p>会议收尾工作总结主要是对会议结束后的收尾工作、财务结算工作等进行总结。</p>
|
<h4 id="d152"><span class="zt-h4">二</span><span class="qyls-h4">会议总结的基本要求与特点</span></h4>
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<h5 id="e494">（一）会议总结的基本要求</h5>
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<div class="fl jc-c mt-20 mb-20">
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</div>
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</div>
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</div>
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</div>
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">241</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e495">（二）会议总结的特点</h5>
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<p class="zt-h6">1.经验性</p>
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<p>会议总结和计划相反，是在事后进行的。会议总结的材料必须是真实的，是自身经历过的，包括典型材料和数据，这样才有实践意义。经历过的事情，在写作上往往更多地采用叙述方式。会议总结还应据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明意义，摆事实，讲道理，事实是主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述、说明为主。叙述不是详述，而是概述；说明要平实准确，不必旁征博引。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.规律性</p>
|
<p>会议总结不是把发生过的事实罗列在一起。它必须对收集来的事实、数据等认真地进行整理、分析和研究，找出某种带有普遍性的规律。会议总结要产生评价、议论，即主题和意义以及众多小观点（包括经验性和规律性的思想认识）。而议论不必采用逻辑论证式，而应采用论断式，因为自身情况就是事实论据。会议总结是否具有理论性、规律性，是衡量一篇会议总结质量高低的重要标志。
|
</p>
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<p class="zt-h6">3.借鉴性</p>
|
<p>会议总结对以后的工作具有借鉴作用，有助于会议组织者从中汲取经验和教训，为顺利举办下一次会议奠定基础。</p>
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<h4 id="d153"><span class="zt-h4">三</span><span class="qyls-h4">会议总结的基本结构</span></h4>
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<p>会议总结的基本结构一般包括标题、正文和落款三个部分。</p>
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<h5 id="e496">（一）标题</h5>
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<p class="zt-h6">1.综合性总结标题</p>
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<p>该总结标题一般采用“总结单位+总结时限+文种”，如《××协会2017年度会员大会工作总结》。</p>
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<p class="zt-h6">2.专题性总结标题</p>
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<p>该总结标题则较为灵活，它可以是观点的揭示，也可以是内容的概括，如《关于增加部门预算的总结》。这样的标题不仅省略了单位名称、时间限度，甚至连文种也省略了，只有总结内容。</p>
|
<p class="zt-h6">3.正副标题</p>
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<p>还有的总结为了使重点更突出，常采用双标题的写法，即采用正副标题的形式。正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等。</p>
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<p>例：</p>
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<p class="center"><b>“凝心聚力 共铸辉煌”</b></p>
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<p class="right">——2023年度某某集团年会总结</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<span class="header-Number">242</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<h5 id="e497">（二）正文</h5>
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<p>会议总结的正文一般包括三个部分：开头、主体和结尾。</p>
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<p class="zt-h6">1.开头</p>
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<p>开头应用最精练的文字，概括交代会议总结的基本内容，如总结的主要内容、时间、地点、背景、事件经过等。开头也可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。这样，读者在读这篇总结之前就会对总结的全貌有一个大致的了解，也能激发阅读的兴趣，启发和引导读者在以后的阅读中积极思考。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">2.主体</p>
|
<p>主体部分是总结的重点，主要讲解会议所取得的成绩与经验，即对本届会议工作实践中所获得的物质成果或者精神成果、取得的优异成绩及其成功的原因与条件的分析归纳。</p>
|
<p>（1）主体结构内容。会议总结主体部分一般分为会议概况、本届会议特点、参会者调查、存在不足、下届会议预告五个部分。</p>
|
<p>①会议概况，一般通过展现会议数据，反映会议的经营规模和发展状态。</p>
|
<p>②本届会议特点，通过概括本届会议特色，反映会议的“亮点”。</p>
|
<p>③参会者调查，通过统计会议现场问卷、网络问卷或面访所获信息，反映会议的效果和参会者的好评。</p>
|
<p>④存在不足，主要是总结会议举办中存在的问题，分析其原因、提供可供吸取的教训。若是对外发布，本部分可略去；若是对内提供，本部分应保留。</p>
|
<p>⑤下届会议预告，通过预告下届会议的举办时间、地点以及主办方的联系方式，提醒目标参会者和潜在参会者，有利于下届会议的宣传推广和会议销售顺利开展。</p>
|
<p>（2）主体结构形式。会议总结主体部分的结构通常分为递进式、并列式和对比式三种。</p>
|
<p>①递进式。即层层深入地讲述。其特点是各层都以前面一层的意思为论述的基础，各层之间形成步步深入、层层递进的逻辑关系。例如某公司会议总结《“落实责任制入手，加强企业管理”会议总结》，其主体分为三个部分：制定岗位考核标准、严格按标准进行考核、根据考核结果实行奖惩。
|
</p>
|
<p>②并列式。即从几个方面来阐述。其特点是对会议总结所包含的几项主要内容，分别进行阐述。几个层次之间的关系是并列的，它们分别从不同的方面来论证总结。但并列式结构，并不是随意罗列，各层意思谁先谁后，也有一定的依据：或按性质的强弱，或按问题的主次，或按时间的先后等。
|
</p>
|
<p>③对比式。即把两种不同意见、不同方面的情况对照起来加以阐述。</p>
|
<p>在实践中，会以其中的一种形式为主，两三种结构形式结合使用，这也是长篇会议总结经常采用的结构形式。但是，不管采取哪种结构，都必须集中于一个中心、一个主旨讲深讲透。这样，才能给听众留下一个完整、清晰、深刻的印象。
|
</p>
|
<p class="zt-h6">3.结尾</p>
|
<p>结尾即会议总结的结束语，应简明扼要、短小精悍。有以下两种写法。</p>
|
<p>（1）总结式。总结式结尾即用概括性的语言对正文内容作一个总结。总结式并非在字面上简单重复主体内容，而应是中心论点的确立或主题的升华，使听众对全部报告内容有清晰、完整、深刻的认识和理解，留下鲜明、难忘的印象。
|
</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">243</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
|
<p>（2）展望式。展望式结尾即用简短的语言对未来的工作作一个展望，展示美好的前景。展望式要有鼓动性和号召力，使听众感到有信心，有力量，充满希望。在表现形式上，可以写得余味无穷，给听众以启示；也可以充满战斗的激情，给人以鼓舞；也可以喊口号、提希望、发号令、提建议。
|
</p>
|
<h5 id="e498">（三）落款</h5>
|
<p>总结的落款要写明总结的单位名称以及成文日期。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分就可以省略。</p>
|
<div class="mindMap">
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|
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</span>
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<span class="fl">【拓展阅读9-1】 </span>
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<span class="mindMap-name" @click="toUrl(31)">学术会议参会总结</span><span
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</div>
|
</div>
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<div class="bk-21">
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<p> <svg t="1732588062611" class="icon" viewBox="0 0 1024 1024" version="1.1"
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</svg>【小资料9-2】安全生产工作会议总结示例</p>
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</div>
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<div class="bk-2">
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<p><b>一、会议的基本情况（略）</b></p>
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<p><b>二、需要进一步强调的几个问题</b></p>
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<p>1.确保安全技术措施和临时用电方案实施到位。（略）</p>
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<p>2.切实加强对工程分包施工队伍的安全管理。（略）</p>
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<p>3.为取得安全生产许可证做好准备。（略）</p>
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<p>4.积极参加社会工伤劳动保险。（略）</p>
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<p>5.规范和统一项目经理部安全生产管理体系和制度。（略）</p>
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<p>6.吸取重大火灾事故教训，各单位务必加强对各基地、物业及公共场所的火灾及爆炸等安全隐患的治理，制定并严格实施重、特大安全事故应急救援预案，确保财产安全和职工生命安全。</p>
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<p><b>三、关于认真贯彻落实会议精神的问题</b></p>
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<p>在这次会议上，闫局长和卢副局长都对今后的安全生产管理工作提出了更新、更高的要求，请大家回去后结合本单位的实际情况，认真抓好贯彻落实。在此提几点要求：</p>
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<p>1.（略）</p>
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<p>2.（略）</p>
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<p>3.（略）</p>
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</div>
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<h4 id="d154"><span class="zt-h4">四</span><span class="qyls-h4">会议总结的呈现形式</span></h4>
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<p>会议总结有以下两种呈现形式。</p>
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<p>一是写成文章，以纸质文件或电子文件的形式发送给参会者。</p>
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<p>二是按广告风格设计成电子文件发送给参会者（需要时也可以打印为纸质文件）。这种形式的项目总结，需要文案编辑和美术编辑相互配合。文案编辑提供文案，美术编辑提供平面设计。</p>
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<p>目前，第二种形式的会议总结已经成为主流。无论以哪一种形式呈现报告，在编排上都要做到图文并茂。会议现场拍摄的照片是图片的重要来源，图片对于项目总结报告的编排，不仅是增加视觉效果的需要，而且基于“有图有真相”的阅读心理更有利于提升传播效果。
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</p>
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<p>在互联网时代，这两种形式的会议总结都会被主办方放在会议项目的官方网站上，供用户浏览或下载。为方便用户使用手机阅读，许多主办方还设计了手机版的会议总结，内容上趋于简洁，版式上更加时尚。</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第244页 -->
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<div class="page-box" page="258">
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<div v-if="showPageList.indexOf(258) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">244</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>会议总结一般在会议项目结束后的一个月内发布。会议总结发布的时间如果超过一个月，就会随着参会者对会议关注度的下降而使其营销作用减弱。</p>
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<div class="bk-1">
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<div class="bk-11">
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<p><span class="bk-11">本节金句</span></p>
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</div>
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<p class="center openImgBox"><img class="img-b" alt="" src="../../assets/images/i0009-6.jpg" />
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</p>
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</div>
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<p class="dialogQuestion">
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<span class="td-0">【本节测试】</span>
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<span class="td-0">
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</svg>
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</span>
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</p>
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<p><span class="custom_tag3">【复习与思考】</span></p>
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<p><b>一、本章小结</b></p>
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<p>·会场收尾的主要工作内容包括物品的回收与整理、引导参会者离场、会场检查、劳务费发放。</p>
|
<p>·会议结束后，需要写信给嘉宾以表达对嘉宾所做贡献的谢意，这样也有利于和嘉宾建立良好的合作关系。感谢信是向帮助、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表达谢意的专用书信。
|
</p>
|
<p>·感谢信主要包括标题、称呼、正文、结语和落款五个部分；感谢信中常见的错误主要有自我表扬式、过度赞扬式、过度甜蜜式三类。</p>
|
<p>·会议经费的结算是会议组织者在会议结束后对整个经费使用情况，即会议开支费用的结算，其结算依据是会前经费预算。需要统计的会议期间发生的费用包括固定成本、可变成本、预算外支出等；会议费用的结算方式包括收款方式、付款方式。
|
</p>
|
<p>·会议结束时，工作人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管；会议资料存档主要归档会议的具体信息并汇总媒体报道；会议资料的格式分为电子版和纸质版。对于电子版资料，不仅应将原文件储存，还应将其刻录成光盘或上传云盘作为备份；对于纸质版资料，应尽量转换成电子版再进行相应归档处理。
|
</p>
|
<p>·会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议各要素、社会效益、经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。</p>
|
<p>·会议评估的方法主要有三种：定性评估、定量评估以及历史比较法。定性评估常用的方法主要有深度访谈法、焦点小组座谈法、观察实验法等；定量评估法主要包括比率分析法、趋势分析法、抽样调查法、数学模型法等；历史比较法主要包括对历史数据的比较和时间序列的回归分析。
|
</p>
|
<p>·会议评估的内容主要包括：会议议程及内容；会议各项活动；会议附设展览活动；会场设施、服务与环境；会议住宿、餐饮；会议目的地质量；会议宣传促销与接待工作；总体印象。</p>
|
<p>·会议效率的高低需要从付出代价的角度、会议品质的角度、经验角度加以评估。</p>
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<p>·会议总结在整个工作流程中具有承前启后的作用。会议总结的范围包括会议评估报告、会前调研、会前策划、会议筹备、会议执行、会议收尾。</p>
|
<p>·会议总结的基本结构一般包括标题、正文和落款三个部分。会议总结的正文一般包括开头、主体和结尾三个部分。会议总结主体部分一般分为会议概况、本届会议特点、参会者调查、存在不足、下届会议预告五个部分。会议总结一般在会议项目结束后的一个月内发布。
|
</p>
|
<p><b>二、重点概念</b></p>
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<p>会场收尾 感谢信 会议经费的结算 固定成本</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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<!-- 第245页 -->
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
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<li class="headerImg">
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<span class="header-Number">245</span>
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</li>
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</ul>
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<div class="bodystyle">
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<p>可变成本 预算外支出 会议资料存档 会议评估</p>
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<p>会议总结</p>
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<p><b>三、思考讨论题</b></p>
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<p>1.会议收尾的主要工作内容包括哪些方面？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.one" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>2.感谢信主要由哪几个部分构成？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.two" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>3.会议期间发生的费用包括哪些？各自的特点是什么？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.three" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>4.如何汇总会议的媒体报道？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.four" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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<p>5.会议评估的流程、方法分别是什么？如何撰写会议评估报告？</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.five" placeholder="请输入内容" rows="6"
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|
</p>
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<p>6.简述会议总结的基本结构。</p>
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<p> <textarea v-model="questionData.unit9.six" placeholder="请输入内容" rows="6"
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</p>
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|
</svg>【综合案例分析】“中国（上海）会议与旅游产业发展论坛”反馈表</p>
|
</div>
|
<div class="bk-2">
|
<p>为了将来举办更好的论坛，请您填写本问卷。</p>
|
<p>1.本次论坛您对哪些话题最感兴趣？（请在您最感兴趣的三个话题旁画“√”）</p>
|
<p class="img"></p>
|
<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0269-1.jpg" />
|
</p>
|
<p>2.明年的论坛您希望听到什么样的话题？（请在您最感兴趣的三个话题旁画“√”）</p>
|
<p class="img"></p>
|
<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0269-2.jpg" />
|
</p>
|
<p>3.对本次论坛以下各方面您如何评分？（5为非常好，4、3、2依次下降，1为不理想）</p>
|
<p class="img"></p>
|
<p class="center openImgBox"><img class="img-a" alt="" src="../../assets/images/0269-3.jpg" />
|
</p>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
|
<!-- 第246页 -->
|
<div class="page-box" page="260">
|
<div v-if="showPageList.indexOf(260) > -1">
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<ul class="fl al-c jc-fe pad-t-55 mb-45">
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<li class="header-text">第九章 会议收尾阶段</li>
|
<li class="headerImg">
|
<img class="img-0" src="../../assets/images/yemei.png" alt="">
|
<span class="header-Number">246</span>
|
</li>
|
</ul>
|
<div class="bodystyle">
|
<div class="bk-2">
|
<p>4.您认为参加这次活动的主要收获是？（最多选三项）</p>
|
<p>□获得了行业信息□联络老朋友、结交新朋友□获得了商机</p>
|
<p>□了解了新技术□放松了心情</p>
|
<p>□了解了一些新的特色活动场所□其他</p>
|
<p>5.明年的论坛您会参加吗？</p>
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<p>□会□不会□待定</p>
|
<p>6.请留下您的联系方式。</p>
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<p>姓名：____单位：____邮件：____</p>
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<p>谢谢您的参与！请将本问卷交到论坛注册服务台或留在座位上即可。</p>
|
</div>
|
<p><b>案例分析与讨论：</b></p>
|
<p>1.该论坛是以何种方法进行会议评估的？这种方法的优缺点是什么？</p>
|
<p> <textarea v-model="questionData.unit9.seven" placeholder="请输入内容" rows="6"
|
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|
</p>
|
<p>2.以本反馈表为例，结合会议评估的内容，分析上述反馈表中包括哪些，不包括哪些。</p>
|
<p> <textarea v-model="questionData.unit9.eight" placeholder="请输入内容" rows="6"
|
style="max-width: 90%; min-width: 90%;" class="fz-16" @change="setBookQuestion"></textarea>
|
</p>
|
<p>3.对本反馈表，你是否还有相关建议？（可从评估主体、评估内容、完成方式等多个角度回答）</p>
|
<p> <textarea v-model="questionData.unit9.nine" placeholder="请输入内容" rows="6"
|
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|
</p>
|
</div>
|
</div>
|
</div>
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</div>
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// 视频
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// 弹窗题
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8: {
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name: '国内会议选址实践',
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|
md5: 'f9525460fe2227815a88568d8e20ad52',
|
name: '邀请函示例',
|
},
|
16: {
|
md5: 'b5e2d20a0a18ca0c60a2a9adb1efdcb4',
|
name: '邀请函示例',
|
},
|
17: {
|
md5: '627beb7173402b6c325b0c0386e992b9',
|
name: '会场考察的主要内容',
|
},
|
18: {
|
md5: '5f26e3f3a35426a3a5840737a5abe59e',
|
name: '关于会小二和酒店哥哥',
|
},
|
19: {
|
md5: 'b28552c72126703fde74b56b834d685c',
|
name: '文化体验活动实例',
|
},
|
20: {
|
md5: 'e37af91c6e6ee73da41384e67594c08c',
|
name: '会议主持人的四种选择方式',
|
},
|
21: {
|
md5: 'a1ea44e09acbb5f35ed3f5710952ac0b',
|
name: '行业会议的参会者构成',
|
},
|
22: {
|
md5: 'eb015921e2ad4604bb9eb6c1e2c2d13a',
|
name: '会议车辆预订核检表',
|
},
|
23: {
|
md5: '4cd4e25bb6e0064e2c2cd82b70593123',
|
name: '会议餐饮预订核检表',
|
},
|
24: {
|
md5: '3e878d14427e4d7cbdc9777dabf012e4',
|
name: '会议酒店预订核检表',
|
},
|
25: {
|
md5: '8a7c69d66158a70c4979f21dae5204dc',
|
name: '国际会议选择当地供应商时必问的10个问题',
|
},
|
26: {
|
md5: '28a7188f5cf6c9388fe6913613421e9e',
|
name: '第二届中国文旅大消费创新峰会首日日程',
|
},
|
27: {
|
md5: '82c517e045003d62fa0d3e45027c9144',
|
name: '山东：重大活动举办前至少进行1次检验性演练',
|
},
|
28: {
|
md5: '9f7844198c912dd162f0fb093ccecd4f',
|
name: '会议注册报到方式与流程',
|
},
|
29: {
|
md5: '44ba363957c0e60b228ce8a855654156',
|
name: '会议报到与会议签到的区别与联系',
|
},
|
30: {
|
md5: '602da8d65274fbdbeb35ff99d3b29f34',
|
name: '会议记录人员应具备的素质',
|
},
|
31: {
|
md5: 'eb3d8d6579bd5ac8966b7909a002d544',
|
name: '学术会议参会总结',
|
},
|
},
|
question: {
|
1: {
|
questionTitleMain: "第一节 拟写会议策划方案",
|
questionNum: 96,
|
},
|
2: {
|
questionTitleMain: "第二节 确定会议主题和形式",
|
questionNum: 102,
|
},
|
3: {
|
questionTitleMain: "第三节 确定合作单位",
|
questionNum: 106,
|
},
|
4: {
|
questionTitleMain: "第四节 会议选址与选时",
|
questionNum: 111,
|
},
|
5: {
|
questionTitleMain: "第五节 媒介推广计划",
|
questionNum: 125,
|
},
|
6: {
|
questionTitleMain: "第六节 资金来源及预算计划",
|
questionNum: 132,
|
},
|
7: {
|
questionTitleMain: "第一节 会议报备",
|
questionNum: 139,
|
},
|
8: {
|
questionTitleMain: "第二节 组建工作团队",
|
questionNum: 143,
|
},
|
9: {
|
questionTitleMain: "第三节 会场选择",
|
questionNum: 147,
|
},
|
10: {
|
questionTitleMain: "第四节 筹备文化体验活动",
|
questionNum: 151,
|
},
|
11: {
|
questionTitleMain: "第五节 人员邀请",
|
questionNum: 156,
|
},
|
12: {
|
questionTitleMain: "第六节 执行媒介推广计划",
|
questionNum: 159,
|
},
|
13: {
|
questionTitleMain: "第七节 后勤保障安排",
|
questionNum: 164,
|
},
|
14: {
|
questionTitleMain: "第一节 会议服务外包",
|
questionNum: 172,
|
},
|
15: {
|
questionTitleMain: "第二节 拟定会议议程和日程",
|
questionNum: 178,
|
},
|
16: {
|
questionTitleMain: "第三节 拟发会议通知",
|
questionNum: 181,
|
},
|
17: {
|
questionTitleMain: "第四节 设计会议视觉材料",
|
questionNum: 183,
|
},
|
18: {
|
questionTitleMain: "第五节 选择会议礼品",
|
questionNum: 186,
|
},
|
19: {
|
questionTitleMain: "第六节 草拟会议讲话稿",
|
questionNum: 190,
|
},
|
20: {
|
questionTitleMain: "第一节 召开工作协调会",
|
questionNum: 197,
|
},
|
21: {
|
questionTitleMain: "第二节 拟定会议议程和日程",
|
questionNum: 211,
|
},
|
22: {
|
questionTitleMain: "第三节 会议接待准备",
|
questionNum: 213,
|
},
|
23: {
|
questionTitleMain: "第四节 会前检查",
|
questionNum: 215,
|
},
|
24: {
|
questionTitleMain: "第一节 接站与引导",
|
questionNum: 222,
|
},
|
25: {
|
questionTitleMain: "第二节 会议报道与签到",
|
questionNum: 226,
|
},
|
26: {
|
questionTitleMain: "第三节 会议现场服务",
|
questionNum: 233,
|
},
|
27: {
|
questionTitleMain: "第四节 会议记录",
|
questionNum: 237,
|
},
|
28: {
|
questionTitleMain: "第一节 会场善后",
|
questionNum: 241,
|
},
|
29: {
|
questionTitleMain: "第二节 结算会议费用",
|
questionNum: 243,
|
},
|
30: {
|
questionTitleMain: "第三节 会议资料存档",
|
questionNum: 245,
|
},
|
31: {
|
questionTitleMain: "第四节 寄发感谢信",
|
questionNum: 249,
|
},
|
32: {
|
questionTitleMain: "第五节 会议评估",
|
questionNum: 253,
|
},
|
33: {
|
questionTitleMain: "第六节 会议总结",
|
questionNum: 258,
|
},
|
}
|
},
|
questionData: {
|
unit4: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
ten: "",
|
eleven: "",
|
},
|
unit5: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
ten: "",
|
},
|
unit6: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
ten: "",
|
},
|
unit7: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
ten: "",
|
eleven: "",
|
},
|
unit8: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
},
|
unit9: {
|
one: "",
|
two: "",
|
three: "",
|
four: "",
|
five: "",
|
six: "",
|
seven: "",
|
eight: "",
|
nine: "",
|
},
|
}
|
};
|
},
|
async mounted() {
|
const bookQuestion = localStorage.getItem("meetingPlanners-book-chapter02-question-one");
|
if (bookQuestion) {
|
this.questionData = JSON.parse(bookQuestion);
|
}
|
|
const videoData = localStorage.getItem("meetingPlanners-book-chapter002-video");
|
if (videoData) {
|
this.chapterData = JSON.parse(videoData);
|
}
|
|
this.getImgPath()
|
this.getVidoePath();
|
this.collectResourceList = await getCollectResource(
|
this.config.activeBook.bookId
|
);
|
},
|
methods: {
|
async getImgPath() {
|
this.mindMapOne = await getResourcePath(
|
"f6928622b187d3bc705703ff028c4721"
|
);
|
this.mindMapTwo = await getResourcePath(
|
"08d10502c87daa2446a8e7c54e8681e4"
|
);
|
this.mindMapThree = await getResourcePath(
|
"a545f50bffcf1da2de98dfaf69c3c73e"
|
);
|
this.mindMapFour = await getResourcePath(
|
"83b9c267a10dc77e4429f47b672ea26b"
|
);
|
this.mindMapFive = await getResourcePath(
|
"e19f12d3f1f800852c93477917ecd3d5"
|
);
|
this.mindMapSix = await getResourcePath(
|
"86990455e9f91143d8a66408dd8b2405"
|
);
|
|
},
|
async getVidoePath() {
|
this.videoPathOne = await getResourcePath(
|
"be4bf332f7f365a3397846393693fd3e"
|
);
|
this.videoPathTwo = await getResourcePath(
|
"487b2d7c18ba1d6cd7faf899f71c1955"
|
);
|
this.videoPathThree = await getResourcePath(
|
"d4654e69eb5731cada401baf422a8410"
|
);
|
this.videoPathFour = await getResourcePath(
|
"b09c79bdffc13670b71157ae0afe4647"
|
);
|
this.videoPathFive = await getResourcePath(
|
"063c12348cd4dbff0a3ae072e42bd103"
|
);
|
this.videoPathSix = await getResourcePath(
|
"1560d33782ea20df76268b16da5727af"
|
);
|
this.videoPathSeven = await getResourcePath(
|
"00e0f20e31d50f3130c37049a0dca13e"
|
);
|
this.videoPathEight = await getResourcePath(
|
"b729ec6ad28141d88c38d97fc1d685fa"
|
);
|
},
|
handleCollect(e) {
|
if (e == "video-01") {
|
this.handleCollectResource(
|
"be4bf332f7f365a3397846393693fd3e",
|
"be4bf332f7f365a3397846393693fd3e",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：2024世界互联网大会"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideo = !this.chapterData.isCollectVideo;
|
} else if (e == "video-02") {
|
this.handleCollectResource(
|
"487b2d7c18ba1d6cd7faf899f71c1955",
|
"487b2d7c18ba1d6cd7faf899f71c1955",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：第7届世界浙商大会介绍"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoOne = !this.chapterData.isCollectVideoOne;
|
} else if (e == "video-03") {
|
this.handleCollectResource(
|
"d4654e69eb5731cada401baf422a8410",
|
"d4654e69eb5731cada401baf422a8410",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：全国人代会上，代表们的座位如何排"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoTwo = !this.chapterData.isCollectVideoTwo;
|
} else if (e == "video-04") {
|
this.handleCollectResource(
|
"b09c79bdffc13670b71157ae0afe4647",
|
"b09c79bdffc13670b71157ae0afe4647",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：会议摆台"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoThree = !this.chapterData.isCollectVideoThree;
|
} else if (e == "video-05") {
|
this.handleCollectResource(
|
"063c12348cd4dbff0a3ae072e42bd103",
|
"063c12348cd4dbff0a3ae072e42bd103",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：某论坛会前布置"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoFour = !this.chapterData.isCollectVideoFour;
|
} else if (e == "video-06") {
|
this.handleCollectResource(
|
"1560d33782ea20df76268b16da5727af",
|
"1560d33782ea20df76268b16da5727af",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：手机拍摄会议活动视频小技巧"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoFive = !this.chapterData.isCollectVideoFive;
|
} else if (e == "video-07") {
|
this.handleCollectResource(
|
"00e0f20e31d50f3130c37049a0dca13e",
|
"00e0f20e31d50f3130c37049a0dca13e",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：会议记录怎么记比较快"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoSix = !this.chapterData.isCollectVideoSix;
|
} else if (e == "video-08") {
|
this.handleCollectResource(
|
"b729ec6ad28141d88c38d97fc1d685fa",
|
"b729ec6ad28141d88c38d97fc1d685fa",
|
"",
|
"视频",
|
"bits",
|
"视频：会议速记"
|
);
|
this.chapterData.isCollectVideoSeven = !this.chapterData.isCollectVideoSeven;
|
}
|
this.saveVideoStatus()
|
},
|
|
saveVideoStatus() {
|
localStorage.setItem(
|
"meetingPlanners-book-chapter002-video",
|
JSON.stringify(this.chapterData)
|
);
|
},
|
//资源收藏事件
|
// resourcePath 文件路径，
|
// resourceType 文件类型
|
// source 文件来源
|
handleCollectResource(
|
id,
|
md5,
|
resourcePath,
|
resourceType,
|
source,
|
resourceName
|
) {
|
let list = this.collectResourceList;
|
if (list.findIndex((item) => item.id == id) > -1) {
|
list = list.filter((item) => item.id != id);
|
} else {
|
list.push({
|
id,
|
md5,
|
resourcePath,
|
resourceType,
|
source,
|
resourceName,
|
});
|
}
|
this.collectResourceList = list;
|
setCollectResource(
|
this.config.activeBook.bookId,
|
this.collectResourceList
|
);
|
},
|
toUrl(val) {
|
if (val) {
|
this.p_md5 = this.chapter002.pdfMd5[val].md5;
|
this.somePdfTitleValue = this.chapter002.pdfMd5[val].name;
|
this.$refs.pdfDialogRef.openDialog();
|
}
|
},
|
setBookQuestion() {
|
localStorage.setItem(
|
"meetingPlanners-book-chapter02-question-one",
|
JSON.stringify(this.questionData)
|
);
|
},
|
openQuestion(num) {
|
if (num) {
|
this.questionNum = this.chapter002.question[num].questionNum;
|
this.questionTitleMain = this.chapter002.question[num].questionTitleMain;
|
this.$refs.dialogRef.openDialogQuestion()
|
}
|
}
|
}
|
};
|
</script>
|
|
<style lang="less" scoped></style>
|
